Что такое онбординг новых сотрудников и чем отличается от адаптации

Начало работы в новой компании можно сравнить с обучением человека плаванию. Сначала он испытывает бодрящее погружение и радость открытий, а потом становится сложно и немного не по себе. Но для этого в бассейне есть спасательный круг и инструктор по плаванию. Рассказываем, как грамотно организовать онбординг.

Что такое онбординг

Онбординг — это поэтапное вовлечение специалиста в социальную и рабочую среду компании. Слово происходит от английского «on board», что дословно переводится как «на борт». В процессе онбординга нового сотрудника знакомят с коллегами, структурой и культурой компании, общепринятыми нормами и рабочими процессами.

В разных организациях предусмотрены разные приемы и методы. Это могут быть экскурсии по офису, личное неформальное общение, онлайн-встречи, welcome-тренинги (адаптационный курс для новичков, который включает в себя ознакомление с корпоративной культурой и обучение базовым soft skills) и другое. [1] В этих процедурах, как правило, участвуют менеджер по персоналу, наставник и непосредственный руководитель. Ролей может быть меньше или больше, опять же в зависимости от масштаба компании и ее подходов к онбордингу. [2]

В случае комфортного онбординга сотрудник демонстрирует высокую удовлетворенность работой и быстрее начинает приносить пользу. Плохой онбординг часто приводит к тому, что сотрудник меняет место работы в течение полугода со дня найма. По данным американского издания Harvard Business Review, в организациях со стандартизированными процедурами онбординга производительность труда на 62% выше. Примечательно, что в этих же компаниях коэффициент удержания новых сотрудников на 50% больше, чем в тех, где нет программы онбординга. [3]

В чем разница между онбордингом и адаптацией? В HR-cфере адаптация — более широкое понятие, которое включает в себя этапы:

• онбординг (ознакомление);
• индукция (привлечение нового человека к работе);
• адаптация (становление новичка полноценным самостоятельным сотрудником).

Это значит, что в узком смысле под онбордингом понимают только первый этап адаптации, т.е. промежуток времени от момента принятия оффера до подключения нового работника к первым задачам. Однако часто онбординг используется в широком смысле как синоним адаптации.

Экономика образования Как онлайн-школа помогает в адаптации в приемных семьях

Виды онбординга

Онбординг условно можно разделить на два вида: официальный и неофициальный (неформальный).

Официальный

При официальном онбординге есть регламентированный набор процедур, назначены ответственные за их проведение, фиксируются промежуточные результаты. Например, наставник рассказывает о задачах и проектах, менеджер по персоналу проводит предаттестационную беседу, а руководитель — аттестацию.

Неформальный

Неформальный онбординг не предполагает прописанных стандартов. Это просто рассказ новичку о внутренних правилах и знакомство с коллегами. Такой онбординг характерен для небольших компаний, у которых нет необходимости создавать стандарты этого процесса. [4]

Процесс онбординга и адаптации

Онбординг — комплексная многоэтапная работа, которая определяет, каким будет старт для сотрудника: пугающим, волнующим, приятным или вдохновляющим. Но это только часть адаптационного периода. В этой части разберем пошагово все процессы адаптации.

От выхода на работу до подведения итогов адаптации обычно проходит три месяца (Фото: Хантфлоу)

1. Пребординг

Пребординг служит мостом между принятием предложения о работе и первым рабочим днем. Случается, что соискатели импульсивно принимают предложение о работе, а потом пропадают. Чтобы этого не произошло, нужно установить эмоциональную связь будущего сотрудника с компанией, вовлечь его. Это решающий момент, потому что кандидат не знает, что его ждет, и может начать сомневаться в своем решении.

1. Приветственное письмо

   Рекомендуется отправлять приветственное письмо на следующий день после того, как кандидат принял предложение о работе. В нем обычно пишут о том, что компания рада новому сотруднику и с нетерпением ждет встречи (указывается оговоренная дата и время выхода). Также здесь может быть информация о дресс-коде и ближайших ознакомительных встречах. Тон письма должен быть теплым и доброжелательным. [5]

2. Welcome-бокс

   Welcome-бокс — это коробка с мерчем от компании: толстовки, термокружки, офисные аксессуары, стикерпаки и т.д. Важно, чтобы вложение отражало предприятие и его ценности. Здесь же иногда оставляют справочные материалы о компании, логины и пароли от рабочих сервисов, контакты руководителей команд, план того, что ждет сотрудника в ближайший месяц. Эксперты рекомендуют вручать welcome-бокс сразу после принятия оффера, не дожидаясь первого рабочего дня новичка. Это позволяет почувствовать причастность к компании и радость «мэтча». [6]

   

3. План адаптации

   Люди хотят знать, что их ждет, особенно в ближайшее время. По этой причине лучше составить для новичка план первого рабочего дня и всего адаптационного периода. Его составляет менеджер по персоналу совместно с руководителем команды, чтобы ожидание и реальность совпали.

4. Отправка и заполнение документов

   Оформление документов при трудоустройстве отнимает очень много времени. По возможности часть из них лучше подготовить и запросить заранее.

5. Организация рабочего места

   К приходу новичка все должно быть готово: заказана офисная мебель, установлено оборудование, открыты доступы, созданы учетные записи.

6. Внутреннее объявление команде

   Появление нового сотрудника не должно быть сюрпризом для команды. Можно сделать объявление и пригласить коллег на встречу-знакомство. Некоторые компании запрашивают у новичка приветственное сообщение о себе, чтобы отправить его в чат команды. Менеджеру по персоналу стоит еще раз поговорить с наставником новоприбывшего: рассказать о нем, напомнить дату выхода, сверить план адаптации и задать промежуточные контрольные точки для обмена обратной связью.

7. Ответы на вопросы

   Новичок не должен оставаться наедине со своими вопросами. Даже если они не прозвучали, они есть. Идеально, если у менеджера по персоналу будет проработан блок часто задаваемых вопросов (FAQ), или они будут размещены на корпоративном портале. [7]

Социальная экономика 70% работодателей сочли зарплату лучшей мотивацией для сотрудников

2. Первоначальный онбординг

Ориентация в компании начинается в первый рабочий день сотрудника и может длиться до недели. На этом этапе происходит своего рода акклиматизация, поэтому важно создать условия, чтобы он чувствовал себя комфортно, несмотря на большой объем новой информации. Менеджер по персоналу объясняет новичку основные процессы. Это помогает снизить градус переживаний.

1. Знакомство с коллегами

   Человек знакомится с ближайшими коллегами, активно взаимодействует с наставником по всем вопросам, интегрируется в существующие группы сотрудников. Чтобы он не чувствовал себя одиноко в первый день, стоит позаботиться о том, чтобы организовать общий обед или кофе-брейк. В первые дни руководители обозначают свои ожидания от адаптационного периода. Также у пришедшего должно сформироваться представление о том, за что отвечает каждый отдел или хотя бы часть из них, с которыми чаще придется взаимодействовать.

   

2. Где что находится и как все устроено

   Новому сотруднику необходимо сориентироваться в бытовых и социальных условиях: где находится кофепоинт, как забронировать переговорку, к кому обращаться с компьютерными проблемами и т.д. Первое время вопросов возникает много.

3. Ключевые темы

   Предстоит разобраться и в общекорпоративных темах. Например, понять, как начисляется зарплата, когда можно взять отпуск, в какое время можно уходить на обеденный перерыв.

4. Культура и нормы

   Параллельно происходит погружение в корпоративную культуру. Идеально, если стажер сможет увидеть в первые дни, как она внедрена в рабочие процессы и какой вклад в развитие компании вносит его команда. [8]

Карта онбординга сотрудника (Фото: Introdus)

3. Обучение

Успех этого этапа во многом определяется тем, насколько компетентен и вовлечен наставник. Как правило, обучение занимает один-два месяца в зависимости от должности и подходов компании. После первой недели нужно получить обратную связь от нового сотрудника: как он себя чувствует? какое у него общее впечатление? можно ли что-то улучшить? Важно получить честную обратную связь, которая поможет процессу адаптации. [9]

На этапе обучения важно сочетать разные методы: мастер-классы, семинары, наблюдение. Стоит обратить внимание новичка на то, что он может задавать любые вопросы, какими бы глупыми они не казались. Если удастся сформировать позитивную и доверительную рабочую среду, вовлеченность будет выше.

Поддержка наставника должна быть доступна, пока подопечный не будет уверен, что может работать самостоятельно. Естественно, с опорой на контрольные точки: 30, 60, 90 дней с первого дня работы. [10]

Пример напоминаний в календаре о контрольных встречах для обмена обратной связью (Фото: Хантфлоу)

Новичку необходимо назначать задачи, которые будут помогать ему осваиваться в новой роли и развиваться. Иногда в компаниях стажеры проходят welcome-курс, в который включены занятия по soft skills (гибким навыкам): планированию, управлению эмоциями, эффективной коммуникации и т.п.

Таким образом, на третьем этапе рекомендуется обеспечить следующее:

• четкие ожидания руководителя от новичка;
• обучение и ресурсы;
• поддержка от наставника. [11]

Экономика образования Ментор: кто это, зачем нужен наставник и как его найти

4. Переход к новой роли

На финальном этапе назначается предаттестационная беседа — сессия обратной связи. Затем проходит аттестация, на которой оценивают уровень знаний и умений сотрудника, т.е. его профпригодность. В результате он переходит к более сложным задачам, выполняет их самостоятельно и отчитывается перед непосредственным руководителем. Здесь важно поощрять развитие и создавать для этого условия. Этот этап занимает около двух недель.

Что важно на завершающем этапе онбординга и адаптации:

• открытая коммуникация
• постоянная обратная связь
• система поддержки
• безопасность и здоровье

Анкета для оценки онбординга

Как понять, что адаптация прошла успешно? Для этого есть ключевые метрики. Они позволяют увидеть, как процесс онбординга влияет на уровень вовлеченности сотрудников, процент текучести кадров и другие показатели, связанные как с HR-процессами, так и с бизнес-результатами.

1. Время достижения продуктивности — число дней со дня трудоустройства, которое потребовалось сотруднику, чтобы выйти на нужный уровень продуктивности. Показатели для оценки определяет руководитель. Дату выхода на продуктивность отслеживает чаще всего наставник. [12]
2. Стоимость достижения оптимального уровня производительности (OPL) — общая стоимость, связанная с онбордингом новичка: затраты на наем персонала, обучение, заработную плату сотрудника и т.д.
3. Текучесть новых сотрудников — показатель адаптации, который говорит о том, как много сотрудников покинули компанию в течение первого года работы или другого периода, определенного организацией. Чтобы его рассчитать, нужно разделить количество уволившихся новичков на количество принятых новичков.
4. Порог удержания — временная точка, в которой новые сотрудники покидают компанию. Иными словами, сколько процентов увольняются через N дней.
5. Удовлетворенность при адаптации — оценка новым сотрудником различных аспектов работы: график, оплата труда, условия труда, отношения с руководителем и коллегами и т.д. [13]
6. Процент завершения обучения — количество новых людей, прошедших обучение, разделенное на общее количество новых сотрудников. [14]

Компании сами определяют, какие метрики онбординга измерять и анализировать. Данные позволяют увидеть зоны роста в HR-процессах и в дальнейшем успешнее вовлекать и удерживать нужных специалистов.