Читайте РБК без баннеров

Подписка отключает баннерную рекламу на сайтах РБК и обеспечивает его корректную работу

Всего 99₽ в месяц для 3-х устройств

Продлевается автоматически каждый месяц, но вы всегда сможете отписаться

Выбираем решения для удаленной работы: подробный гайд

Правильный выбор платформы и оборудования делает удаленную работу не менее эффективной, чем в офлайне. Какие опции для этого нужны и как они реализуются на практике, разбираем на примере решений от Microsoft и Logitech

Удаленная работа стала набирать популярность задолго до пандемии. В марте 2018 года исследование IWG, в ходе которого было опрошено более 18 тыс. специалистов из 96 стран, показало, что 70% сотрудников работают дистанционно как минимум один день в неделю.

Сегодняшняя ситуация усилила давно наметившийся тренд. Пользователи по всему миру оценили возможности, которые дает дистанционный формат и современные онлайн-сервисы. Оказалось, что для эффективного взаимодействия совсем необязательно находиться в одном месте. Участвовать во встречах, проводить консультации и собеседования, вместе работать над документами и решать множество других задач можно в буквальном смысле где угодно — дома за чашкой кофе, на любимой даче или в такси.

Как эффективно работать из дома: семь книг об удаленке и тайм-менеджменте

Чем заменить офлайн?

Конечно, на фоне самоизоляции многим не хватало личного контакта. По данным проведенного два года назад исследования Microsoft, представители всех поколений предпочитают личные встречи электронным сообщениям, чатам и смс.

Однако недостаток общения в офлайне пользователи постарались компенсировать с помощью видеосервисов. Теперь их активно используют не только для звонков близким, но и для самых разных форматов коллективной работы, в том числе конференций, установления новых контактов и связей. К примеру, на платформе Microsoft Teams, которая объединяет в одном сервисе видеосвязь, чат, звонки и инструменты для командной работы, пользователи в два раза чаще стали включать видео, чем до перехода на удаленку. А количество видеозвонков только за март выросло более чем на 1000%.

Дистанционная работа — это надолго?

Многие компании готовы продолжить работу в дистанционном формате и после окончании пандемии. Так, Twitter уже разрешил персоналу остаться на удаленке, когда карантин отменят.

Дайджест образования № 3: будущее без офисов и эффективность удаленки

Вероятнее всего, такая возможность будет востребована и в других компаниях. Ведь дистанционный формат не только позволяет работать из любого удобного места и не тратить время на дорогу. Он также дает возможность сотрудникам выбирать более гибкий график. Так, с 1 по 31 марта средний интервал между первым и последним использованием Teams в течение дня вырос более чем на час. «Эти данные необязательно означают, что люди работают дольше. Просто они распределяют нагрузку так, чтобы повысить личную продуктивность или уделить внимание личным задачам», — объясняют в Microsoft.

Однако для максимально комфортной и эффективной работы компаниям и сотрудникам нужны сервисы, которые максимально приближают удаленный формат к офлайну. Чтобы этого добиться и выбрать самое подходящее решение, необходимо оценить платформу по целому ряду критериев.

Какие параметры учитывать при выборе платформы для работы в команде

  • Универсальность

Часто сотрудникам приходится устанавливать на ноутбуки и телефоны множество различных приложений для разных рабочих задач. Это перегружает и устройство, и внимание пользователя. Поэтому лучше, если решение для командной работы выбрано максимально комплексное и универсальное. То есть — включает в себя не только видеосвязь, но и другие форматы коммуникации, возможности для совместной работы с файлами и документами.

Фото: Microsoft
Фото: Microsoft

Также желательно, чтобы платформа подходила для выполнения задач, которые стоят перед сотрудниками разного уровня, включая обычных специалистов и руководителей. Тогда вам не придется покупать несколько решений и тратить ресурсы на их стыковку.

  • Количество участников

Как правило, компании используют сервисы для командной работы сразу с несколькими целями — от онлайн-собеседований и бесед тет-а-тет до вебинаров, презентаций продуктов и масштабных видеоконференций. Кроме того, по мере развития и роста небольшой стартап или семейное предприятие может превратиться в крупного рыночного игрока. Поэтому желательно сразу выбирать более гибкие платформы, которые одинаково подходят для коммуникации с разным числом пользователей. Некоторые решения позволяют вести трансляции одновременно на десятки тысяч человек — как постоянных участников команды, так и сторонних пользователей с гостевым доступом.

  • Простота использования

Чем сложнее подключиться к онлайн-мероприятию, тем выше вероятность, что пользователи будут постоянно обращаться за поддержкой в IT. А это — вынужденные задержки, сбои и ненужная нагрузка на IT-специалистов. Самый простой способ этого избежать — дотошно изучить мануал и отзывы о продукте перед скачиванием и покупкой. И если для подключения к встрече от пользователя требуется больше одного-двух действий, стоит насторожиться. Идеальный вариант — возможность подключения в один клик по ссылке или с установленного на устройстве приложения.

Фото: Microsoft
Фото: Microsoft

  • Информационная безопасность

Бесплатные платформы и видео-надстройки к популярным сервисам зачастую не гарантируют безопасности данных и не могут полностью защитить корпоративную информацию от утечек. Хорошее решение для командной работы и видеосвязи должно иметь функции шифрования на этапах хранения и передачи информации, контроль доступа, многофакторную аутентификацию, а также соблюдать требования по защите персональных данных.

  • Работа с контентом

Общий доступ к экрану — маст хэв для корпоративного сервиса конференцсвязи: он позволяет делиться изображением со своего устройства и обеспечивает синхронную презентацию материалов всем участникам собрания. Эта опция есть почти во всех видеоприложениях — так же, как функция записи звонков.

Более продвинутые решения дают возможность не только показывать документы, но и совместно работать над ними во время встречи. Чтобы сотрудники могли в любой момент обратиться к записям и материалам, также понадобится защищенное и удобное хранилище. Желательно — с функцией контроля доступа и поиска. Так организаторы смогут открыть записи и материалы всем, кто должен с ними работать. А сами сотрудники не потеряются в бесконечных видео и документах.

  • Помощь в планировании

Большинство приложений для командной работы использует внешние календари для планирования встреч и приглашения участников. Как правило, чтобы наметить мероприятие, достаточно привязать к сервису адрес электронной почты и дать доступ к календарю. Но если вам нужно проводить много встреч и постоянно контролировать изменения в расписании, этого может быть недостаточно. В таком случае желательно выбирать приложения с встроенной опцией планирования мероприятий и приглашения на них участников.

  • Интеллектуальные функции

Разработчики платформ для конференцсвязи предусмотрели для пользователей целый ряд дополнительных функций, в том числе с использованием искусственного интеллекта. Самые простые из них — размытие фона и подавление шума, которые делают работу из дома более комфортной. Как правило, этого хватает для видеозвонков в составе небольшой команды.

Фото: Logitech
Фото: Logitech

Но когда речь идет о масштабной встрече в дистанционном формате, пригодятся более продвинутые опции. К примеру, искусственный интеллект может делать заметки или вести стенограммы по ходу мероприятия, автоматически назначать задачи участникам. И даже самостоятельно переключать камеру с общего плана непосредственно на говорящего.

  • Возможности интеграции

Для эффективной и бесперебойной работы ПО желательно интегрировать в программную среду компании. Поэтому перед покупкой платформы стоит составить список программ и приложений, с которыми вы привыкли работать, и узнать о возможностях их использования с решением для конференцсвязи. Система должна быть дружественна как минимум к вашей операционной системе и привычным для компании форматам документов.

Еще один важный момент — совместимость с оборудованием. Устройства от различных производителей могут по-разному реагировать на подключение к платформам. Даже самые продвинутые решения порой конфликтуют между собой, а это приводит к снижению качества связи, сбоям и перегрузке технических специалистов.

Пример решения: MICROSOFT TEAMS

Платформа сочетает в одной учетной записи инструменты и приложения для всех рабочих процессов любых сотрудников — от линейного специалиста до гендиректора.

Решение обеспечивает простоту и единообразие использования:

  • Подключение в один клик
  • Интуитивный интерфейс
  • Поддержка интерактивных экранов и досок
  • Охват до 10 тыс. участников

Вне зависимости от используемых устройств ПО дает участникам ощущение присутствия:

  • Демонстрация экрана и опции content sharing
  • Беспроводная раздача потоков
  • Функция поднятия руки во время встречи

Платформа опирается на принципы и механизмы информационной безопасности корпоративного уровня:

  • Классификация и контроль доступа к информации
  • Проактивная защита от злоумышленников и вредоносного контента
  • Каталоги и администрирование пользователей и устройств
  • Логирование и протоколирование в соответствии с политикой компании-клиента

«Умные» функции платформы с элементами ИИ повышают качество и продуктивность совещаний:

  • Интерактивные помощники
  • Интеллектуальная съемка/захват
  • Автоматические протоколы, титры и перевод в реальном времени
  • Стенограммы с поиском

Приложение поддерживает пользователей на всех этапах жизненного цикла конференций и коллективной работы:

  • До встречи — подготовка повестки дня и проектов документов, выбор сроков и участников
  • Во время встречи — чат и заметки, совместной редактирование документов, запись и сохранение в облаке
  • После встречи — материалы собрания можно сохранить, найти и управлять доступом к ним

Гибкие сценарии и широкие возможности интеграции дают возможность бесшовного перехода:

  • Программы сертификации партнеров и оборудования
  • Более 250 интегрированных приложений и служб
  • Поддержка классических и новых устройств
  • Интеграция с корпоративной инфраструктурой на основе Microsoft Exchange, SharePoint и других решений.

На что смотреть при выборе оборудования

Эффективность и качество командной работы зависит не только от платформы, но и от правильно выбранного оборудования. Три года назад более 96% конференц-залов были оснащены только проекторами или дисплеями и аудиосвязью, подсчитывали в компании Frost & Sullivan. При таком подходе значительный процент пользователей упускает возможности для полноценного взаимодействия, указывают эксперты. Более того, правильно оснащенные конференц-залы используются примерно в пять раз чаще, чем помещения, оборудованные по старой модели.

Для эффективной работы на дистанционных конференциях, помимо соответствующей платформы, желательно иметь несколько устройств:

  • дисплеи (мониторы или плазменный экран)
  • микрофоны и камеры
  • динамики
  • кодек, обеспечивающий захват и отображение контента, кодирование и декодирование аудио- и видео

К оборудованию для видеоконференций предъявляются в основном те же требования, что и к платформе — удобство, надежность и безопасность, качество и наличие дополнительных функций. Но есть и ряд специфических параметров, на которые стоит обратить внимание.

  • Размер помещения

Решения для трансляций из личного кабинета или небольшой переговорной комнаты сильно отличаются от тех, что необходимы для конференц-залов, рассчитанных на 30-50 и, тем более, 100 человек. И дело не только в акустике, возможностях камеры и количестве устройств. Также важна продуманная схема проводки и креплений: это кажется мелочью, но именно она доставляет больше всего проблем техническим службам.

Фото: Logitech
Фото: Logitech

  • Обработка звука

Доступные на рынке решения дополняют функции шумоподавления, которые есть на платформах для конференцсвязи. Современные микрофоны и кодеки могут автоматически выявлять и удалять фоновые шумы — звук шагов, клавиатуры или шелест бумаг.

  • Качество видео

Привычное всем разрешение 720p, которое раньше было максимальным для многих сервисов, больше не считается высоким. К примеру, на YouTube отметка HD теперь появляется только для разрешения 1080p и выше. В свою очередь, камеры для конференций способны обеспечить передачу видео не только в стандарте HD, но также Full HD (1920x1080 точек) и 4K (4000 пикселей по горизонтали).

Фото: Logitech
Фото: Logitech

В то же время в погоне за качественным изображением и звуком не стоит забывать о доступной скорости интернета. Для передачи видеоряда по стандарту 4K требуется выделенный канал не менее 15 Мбит/с, а в идеале — 25 Мбит/с.

Пример решения: конференц-системы LOGITECH

Logitech — один из партнеров программы Microsoft Team Meeting Rooms, которая объединяет сертифицированных производителей с опытом быстрого развертывания систем видеоконференций. Компания разработала комплекты оборудования для помещений различного размера — от небольших кабинетов до крупных конференц-залов. Совместные коробочные решения Logitech для Microsoft Teams включают в себя все необходимое для проведения видеоконференций.

  • Модульная аудиосистема позволяет располагать колонки и микрофоны в любом месте, чтобы расширить зону охвата и обеспечить оптимальную акустику
  • Изображение передается в форматах HD и Ultra HD — с высокой четкостью и цветопередачей, минимальными оптическими искажениями
  • Системы снабжены готовыми монтажными комплектами и имеют рекомендуемые варианты крепления, которые позволяют аккуратно и эффективно расположить оборудование
  • Камеры для конференц-залов имеют функции панорамирования, наклона, изменения масштаба и автоматического управления
  • Сенсорный контроллер Logitech Tap для видеоконференций позволяет подключаться одним касанием и мгновенно обмениваться данными
  • Для небольших офисов и отдельных кабинетов есть настольные решения и портативные конструкции «все в одном», которые передают аудио и видео в высоком разрешении.


Подписывайтесь и читайте нас в Яндекс.Дзене — технологии, инновации, эко-номика, образование и шеринг в одном канале.

Следующий материал: