О компании: «Магнит» — одна из крупнейших розничных сетей в России. 26,7 тыс. торговых точек компании представлены в 67 регионах. Ежедневно магазины сети посещают 16 млн человек. Штаб-квартира компании находится в Краснодаре, здесь сосредоточена большая часть офисных сотрудников.
Задачи
- Внедрить дистанционный и гибридный режимы работы для большей части офисных сотрудников.
- Оптимизировать офисные площади.
- Усилить позицию компании как современного работодателя для квалифицированных сотрудников.
Предпосылки и мотивация
Еще в июле 2020 года стало очевидно, что пандемия закончится нескоро. «Тогда мы поняли, что нужно подойти к проблеме структурированно и холистически (концепция, рассматривающая бизнес как единый организм. — РБК Тренды). Мы начали анализировать материально-техническую и управленческую базу компании с точки зрения зрелости и готовности к работе в новых условиях. Тогда и родилась идея проекта», — рассказывает руководитель программы трансформации «Работа 2.0» сети «Магнит» Ольга Нор-Аревян.
Решение
Провести цифровую трансформацию и реализовать проект «Работа 2.0».
Реализация
Определение типа компании
По словам Нор-Аревян, переход на гибридный и удаленный форматы работы «Магнит» рассматривал не как форс-мажор, а как системную стратегическую задачу. Компании было важно инвестировать средства эффективно и отвечать актуальным запросам сотрудников.
«В начале мы задали себе вопрос, какая «Магнит» организация? Традиционная, виртуальная, гибридная?», — рассказывает она.
Сеть занимается самой разнообразной деятельностью: управляет магазинами, работает с ассортиментом, выращивает грибы, делает спагетти, обеспечивает собственную логистику, торгует онлайн, разрабатывает приложения и софт. Поэтому остаться традиционной организацией с привычным режимом работы для офисных сотрудников у «Магнита» бы не получилось. Стать полностью виртуальной компанией тоже невозможно, поскольку часть нашего бизнеса требует очного присутствия офисных сотрудников.
«И мы пришли к тому, что нужно организовать гибридный режим работы. Следующий шаг — понять, какими ИТ-решениями и инфраструктурой он должен быть обеспечен», — комментирует Ольга Нор-Аревян.
Цифровизация
Для перехода на новые форматы работы компания усилила и ускорила цифровизацию HR-процессов. Так, «Магнит» обновил стандарт по оснащению рабочего места и политику информационной безопасности, перешел на электронный документооборот, ввел электронные трудовые книжки, запустил обучающие онлайн-курсы по эффективной дистанционной работе.
В компании отмечают, что цифровизация активно проводилась и до проекта «Работа 2.0», но пандемия значительно ее ускорила.
«Теперь мы умеем многое. Можем оснастить сотрудника виртуальным рабочим столом и доступом к корпоративной сетке удаленно за 1 час. Он может мгновенно подписать любые кадровые документы, все визируется цифровой подписью. ИТ-поддержка идет через Telegram-бота. Справки можно заказывать через приложение в один клик. И так далее», — перечисляет Нор-Аревян.
Офисное пространство
Еще один вопрос, стоявший перед «Магнитом» — как должно измениться офисное пространство, чтобы удовлетворить новые потребности сотрудников.
Трансформация привела к тому, что работникам больше не нужно было приходить в офис и сидеть там с 9:00 до 18:00. Теперь многие из них идут в офис ради общения с единомышленниками и решения сложных задач. Следовательно, офисное пространство тоже необходимо трансформировать.
В 2021-м компания высвободила 4,1 тыс. кв. м, отказавшись от аренды двух офисов. В 2022-м «Магнит» планирует высвободить еще 2 тыс. кв. м. Пространство используется для создания современных рабочих зон — коворкингов, незакрепленных рабочих мест (hot desking) и дополнительных переговорных. Переговорных не хватает: сейчас они занимают 1% площади, при этом 30% сотрудников пользуются ими для решения сложных совместных задач.
«Магнит» также развивает офисы в Москве и Санкт-Петербурге. В северной столице появились 20 дополнительных рабочих мест, а в Москве — 320 hot desking мест.
Офис в Москве является рабочей площадкой и местом встреч для 1 тыс. человек, работающих в гибридном режиме. В основном это — ИТ-специалисты из столицы и регионов. Он также выполняет роль хаба с пространством для обучения персонала из регионов.
Кроме того, до пандемии только у 15% работников головной компании — в основном руководителей — были корпоративные ноутбуки. За время реализации проекта показатель вырос в 3,5 раза.
«Оснащение лэптопами продолжается. Среди прочего это позволяет снизить число подключений из дома к рабочим ПК, стоящим в кабинетах, и освободить площади», — поясняют в компании.
Преимущества новых форматов работы
Для компании:
- Работа в соответствии с трудовым законодательством.
- Корректное планирование для обновления ИТ-решений.
- Эффективное планирование рабочих мест в офисе и возможность внедрения hot desking.
- Расширение географии найма.
- Удержание ценных сотрудников и привлечение конкурентных талантов.
Для сотрудников:
- Работа в соответствии с трудовым законодательством.
- Современное мобильное ИТ-оборудование.
- Тех. поддержка 24/7.
- Гибкий рабочий график.
- Соблюдение баланса между работой и личной жизнью, well-being.
- Экономия денег.
По подсчетам «Магнита», переход на гибридный или удаленный формат работы позволяет сотрудникам офиса экономить от ₽6 тыс. до ₽10 тыс. в месяц. Они больше не тратят деньги на поездки в общественном транспорте, такси или бензин, ланчи, офисную одежду. Работники также стали меньше болеть, что сокращает личные расходы на лекарства.
Траты на дорогу до работы при этом могли быть достаточно высокими, поскольку компания является крупнейшим работодателем в Краснодаре, и притягивает людей со всей агломерации в радиусе 50 км.
Результаты
За счет трансформации и перевода работников на новые режимы компании удалось сэкономить ₽100 млн в год. Эта сумма складывается из отказа от некоторых офисных площадей в Краснодаре, найма конкурентного персонала в их родных локациях, урезания расходов на командировки сотрудников и релокации, удержания ценных кадров и снижения издержек на печать документов и закупку канцелярии.
При этом сеть продолжает стабильно расти. Каждый год компания нанимает около 1 тыс. офисных сотрудников. На данный момент в головном офисе «Магнита» — 13,2 тыс. работников. Около 65% из них или 8,7 тыс. человек официально переведены на дистанционный или гибридный форматы.
«За два года в плане офисной работы компания стала совершенно другой», — констатирует Ольга Нор-Аревян. По ее словам, выбранная стратегия делает сотрудников более мобильными и дает возможность работать из любой точки страны.
Отношение сотрудников к удаленке
- Опросы офисных сотрудников (последний проведен в июле 2022 года и охватил около 6 тыс. человек), показывают, что люди не готовы возвращаться в кабинеты на пять дней в неделю: 97% хотят продолжить работать в гибридном/дистанционном режиме.
- 90% сотрудников отмечают, что их эффективность при новых режимах работы высокая или выше среднего. Это подтверждается их руководителями. При этом 36% персонала отметили, что взаимодействие с коллегами стало лучше — это на 10 п.п. больше, чем в ноябре 2021 года.
- У сотрудников, находящихся в дистанционном или гибридном формате, готовность рекомендовать компанию в качестве работодателя в два раза выше.
- 82% работников на «удаленке» или «гибриде» удается сохранять баланс между работой и личной жизнью. Этот показатель выше, чем у офисного персонала, где балансом между работой и личной жизнью удовлетворены 73%.
Планы и перспективы
Компания считает существующее соотношение офисных сотрудников, работающих дистанционно и очно, оптимальным и учитывающим процесс диверсификации бизнеса. Соотношение планируется сохранять.
Тренд на гибридную работу останется, прогнозирует Нор-Аревян. Люди, уверенные в своей компетенции и профпригодности, выбирают работу, которая им нравится. И такие люди, как правило, ориентированы на результат и выбирают гибридный или дистанционный формат работы. С учетом преимуществ — экономии не только денег, но и ценного времени — такие сотрудники не захотят возвращаться в офисы с 9:00 до 18:00 пять дней в неделю.