Работа занимает значительную часть жизни, люди отдают ей в среднем 13 лет. Такую цифру назвали эксперты, выяснив на что тратит время человек и взяв для этого за основу среднюю продолжительность жизни в 79 лет. Учитывая сколько времени тратится на работу, вопрос качественной организации офисного пространства является особенно актуальным.
Несмотря на растущую популярность дистанционного формата работы, в таком режиме сейчас трудятся не все. Удаленно работает примерно каждый десятый россиянин. Большая часть все еще продолжает приезжать в офис. И если вы чувствуете, что не можете сконцентрироваться на задачах или просто устаете, то виной тому может быть неправильно организованное офисное пространство.
От кабинетов к open space
За последние годы подход к организации рабочих пространств изменился. Традиционным вариантом ранее считались офисы кабинетно-коридорного типа. Это «закрытая» система, при которой каждый сотрудник, или группа, располагаются по отдельным кабинетам. В этом случае их мало кто отвлекает от решения задач разговорами и телефонными звонками. В таких офисах обычно размещаются государственные учреждения, организации производственного и строительного профиля. Согласно проведенным исследованиями сервиса SuperJob, большинству россиян нравится именно кабинетная система. 45% офисных сотрудников заявили, что более эффективно выполняют свои обязанности при подобной схеме организации работы. Однако у нее есть главный минус — сложности с коллективной работой, то есть сотрудники очень редко между собой взаимодействуют. Среди минусов еще выделяют неразумное использование площадей и дороговизну перепланировки.
Со временем закрытые типы стали вытеснять современные концепции организации офисного пространства: open space, hot desking и hoteling. Так, в США более 70% офисных работников трудятся в офисах открытой планировки. Российские компании стали переезжать в такие помещения в середине 1990-х годов.
Open space — единое рабочее пространство почти без кабинетов — они могут быть у директоров и топ-менеджеров. Такой тип получил свою популярность не просто так. Среди плюсов обычно выделяют энергоэффективный дизайн, равное пространство и размещение большего количества сотрудников. Еще одним аргументом в пользу открытого офиса выступает и тот факт, что в таком пространстве рабочий коллектив чаще взаимодействует друг с другом. Такое сотрудничество позволяет генерировать идеи и решать сложные задачи. Но на каждый плюс есть и свой минус.
Постоянный шум
Одна из причин, почему не всем людям комфортно находится в открытом пространстве — сложность в концентрации на задаче из-за акустических и визуальных шумов. По словам автора книги «Ваш мозг на работе» и консультанта по управлению эффективностью Дэвида Рока, большая часть сотрудников из-за увеличения объема информации страдает от «эпидемии перегрузки». Исследования нейробиологов показали, что префронтальная кора мозга человека — энергоемкая и с легкостью отвлекается на внешние факторы. То есть уделять внимание нескольким задачам одновременно он не может. Как только происходит отвлечение, мозгу может потребоваться до 23 минут, чтобы вернуться к исходной мысли.
Отсутствие личного пространства
Более 10 тыс. работников Европы, Северной Америки и Азии жаловались на отсутствие конфиденциальности и личного пространства. Такие результаты представили аналитики фирмы IPSOS совместно с компанией Steelcase, проведя глобальное исследование на этих территориях.
Как отметил директор исследовательской группы Steelcase WorkSpace Futures Донн Флинн, личное пространство для человека также важно, как и общение с другими людьми. «Чем активнее люди работают совместно, тем важнее иметь возможность побыть в одиночестве. В такие моменты они не отвлекаются на внешние факторы, применяют опыт и генерируют идеи», — пояснил он.
Доказывают слова Флинна и исследования американской инновационно-производственной компании 3M. Эксперты пришли к выводу, что работники на 50% менее продуктивны, если чувствуют, что другие люди подсматривают за их работой.
Распространение болезней
В офисах open space инфекционные заболевания распространяются гораздо быстрее. Согласно опросу страховой компании Canada Life в 2014 году, работники таких пространств уходят на больничный на 70% чаще тех, кто трудится из дома. А исследование Аризонского университета доказало, что когда кто-то приходит на работу больным, следы вируса к обеду будут обнаружены на большей части телефонов, компьютеров, столешниц, дверных ручек, кнопках лифта и офисных холодильниках.
От open space к hot-desking
Со временем формат оупенспейса вновь начал модернизироваться. Стали появляться hot desking и hoteling. Hot desking (буквально «горячие столы») — система организации офиса, при которой рабочее пространство сотрудников не закреплено за одним человеком. Им могут пользоваться все работники попеременно в порядке живой очереди. Хот-деск представляет собой рабочий стол с возможностью выхода в интернет.
Hoteling (буквально «гостиничное бронирование») — метод управления офисом, при котором сотрудники бронируют столы, кабины, оборудование, конференц-залы еще до прибытия в офис. Чтобы зарезервировать место, работникам нужно воспользоваться мобильным приложением. Выбрав дату и время, они могут приезжать в офис для решения своих рабочих вопросов, проведения встреч и конференций.
Как считают эксперты, у таких форматов есть несколько основных преимуществ:
- В течение года большую часть времени работники проводят на деловых встречах, больничных и командировках. Пока сотрудников нет на месте рабочие пространства простаивают без дела. Современные концепции организации снижают затраты на аренду помещений, расходы на отопление и обслуживание на 30%.
- Hot desking и hoteling способствуют повышению производительности сотрудников.
- Важным для соискателя фактором при выборе компании-работодателя является комфорт и удобство офисного пространства. Такие концепции могут быть привлекательными для талантливых сотрудников.
Но эти преимущества перекрывают недостатки, которые у таких концепций тоже имеются.
Разъединяет коллектив
При таких системах сотрудники одного отдела не всегда размещаются рядом друг с другом. Если вам срочно понадобилась консультация дизайнера, то придется постараться найти его. Он мог забронировать себе место для работы в другом конце офиса или на другом этаже. Решить спорный вопрос можно и письменно, но иногда короткая встреча может принести больше пользы и отдачи.
Мешают быстрым совещаниям
Руководители некоторых команд или отделов могут устраивать быстрые совещания, на которых сообщают важную и оперативную информацию. Такие встречи проще организовать в офисах, где все сотрудники находятся в одном месте. Но если работники располагаются далеко друг от друга, то придется заранее договориться о времени и забронировать переговорку. На сбор может уйти время, а это негативно влияет на производительность и результат.
Снижают моральный дух
Компания Workthere Flexmark провела опрос 500 офисных сотрудников для издания Verdict и выяснила, что около 67% респондентов выразили недовольство тем, что не могут персонализировать рабочее пространство. Учитывая, что сотрудники часто меняют местоположение в офисе, нет места для личных вещей: фотографий, растений и других принадлежностей. Некоторые психологи считают, что это снижает моральный дух сотрудников. Работники начинают чувствовать себя частью масштабной машины, а не человеком.
Делают людей несчастнее
В некоторых компаниях действуют правила, которые запрещают сотрудникам использовать определенные рабочие столы офиса. Другие ограничивают время использования одного и того же стола. Также опрошенные офисные сотрудники отметили, что общие правила игнорируются теми, кто занимает руководящие должности в компании. По мнению экспертов, все эти ограничения мешают сотрудникам чувствовать себя счастливыми. Недовольные и разъединенные работники менее продуктивны и обходятся бизнесу, например, США в $550 млрд в год.
В поисках идеального формата
Во многих компаниях сейчас редко можно встретить какую-то одну концепцию. Большинство пытаются экспериментировать с типами и форматами. Так, показательным примером является офис Google. Компания с 2003 года внедряет различные решения в свое рабочее пространство. У них организованы: hot desking, гибридная и удаленная работа, аналитические центры и прочее. Google также представил прототип «горячего стола» будущего, который автоматически адаптируется к личным потребностям пользователя после входа в систему, подстраивая высоту и наклон столешницы.
Пандемия 2020 года заставила многие организации пересмотреть подход к труду и людям. Не стал исключением и РБК. В 2021 году холдинг сохранил преимущественно удаленный формат. За основу решили взять гибридную модель работы. В основном сотрудники работают удаленно, но посещают офис для встреч, брейнштормов и мероприятий. В новом коворкинге нет закрепленных рабочих мест — чтобы поработать в офисе, сотрудники бронируют места или переговорки в интранете. В этом офисе появились лаундж-зоны для уединения или коротких встреч за чашкой кофе, места для записи подкастов и съемок, а также переговорные комнаты для сотрудников и гостей.