Экономия времени и информация для принятия решений
Дашборд в переводе с английского — это «приборная панель». Инструмент, единственная задача которого — отображать информацию примерно так же, как это делают часы или приборная панель автомобиля. Первые показывают только время, вторые — сразу несколько типов данных: скорость, пробег, количество оборотов двигателя и не только. Электронный дашборд отличается тем, что полей для отображения данных у него может быть сколько угодно. А еще он может получать информацию не только с датчиков, но и из любых других источников: можно собрать сразу несколько отчетов, отправить на сервер для сопоставления по какому-то критерию, а на экран пользователя вывести готовый результат расчета в виде графика или схемы.
Секреты востребованности дашбордов очень просты. Во-первых, они экономят людям время за счет автоматизации многих процессов, которые раньше делались вручную. Теперь его можно потратить на задачи более высокого уровня, чем сбор «экселей». Во-вторых, грамотно сделанный дашборд с точной информацией помогает быстро принимать правильные решения. И это уже напрямую влияет на финансовые показатели компаний и их дальнейшее развитие.
Дашборды могут быть самыми разными. От простой статистики личного аккаунта в соцсети с несколькими графиками — их видели почти все — до дашбордов, которые показывают загруженность разных точек города прямо на карте, параллельно выводя ряд дополнительных метрик. Это не предел: визуализировать можно вообще любые данные, однако важно не путать дашборды с инфографикой. Второе — следствие первого, небольшой фрагмент аналитических данных, собранных по определенным критериям и оформленных в удобную для визуального восприятия форму. Управлять инфографикой нельзя, на нее можно только смотреть. Дашборд, напротив, вещь интерактивная и гибко настраиваемая — можно «подтянуть» новые данные, изменить формат отображения, полностью переработать интерфейс, простор огромный.
В «Леруа Мерлен» с помощью дашбордов анализируют показатели товарооборота и запасов. Интерактивные инструменты позволяют сравнивать позиции по нескольким критериям с учетом локаций магазинов и количества клиентов. Все это помогает выявлять закономерности, на основе которых получается эффективнее управлять ассортиментом и продажами. А незадолго до этого компания внедрила масштабное решение для получения оперативной информации о работе службы клиентской поддержки: восемь дашбордов измеряют показатели решения вопроса при первом обращении, лояльности клиентов и индекс удовлетворенности.
Дашборды способны сильно облегчить работу специалистам по работе с персоналом. Отличный пример — дашборд в HRM-системе HURMA, который следит за загрузкой людей и показывает огромное количество самых разных данных: настроение персонала, путь кандидатов по воронке найма, эффективность каналов найма, статистику проведения индивидуальных встреч, гендерную и возрастную статистику.
Иногда дашборд становится витриной для продвижения основной услуги компании. Brand Analytics, сервис мониторинга упоминаний в соцмедиа и СМИ, «завернул» свои данные в красивый дашборд под названием Brand Visor. Это обновляющаяся в реальном времени панель, которая позволяет топ-менеджеру видеть, что говорят о его бизнесе в Сети прямо сейчас: на каких площадках, в сочетании с какими ключевыми словами, в каких регионах, с какой тональностью и не только.
В «Северстали» дашборды используются для решения сразу нескольких задач.
- Операционный контроль за процессами предприятия. Проект Control Tower предоставляет руководителям Череповецкого металлургического комбината аналитику в удобной и наглядной форме. Важная информация о производстве и логистике автоматически собирается из систем управления и выводится на экраны мониторов или мобильных устройств в виде показателей и графики в едином стиле. Это упрощает работу с данными, помогает видеть картину целиком и дает возможность обращаться к детализации. В результате можно раньше заметить проблему, быстрее принимать решения, точнее и быстрее анализировать метрики.
- Контроль за бизнес-процессами на уровне подразделений. Пример — дашборд по переработкам, который визуализирует и структурирует графики, показывает проблемные зоны и дает данные для оптимизации. Эффект в цифрах — экономия около ₽10 млн в год только по ПАО «Северсталь».
- Стратегические дашборды. Пример — Management Reports, позволяющий топ-менеджерам контролировать показатели группы компаний по итогам закрытия финансового периода.
- Дашборды для решения прикладных задач. Пример — дашборды производственных соревнований, когда разные бригады операторов состязаются в наиболее эффективном использовании модели машинного обучения. Панели с показателями помогают стимулировать участников и определять победителей.
Важно, чтобы бизнес-процессы, которые отражает дашборд, были настроены
Все это манит, но в подходе «давайте скорее создавать дашборд» есть свои риски. И дело даже не в том, что потребуются ресурсы компании. Куда важнее убедиться, что панель действительно нужна, будет приносить пользу, а сотрудники начнут работать с ней постоянно. Звучит логично, однако на практике бизнес часто исходит в большей степени из технической возможности сделать дашборд, чем из реальной потребности в нем. Приживаемость (гарантия того, что цифровая панель заменит старый подход) часто и вовсе остается за бортом.
Александр Крот, руководитель по развитию аналитических продуктов и сервисов «Сибур Диджитал»:
«К созданию дашбордов мы подходим не со стороны ИТ, а со стороны процесса, и именно так советуем действовать нашим партнерам. Сначала специалисты компании досконально изучают весь подлежащий дашбордизации процесс и оптимизируют его по-максимуму. Затем они четко описывают все его составные части и выясняют, на каких этапах для принятия решения требуются данные. Так мы определяем будущих пользователей дашборда и сразу же изучаем их реальные потребности. Затем нужно понять, какие данные нужны, и убедиться, что они точны, согласованы и их достаточно. Все это зависит от правильности вычислений. Уверенность в методике необходима, ведь в аналитике всегда работает принцип garbage in, garbage out («мусор на входе — мусор на выходе»). Если с показателями на дашборде что-то не так из-за проблем с данными, то никто не станет им пользоваться: люди быстро вернутся к менее продуктивным подсчетам, которые вели раньше. Или, что еще хуже, успеют принять ряд неверных решений».
Вполне вероятно, что перейти от старой системы к дашборду сотруднику будет сложно — людям нужно помочь освоиться. Специально для этого в «Сибуре» есть собственная школа аналитики, где людей заранее обучают новому стеку технологий, с которым предстоит работать. Важно понимать, что дашборд может быть как у бизнес-аналитика, так и у оператора современного станка, и они разные. Однако ни одного из них на программиста не переучивают, вопрос именно в умении работать с инструментами панели и базами данных. С этим может справиться каждый специалист в своей области: и менеджер, и технолог.
Сергей Герасимов, руководитель Центра «Электронный документооборот, структура и качество данных» «Северсталь Инфоком»:
«В «Северстали» дашборды используют в первую очередь бизнес-заказчики, а не ИТ-специалисты. Более того, у нас есть дашборды, которые создают сами пользователи без поддержки ИТ-специалистов. В определенный момент всегда возникает этап, когда бизнес нужно подготовить к использованию новых инструментов как с технической стороны (провести обучение), так и с культурной — научить доверять данным и принимать решения с их помощью. Поэтому мы развиваем в компании data driven (принятие решений на основе данных и анализа, а не только личного опыта и интуиции. — РБК Тренды) культуру. Для этого у нас есть программа «Цифровая сталь», цели которой — развивать цифровые компетенции сотрудников компании и формировать сообщество цифровых экспертов. В ней обучилось уже более 22 000 человек, по итогам запущено около 100 проектов в разных подразделениях».
Интересно, что качественный дашборд может даже улучшить продуктивность некоторых отделов. Например, не всегда бывает так, что все данные собираются автоматически. Если какую-то их часть сотрудники вбивают вручную (например, информацию о новых клиентах), то на доске сразу видно, что кто-то со своей работой справиться не успел или внес некорректные данные. Появляется повод изучить эту часть процесса детальнее, чтобы сделать более эффективной.
Дашборды повышают прозрачность и на более высоком уровне. Хороший пример –– подход к ценообразованию сложных продуктов. Если оно не автоматизировано, то отдельный сотрудник может ошибиться в своем подсчете, затем есть шанс где-то неправильно свести данные с другой статистикой и получить ошибку. Это обернется проблемой во время аудита –– спровоцирует принятие неверного решения на основе ошибочных данных. В целом, это и есть ключевая задача дашбордизации — сделать весь сквозной процесс прозрачным и точным.
Анна Абрамова, директор по разработке РБК:
«Наши дашборды внутри РБК доступны всем сотрудникам компании, потому что мы следуем принципам максимальной открытости и свободного обмена информацией. Для заказчиков из бизнеса мы составили подробное описание нашей работы, где в том числе рассказано, как взаимодействовать с дашбордами. Также мы проводим обучение по работе с системой, но пока не для всех, а только среди круга заинтересованных лиц».
Дашборд — только вершина айсберга
Кажется, что дашборд — это что-то довольно простое, но на самом деле он только вершина айсберга. В «подводной части» скрыта работа множества специалистов, масса техники и технологий и большой путь самого бизнеса. Для того, чтобы эффект от цифровизации и дашбордизации был максимальным, в «Сибуре» сначала подготовили мощную технологическую базу на самом производстве. Абсолютно все важные процессы контролируются и измеряются, у каждого есть свои метрики «здоровья»: от закупки товаров и услуг и продажи готовой продукции до логистики, работы с цепочкой поставок и не только. Все они оптимизированы, методики расчета доведены до идеала, а подсчеты выполняются автоматически. В итоге один и тот же показатель всегда одинаковый у всех работающих с ним департаментов: и у маркетологов, и у отдела продаж, и у контроллинга, и у других.
Сергей Герасимов:
«Основа любого дашборда — корректные и правильные данные, которым доверяют. Для большого предприятия или группы компаний таким источником данных часто являются системы класса ERP. В первую очередь они ориентированы на процессы транзакционной обработки данных в реальном времени (OLTP), и это не подходит для анализа данных. Поэтому для процессов ETL (Extract, Transform, Load — извлечение, подготовка и загрузка данных) и формирования витрин данных используется отдельное хранилище. Отдельный аспект — управление данными и качеством данных. Контроль качества данных реализуется как через стандартные средства ETL и контроля целостности данных в хранилище данных, так и через специализированные автоматические проверки качества данных».
Анна Абрамова:
«Для контроля качества данных в дашбордах мы регулярно сверяем новые данные с данными за предыдущие периоды, смотрим на соответствие тренда общей картине и сверяем информацию с другими системами, которые собирают схожие метрики. Например, с системой мониторинга внедрений».
Один дашборд может сочетать в себе сотни разных метрик, поэтому крайне важно настроить потоки данных: собрать все в одном месте и затем централизованно передавать на нужные панели по всей компании. Например, для расчета ценового паритета для полимеров в «Сибуре» используется много различных вводных данных: закупочная цена и информация о котировках от внешних агентств, пошлины, налоги, стоимость логистики по разным каналам, при этом надо учесть и курсы валют. Все это консолидируется в озере данных, где и осуществляется расчет. И таких потоков внутри него тысячи. Из них формируются витрины, которые позволяют быстро собрать нужный дашборд по уже имеющимся метрикам.
В начале пандемии это помогло «Сибуру» быстро адаптироваться к повышенной волатильности рынков. Раньше на подготовку аналитики для ценообразования уходило от одного дня до недели в наполовину ручном режиме. Цифровой подход позволил значительно ускорить процесс: выводящиеся на дашборды инструменты динамического ценообразования с тех пор обновляются несколько раз в день, чутко реагируя на любые колебания переменных. В результате бизнес точно понимает, какой именно продукт нужно делать сейчас, кому его продавать и как правильнее организовать логистику. Экономический эффект огромный: по итогам 2021 года в «Сибуре» оценили его более чем в ₽0,5 млрд.
Поскольку бизнес «Сибура» очень технологичный, то и на производственной линии дашборды играют огромную роль. Если в традиционной промышленности речь часто идет скорее об управлении людьми, то в нефтехимической индустрии это уже управление оборудованием. Оно оснащено огромным количеством датчиков, а оператор следит за всеми показателями. Чем более достоверные данные, тем более правильные решения, тем больше продукции и тем более она качественная. Например, при производстве бутадиена одна из основных задач оператора — поддерживать температуру реакторов максимально ровной. Чем она стабильнее, тем больше выход продукта. Нюанс в том, что изменение положения заслонок для повышения или уменьшения температуры окажет эффект лишь через час-два: попадание «вручную» не всегда точное. После того, как на этом процессе появился дашборд, который оперирует историческими данными и на основе их точно подсказывает оператору что именно нужно изменить, чтобы получить требуемую температуру, выход продукции на одной линии увеличился на 1 200 тонн в год. Если взять за ориентир условную цену в $1 000 за тонну бутадиена (такой она была в начале февраля 2022 года, но ситуация постоянно меняется), то экономический эффект внедрения на одну установку — $100 тыс. только за один месяц.
Главное не забывать, что в дашбордизации нельзя подменять качество количеством. Многочисленные и быстро сделанные, но недостаточно точные дашборды с периодически «отваливающимися» блоками, лишенные должной поддержки со временем станут никому не нужны. Обязательно нужно мониторить качество данных, у них непременно должен быть хозяин, должна быть поддержка со стороны ИТ, чтобы не возникало проблем со стабильностью. Нельзя обойтись без проверок со стороны бизнеса и, конечно, информационной безопасности. Некоторые панели предназначены только для очень ограниченного круга лиц.
Сила кросс-функциональности
Для разработки дашбордов специалисты «Сибура» рекомендуют использовать не совсем типичный подход. В компании нет общего отдела разработки, куда приходят представители бизнеса и просят что-то сделать для них, как это часто бывает. Именно на этом этапе возникает проблема с эффективностью из-за того, что бизнес не понимает программистов, а программисты не понимают бизнес. Условно, разработчик не знает, что такое премиальность продаж и паритет, а заказчик со стороны маркетинга не понимает, почему добавление всего одной новой метрики в дашборд занимает целый месяц, в то время как вручную ее можно посчитать за день. Конечно, могут быть промежуточные специалисты, которые помогают разным подразделениям общаться друг с другом, но на собственном опыте в «Сибуре» поняли, что кросс-функциональный подход гораздо лучше.
Александр Крот:
«В «Сибуре» любой ИТ-проект давно не рассматривается как что-то отдельное, это всегда составная часть крупной задачи. Разработка неотделима от бизнес-процесса: в проектной команде наравне с разработчиками всегда трудятся маркетологи, специалисты по продажам, технологи, бизнес-аналитики. В результате и программист, и аналитик работают не как внутренние подрядчики и «винтики» профильного отдела, а как внутренние консультанты проектной команды, которые постоянно и глубоко погружены в то, что происходит».
Приходя в «Сибур», программист попадает не в отдел программистов, а именно в такую проектную команду. Он постепенно изучает процессы, начиная создавать небольшой и наиболее понятный фрагмент дашборда. Через год сотрудник уже все хорошо понимает сам, а через 2–3 года знает панель досконально и отвечает за все ее инструменты для конкретной бизнес-функции. Это не только углубление знаний по основной профессии, но и расширение компетенций плюс высокий уровень самостоятельности. Довольно сложно в первое время, но чрезвычайно интересно всегда: новые вызовы возникают постоянно.
Разумеется, готовых специалистов, которые бы разбирались не только в разработке, но и в других областях — консалтинге, бизнес-анализе, маркетинге и т.д. — очень мало. Но в «Сибуре» есть все возможности для того, чтобы эти компетенции быстро получить: от совершенно иного подхода к самому процессу взаимодействия внутри команды до корпоративного университета, где, например, в курсе про логистику расскажут не об индустрии в целом, а именно о том, как устроены конкретные процессы в конкретной компании, куда человек пришел работать.