1. Какие задачи решает контрактный менеджмент?
Контрактный менеджмент — это управление контрактом на протяжении всего его жизненного цикла. Этот процесс включает в себя целый набор задач, которые возникают на разных этапах договорного сотрудничества организаций:
- подготовить проект договора с учетом всех требований технического задания;
- согласовать контракт со всеми заинтересованными сторонами и ответственными лицами;
- подписать контракт;
- своевременно начать работы — обсудить с исполнителем, как они будут выполняться и что нужно для старта;
- отследить выполнение работ и задокументировать прогресс по ним;
- управлять исполнением каждого обязательства по контракту для точного выполнения сделки;
- при необходимости скорректировать договоренности в процессе исполнения контракта — согласовать изменения со всеми сторонами и вовремя заключить дополнительные соглашения;
- если обязательства по контракту не исполняются, запустить претензионную работу;
- закрыть договор, когда все обязательства выполнены.
2. Разве нельзя просто нанять хорошего юриста, чтобы он составил договор?
Даже если договор составлен идеально, все равно возникают риски, связанные с его исполнением. Например, в процессе реализации договора может оказаться, что нужны дополнительные работы или какую-то часть задач нельзя выполнить. Все это требует согласований и новых договоренностей.
Из-за недостаточного внимания к управлению контрактами компании ежегодно теряют 9% чистой прибыли. Без контрактного менеджмента часть договоров просто перестает исполняться или выполняется некорректно.
«Последствия неправильного управления контрактами могут варьироваться от неудобных до катастрофических», — предупреждает Эрик Лафлин, гендиректор Agiloft (специализируется на решениях для контрактного менеджмента). В худшем случае это влечет за собой серьезный перерасход средств, репутационный ущерб, испорченные отношения с клиентами и даже затяжные судебные разбирательства.
И напротив, осознанное управление дает экономию, поскольку исключаются неоправданные изменения стоимости и сроков реализации контрактов, руководство меньше вовлекается в операционное управление контрактами.
3. В каких отраслях и проектах нужно управлять контрактами?
Таких отраслей довольно много: от строительства инфраструктурных объектов до киноиндустрии.
«Контрактный менеджмент особенно необходим для крупных инвестиционных и долгосрочных контрактов. То есть там, где нужна большая работа по подготовке проекта договора и важно отслеживать каждое обязательство, его исполнение, работать с отклонениями при исполнении обязательств», — объясняет Дина Бойко, начальник департамента организации корпоративных закупок и контроля исполнения договоров «Газпром нефти».
По ее словам, инвестиционная деятельность требует постоянного взаимодействия с контрагентами. Поэтому на сложные договоры назначается контрактный специалист, чтобы обеспечить такое взаимодействие в ходе исполнения контракта.
4. Как долго в России развивается практика контрактного менеджмента?
Примерно с 2000-х годов. Когда начали вновь запускать масштабные проекты, в том числе в области добычи полезных ископаемых, российские игроки стали перенимать лучшие практики.
Постепенно контрактный менеджмент стал приживаться в России, но с некоторыми нюансами в силу особенностей и подходов к ведению бизнеса.
5. Какими навыками должен обладать контрактный менеджер?
Прежде всего ему необходимы знания в области контрактного права и закупок, а также экономики, финансов, управления проектами и технологий выполняемых работ.
Бакалавриата или магистратуры по контрактному менеджменту пока нет, но в 2021 году в Омском государственном техническом университете запустили программу дополнительного образования по этому направлению. В 2023 году обучение завершил уже второй поток контрактных инженеров — все выпускники работают по специальности.
Сегодня на позицию менеджера по управлению договорами чаще всего попадают из смежных профессий. «В России контрактный менеджер — относительно молодая профессия и профессиональный стандарт только формируется», — рассказывает Дина Бойко. Эксперт подчеркивает, что таким специалистам нужны как профессиональные знания и навыки, так и soft skills.
Hard-skills контрактного специалиста: какие знания, умения и навыки нужны
1. Контрактный менеджмент
- Правовые основы работы с договорами.
- Типы ключевых показателей эффективности и их определение, принципы мониторинга этих показателей и порядок применения соглашения об уровне сервиса.
- Принципы управления изменениями по договору и определение того, как эти изменения повлияют на реализацию контрактной стратегии.
- Принципы разрешения споров по договору и способы уменьшить влияние этих споров.
- Принципы и методы передачи незавершенных обязательств третьим лицам.
- Комплексный анализ исполнения договоров.
2. Навыки ведения переговоров
- Анализ другой стороны переговоров, выявление ее сильных/слабых сторон и переговорных возможностей.
- Разработка стратегии и плана переговоров (цели и задачи, вопросы, возможные сценарии).
- Структура и план проведения переговоров, эффективное применение и адаптация этого план на практике.
- Формирование убедительной переговорной позиции, которая учитывает интересы компании и сильные/слабые стороны другой стороны.
- Тактики и инструменты переговоров.
- Подбор подходящего способа взаимодействия для каждого типа участников переговоров.
3. Управление рисками
- Основы организации управления рисками и внутренним контролем.
- Выявление, описание и анализ рисков.
- Анализ, оценка и разработка мер реагирования и контрольных процедур.
Подготовлено на основе матрицы компетенций контрактного специалиста департамента организации корпоративных закупок и контроля исполнения договоров «Газпром нефти».
6. Много ли в России контрактных менеджеров?
Пока немного. По данным компании «Текстерра», в 2022 году профессию «контрактный менеджер» в профилях на LinkedIn указали около 2 тыс. человек. В основном они встречаются в добыче и переработке нефти и газа, химии и нефтехимии, атомной энергетике, металлургии, сельском хозяйстве. Точной статистики по количеству менеджеров во всех отраслях на сегодняшний день нет, но это вопрос времени.
7. Сколько вообще нужно людей, чтобы управлять контрактной деятельностью?
Зависит от объемов бизнеса и контрактов. Для среднего бизнеса может быть достаточно нескольких специалистов и одного менеджера. В корпорациях, где управление договорами выделено в самостоятельный бизнес-процесс, им занимаются десятки людей.
Например, в дочерних обществах «Газпром нефти» в процесс вовлечено порядка 300 сотрудников из разных структурных подразделений. Каждый год они управляют более 3 тыс. договоров.
8. Можно ли автоматизировать управление контрактами?
Да, есть целый класс решений для автоматизации контрактного управления. По оценкам специалистов «Газпром нефти», в 2022 году рынок ПО для управления контрактами достигал около $2,2 млрд, а в 2023-м цифра достигнет $2,5 млрд.
В России этот рынок растет чуть медленнее. «Мы разработали собственное решение — «Линкон» (от англ. Lean contract — бережливый контракт). Эта IT-система позволяет перенести в цифровую среду все договоры, чтобы в любой момент можно было поднять документацию и всю информацию по контрактам нажатием нескольких кнопок, собрать аналитику и принять обоснованное решение», — рассказывает Дина Бойко.
Сейчас компания готовится внедрить в управление договорами элементы искусственного интеллекта. Это снимет рутинные операции со специалистов и сделает процесс более быстрым и выверенным.
9. Какие эффекты дает автоматизация контрактного менеджмента?
Инструменты автоматизации делают процесс управления договорами более прозрачным, уменьшают неоправданные издержки и риски, которые могли бы возникнуть в процессе исполнения договоров.
Кроме того, упрощается сбор данных для составления документов, отмечают консультанты. «Автоматизация в этой области относительно недорогая, но дает большую прибавку к эффективности. Сотрудников можно освободить от рутины, и они смогут сосредоточиться на стратегическом изучении возможностей по улучшению качества портфеля контрактов», — пишут аналитики.
Опыт «Газпром нефти» показывает, что для крупных российских корпораций основные эффекты связаны с сокращением трудозатрат и уменьшением объема претензионной работы.
Какие эффекты дает «Газпром нефти» внедрение системы «Линкон»
- На 25% снизилось количество претензий к исполнителям по договорам.
- 18% достигает средняя экономия времени контрактного специалиста.
- С нескольких дней до трех минут сократилось среднее время формирования отчета по сложным договорам.
10. Как выбрать решение для автоматизации?
Прежде чем выбирать решение, нужно определиться, какие участки договорной работы наиболее критичны для бизнеса и что именно надо автоматизировать.
«Для одних компаний важно быстро и качественно составлять договоры, для других — максимально быстро их согласовывать и подписывать. У нас фокус на безупречное исполнение контракта и автоматизацию аналитики», — отмечает Дина Бойко.
В то же время она напоминает, что внедрение любой системы — это всегда преодоление барьеров (архитектурных, цифровых, организационных). Поэтому следует оценить уже сложившуюся инфраструктуру. В некоторых случаях удобнее не покупать или разрабатывать полноценное решение, а добавить модуль в уже имеющуюся систему.
11. Как будет развиваться контрактный менеджмент дальше?
Прежде всего будет расти уровень цифровизации и автоматизации. По прогнозам аналитиков, рынок ПО для управления контрактами увеличится к 2033 году почти в 3,8 раза по сравнению с концом 2022-го.
Какие тренды изменят мировой контракт-менеджмент
Скотт Уитакер, основатель и CEO Contract Sent:
«Автоматизация. Позволит сделать больше с меньшими затратами. Цифровые системы управления оптимизируют процесс создания контрактов, помогут выявлять риски и даже выбирать оптимальные стратегии переговоров.
Смарт-контракты и блокчейн. Технология гарантирует прозрачность и безопасность проведения операций, защищает все заинтересованные стороны от несанкционированного доступа к деталям контракта, сокращает количество потенциальных споров и разбирательств и в целом повышает доверие.
Продвинутая аналитика. Поможет бизнесу извлечь пользу из исторических данных по контрактам, спрогнозировать результаты, к которым приведет их исполнение, выявить скрытые риски по ним, а также улучшить условия контрактов.
Интеграция в экосистему компании. Контракты не существуют изолированно, они затрагивают самые разные бизнес-процессы. Будущие системы контракт-менеджмента интегрируют в экосистему компании. Это обеспечит качественный обмен данными между подразделениями, согласованность действий и повысит эффективность компании».
Дина Бойко ожидает, что роботы возьмут на себя многие рутинные операции, они будут автоматизированы, например составление договора, контроль сроков. Но полностью заменить человека не получится: именно люди ищут нестандартные решения сложных ситуаций и развивают методологию, системы и команды.
По мнению эксперта, важным трендом в России также станет создание профессиональных стандартов и образования в области контрактного менеджмента. В результате вырастут профессиональные компетенции сотрудников, которые уже занимаются управлением договорами, и появятся молодые специалисты с профильным образованием.