Каждый день люди по всему миру генерируют по 500 млн твитов, 249 млрд электронных писем, 4 млн ГБ данных в Facebook (с 21 марта 2022 года соцсеть запрещена в России решением суда), 65 млн сообщений в WhatsApp и загружают 720 тыс. часов нового контента на YouTube. Однако человеческий мозг не способен эффективно обрабатывать весь массив получаемых данных. Но если правильно организовать информацию из разных источников, можно получить ценный материал для продвижения своих проектов и достижения целей. РБК Тренды разбирались, как в этом помогает метод second brain.
Second brain («второй мозг») — это методология сохранения и систематического напоминания об идеях, концепциях и даже связях, которые мы приобрели благодаря своему опыту. Она позволяет расширить возможности хранения получаемой информации благодаря современным технологическим инструментам.
Методология предназначена не только для сохранения идей, но и для воплощения их в жизнь. «Второй мозг», как и следует из определения, работает как внешнее централизованное цифровое хранилище информации, которое доступно в любой момент и не подведет, в отличие от собственной памяти.
Для чего нужен «второй мозг»
Использование методики хранения информации будет полезно тем, кто хочет:
- последовательно доводить проекты до завершения;
- использовать личные знания для получения дохода, пользуясь преимуществами быстрорастущей экономики знаний;
- открывать закономерности и связи между идеями;
- снижать стресс и «информационную перегрузку», управляя своим личным информационным потоком;
- структурировать знания и навыки, чтобы применить их в карьере или в бизнесе;
- накапливать знания и идеи в удобном формате.
Как пользоваться методикой
Процесс создания «второго мозга» включает в себя несколько этапов.
Сохранение информации
Первый шаг в создании second brain — это «фиксация» идей, которые стоит сохранить. Для этого нужно выделить повторяющиеся темы и вопросы, к которым приходится постоянно возвращаться. Затем нужно определить, к какой информации есть доступ, и какие знания требуется связать, смешать и сопоставить.
Как правило, для фиксации заметок используются специальные приложения, такие как Evernote, Microsoft OneNote, Bear, Notion и другие. В них можно хранить фрагменты текста, ссылки, изображения, веб-страницы, снимки экрана, PDF-файлы и другие вложения, которые постоянно сохраняются и синхронизируются на всех устройствах.
Систематизация данных
Лучше всего организовывать сохраняемый контент по проектам (идеям, целям).
Это гарантирует, что информация будет использоваться максимально эффективно.
Такой принцип использует организационная система PARA («Проекты» — «Области» — «Ресурсы» — «Архивы»). Она применяет для организации информации и инструментов ее получения принцип проектов. Проекты — это серия задач, связанных с определенной целью, имеющие сроки. Области — это сферы деятельности, которые необходимо поддерживать с течением времени. Ресурсы — темы, представляющие постоянный интерес. Архивы — неактивные данные из трех других категорий.
Отсеивание информации
Когда данные организованы логично, в них становится проще находить закономерности. Для удобства можно писать краткие сводки, которые будут обобщать информацию и выделять ключевое в ней: термины с объяснениями, ссылки на сайты-источники и так далее. Такие заметки стоит создавать поэтапно, с течением времени суммируя информацию. Например, сначала можно сохранить несколько крупных отрывков из книги, потом по каждому из них написать заметку, а затем объединить эти записи в одну с главным выводом. Лучше снабжать заметки информативными заголовками, которые будут выделять каждую.
Использование данных
Общая проблема для людей, которые любят учиться, заключается в том, что они поглощают все больше и больше информации, но никогда не используют ее на практике. Поэтому стоит переключить усилия с потребления информации на создание нового контента. Это могут быть тексты, веб-сайты, фотографии, видео или живые выступления.
Первым шагом к этому станет создание промежуточных проектов, которые могут включать в себя любой контент по выбранной теме. Со временем эти проекты можно дополнять новой информацией и совершенствовать.
Например, можно создать простой веб-сайт и постепенно добавлять дополнительные страницы, либо опубликовать черновик сообщения в блоге и редактировать его после первых отзывов.
Собранные заметки можно комбинировать, формируя новые взгляды, теории и новые стратегии. Поскольку вся информация уже собрана и систематизирована, мозгу проще строить причинно-следственные связи и находить в ней невидимые ранее закономерности.
Какие приложения лучше использовать
Существует множество видов программ, которые можно использовать для хранения и доступа к личным знаниям. Но все они подходят только для определенной цели: приложения для обработки текста (например, Microsoft Word) оптимальны, когда нужны специальные параметры форматирования или печати; приложения для социальных сетей (Facebook и Twitter) пригодятся, когда нужна максимальная социальная вовлеченность; облачные службы хранения (Dropbox, Google Drive или iCloud Drive) понадобятся для совместного использования или доступа к файлам на нескольких устройствах; приложения для совместного редактирования (Google Docs) лучше всего подходят для совместной работы в режиме реального времени.
При создании «второго мозга» лучше подобрать специальное приложение для заметок, которое будет отвечать задачам работы и позволит хранить информацию и работать с ней наиболее эффективно. Такие сервисы должны отвечать ряду требований:
- Быстрый захват и редактирование текста. Хорошо, если сервис поддерживает перевод текстов с картинок в формат документа. Например, в Google Docs такой опции нет.
- Масштабирование до тысяч заметок без задержки производительности. Один из важнейших принципов создания «второго мозга» заключается в том, что каждая заметка должна содержать информацию только из одного источника и быть компактной. Это приводит к созданию тысяч заметок за относительно короткий промежуток времени. Очень важно, чтобы коллекция могла масштабироваться быстро, без лагов производительности.
- Основные параметры форматирования (такие как полужирный шрифт, курсив, подчеркивание, цвета шрифта и выделение) являются важной функцией для быстрого комментирования текста в приложении для заметок.
- Сервис должен обеспечивать быстрый поиск среди тысяч заметок как по словам в теле текста, так и по заголовкам и метаданным. В идеале функция поиска также включает автозаполнение (предложения по мере ввода).
- Возможность обработки изображений и вложений. Заметки иногда нужно иллюстрировать изображениями, причем в виде картинок, а не ссылок для просмотра. Другие типы файлов, такие как видео, GIF, PDF, звуковые файлы, веб-страницы, также должны быть включены в виде вложений, если это необходимо.
- Частное пространство с общим доступом. Важно, чтобы приложение для заметок служило личным пространством для идей, где можно записывать случайные мысли, личные размышления, набрасывать схемы, не опасаясь критики. Однако нужно иметь способ поделиться этими идеями, как только они будут готовы к показу. Для этого должна служить функция обмена, встроенная непосредственно в приложение.
- Минимум три уровня иерархии. Это нужно, чтобы правильно организовать большое количество заметок. В Evernote 3 уровня — это отдельные заметки, содержащиеся в блокнотах, которые содержатся в стопках. Другие приложения могут использовать папки вместо записных книжек, но важно, что группу связанных заметок можно поместить в одно место.
- Множество способов сбора информации. Важно, чтобы в приложение можно было импортировать данные разными способами: например, с помощью веб-клиппера (для захвата веб-страниц), помощника строки меню (для доступа через строку меню компьютера), захвата электронной почты (настраиваемый адрес электронной почты, на который можно пересылать электронные письма для захвата) и так далее.
- Нативная и веб-версии. У приложения должна быть веб-версия, чтобы получить доступ к своим заметкам с других компьютеров, но основной доступ должно обеспечивать нативное приложение. Оно также должно давать автономный доступ к заметкам и способ сохранения их локальных резервных копий.
- Синхронизация на нескольких устройствах. Хотя некоторые приложения позволяют настроить синхронизацию вручную, используя сторонние сервисы, но удобнее, когда эту задачу выполняет сам сервис.
- Экспорт в виде текста. Это нужно, чтобы защититься от потери данных и сохранить информацию при переходе на новый сервис. Экспорт должен быть в виде отдельных текстовых файлов, а не одной гигантской записи в базе данных.
- Параллельный просмотр. Возможность сравнивать и сопоставлять две заметки и при необходимости перемещать информацию между ними имеет важное значение для творческой работы.
- Маркеры или списки. Списки — один из самых простых способов проведения мозгового штурма и планирования, и они идеально подходят для неформальных заметок. Хотя список может быть просто набором текстовых записей без какой-либо определенной структуры, полезно, если в нем есть маркеры или нумерация.
- Автоматические штампы даты. В записных книжках или папках лучший способ организовать группы заметок — по дате их создания. Приложение для заметок должно автоматически помечать каждую заметку датой.
- Теги. Сервис должен позволять создавать и применять несколько тегов к любой заметке.
Топ приложений для цифровых заметок
Есть несколько популярных сервисов, которые можно использовать при создании «второго мозга»:
Evernote (iOS, Android, Mac, Windows, браузеры) — позволяет сканировать документы, сохранять контент из интернета, синхронизируется на всех устройствах. Есть опция Teams для совместной работы. Можно пользоваться бесплатно, либо выбрать тариф Personal или Professional (₽219 и ₽299 в месяц), где доступен больший объем хранилища и дополнительные интеграции со Slack, Salesforce, Microsoft Teams и другими сервисами.
Microsoft OneNote (iOS, Android, Mac, Windows) — поддерживает теги, рукописный ввод пером или пальцем, аудиозаметки, вставку и сохранение клипов, а также сохранение по клику с помощью OneNote Web Clipper. Сервис доступен как отдельно, так и в рамках подписки Microsoft 365.
Bear (MacOS и iOS) — поддерживает упрощенный язык разметки Markdown. Благодаря этому можно легко форматировать написанное, добавлять заголовки, выделять текст, вставлять разделители, добавлять несколько видов списков и todo-пункты. Можно выгрузить заметку в HTML, PDF, DOCX, TXT, RTF, самом Markdown и JPEG. Поддерживает систему хэштегов для организации цепочек заметок. Сервис бесплатный, а Pro-подписка стоит ₽99 в месяц.
Google Keep (браузеры, iOS, Android) — поддерживает быстрый поиск и сортировку заметок по цвету, содержанию или наличию совместного доступа. Поддерживает перевод голоса в текст. Предлагает синхронизацию, совместный доступ и функцию напоминаний. Сервис бесплатный.
Также для заметок хорошо подходят RoamResearch, Notion, Simplenote (iOS, Android, Mac, Windows, Linux), Zoho Notebook (Windows, Mac, iOS, Android), Notability (iOS, Mac) и Goodnotes (iOS).
Слабые стороны метода
Идея создания «второго мозга» вращается вокруг сохранения всей информации, которую мы получаем, в цифровой базе данных, независимо от того, думаем ли мы, что она найдет немедленное применение и найдет ли вообще. Загвоздка в том, что люди часто загораются идеями и проектами тогда, когда у них нет возможности зафиксировать информацию (например, нет интернета или устройства под рукой, чтобы записать мысль).
Появление методики second brain обусловлено расширением возможностей облачных технологий. Таким образом, условием для успешного построения «второго мозга» является наличие неограниченного по объему хранилища. При этом бесплатные сервисы для заметок не предлагают данной опции, и за «память» приходится платить.