Задача
В «МегаФоне» хотели предложить рынку продукт, который бы позволял любой компании оптимизировать внутренние процессы не менее эффективно, чем это сделал оператор. Разработчики надеялись создать гибкий и удобный инструмент, который заменит юристов и бухгалтеров на рутинной работе и освободит их для более нужной и творческой деятельности.
Предпосылки и мотивация
Около четырех лет назад «МегаФон» запустил трансформацию собственного правового департамента. Одним из ключевых ее элементов была цифровизация и автоматизация процессов. Компания начала внедрять программные решения, которые освобождали юридическую функцию от большинства рутинных задач. За счет автоматизации юристы «МегаФона» сократили до половины затрат на типовые процессы, а KPI правовой функции поднялся на 15 пунктов.
Оператор был одним из пионеров в этом направлении. В 2016 году 70% компаний для автоматизации процессов использовали в основном инструменты MS Office. Однако внедряемые компанией технологии вызывали интерес на рынке. В 2017 году на конкурсе Skolkovo LegalTech Leader правовой департамент оператора был признан самым эффективным в области автоматизации юридических процессов.
Проблемы, которые решал департамент «МегаФона», были актуальны для многих компаний вне зависимости от специализации. По подсчетам оператора, до половины рабочего времени юриста уходит на рутинные задачи. Та же проблема — у бухгалтеров. Примерно треть рабочего дня они тратят на занесение данных в учетные системы. При этом до четверти типовых документов все равно содержат ошибки.
В возможности LegalTech юридическое сообщество поверило не сразу, отмечают в «МегаФоне». Тем не менее, после автоматизации типовых задач внутри компании, оператор задумался о выходе с этим сервисом на рынок.
Решение
Сервис для оптимизации процессов оператор решил запустить в формате универсального коробочного решения «Цифровой бэк-офис». При этом компания не стала ограничиваться автоматизацией только юридических процессов и включила в решение сразу три продукта — для оптимизации всего бэк-офиса компании.
Реализация
К моменту, когда «МегаФон» приступил к созданию «Цифрового бэк-офиса», у компании уже был опыт разработки сложных IT-продуктов для правовой функции. Так, в 2018 году на Петербургском международном юридическом форуме она публично протестировала пилотную версию робота LegalApe. Первый в истории юридический баттл между живым юристом и компьютером выиграл человек. Но робот показал себя неплохо, признавали эксперты.
Одним из основных элементов «Цифрового бэк-офиса» стал «Конструктор документов». Это платформа, которая в один клик составляет любые типовые документы компании: доверенности, договоры, заявления. Нужно просто закинуть любую имеющуюся информацию о документе: переписку сторон, коммерческое предложение или пакет документов на контрагента.
Помимо этого, решение позволяет встраивать и дополнительные инструменты, которые ежедневно необходимы юристу. Например, при использовании ссылок в тексте документа на конкретные статьи закона с ними можно тут же ознакомиться в справочно-правовой системе. Она также проверяет расчеты и выделяет формулировки, на которые сотруднику стоит обратить внимание. Одновременно платформа ведет статистику дел для каждого юриста, показывает загруженность и результативность. Она извлекает данные из различных документов — например, товарных накладных, актов или счетов — и отправляет их в учетные системы.
Поэтому «МегаФон» включил внутренние резервы и привлек технологического партнера — компанию Nlogic, которая занимается нейронными сетями для роботизации бэк-офисов. В январе 2020 года партнеры представили обновленную экосистему «Цифровой бэк-офис», включающую три различных продукта.
«Конструктор документов» снабдили встроенным API, с помощью которого можно интегрировать сервис во внутренние системы заказчика.
Второй элемент «Цифрового бэк-офиса» — сервис «Судебная платформа». Разработчики выбрали типовые наборы операций, которые можно алгоритмизировать. Система может автоматически формировать ответы на запросы государственных органов, претензии или судебные иски. Настроить ее под разные виды документов можно без участия IT-специалистов.
В продукт встроена использована собственная технология «МегаФона» по оптическому распознаванию текста и выявлению ключевых параметров документа. Она не требует ввода данных вручную: документы могут загружаться в любом цифровом формате, включая картинки и PDF. Платформа настроена на типовые входящие документы, для распознавания и формирования отзыва ей достаточно 20 секунд.
Помимо этого, решение работает как текстовый редактор, справочно-информационная система и CRM. Например, при подготовке документа платформа ссылается на конкретные статьи закона, с которыми можно тут же ознакомиться. Она также проверяет расчеты и выделяет формулировки, на которые сотруднику стоит обратить внимание. Одновременно платформа ведет статистику дел для каждого юриста, показывает загруженность и результативность.
Третий продукт в рамках «Цифрового бэк-офиса» — «Система по распознаванию первичной документации» для бухгалтеров. Она извлекает данные из различных документов — например, актов или счетов — и отправляет их в учетные системы. Чтобы занести все в «1С» или SAP, достаточно отсканировать документы.
Все элементы встраиваются в корпоративные системы, подчеркивают разработчики. По словам представителей «МегаФона», продукты ориентированы не только на крупные компании или государственные организации, но и на мелкий и средний бизнес, в случае, если компания имеет дело с большим количеством типовых операций.
В частности, «Цифровой бэк-офис» может быть полезен крупным ретейлерам: такие компании получают много потребительских исков, и юристы тратят на них по несколько часов в день.
Кроме того, продукты хорошо показали себя в малом и среднем бизнесе. У таких компаний, как правило, юристов нет вообще или всего несколько. Поэтому чтобы ускорить бизнес-процесс, типовые задачи эффективнее отдать на аутсорсинг.
Также система позволяет разгрузить бухгалтерию в тех случаях, когда сотрудники уже не справляются с растущим объемом задач, а расширять штат нет возможности или желания. Цифровые решения дают возможность оперативно согласовывать счета с руководством и использовать преднастроенную интеграцию с программой 1С.
Результаты
Внедрение продуктов позволяет сократить временные и другие затраты, упростить ввод информации и повысить прозрачность процессов, а также минимизировать риски за счет сокращения количества ошибок. Например, при использовании «Конструктора документов» время на подготовку типовых документов сокращается с 30-40 до двух-пяти минут, а число ошибок снижается в два-три раза.
В свою очередь, внедрение «Судебной платформы» позволило одной из компаний-клиентов оператора сократить время на подготовку отзывов в шесть раз — до 10-15 минут. Общее время на рутинные процессы сократилось с 50% до 15%. Операционную эффективность от применения «Цифрового бэк-офиса» в своем розничном подразделении «МегаФон» оценивает в 20 млн руб. ежегодно.
Планы и перспективы
Оператор развивает экосистему «Цифрового бэк-офиса» и расширяет ее функционал, что делает решение востребованным как крупным, так и средним и малым бизнесом. Продукты по оптимизации корпоративных процессов — это перспективный рынок, и он будет расти, уверены в компании.
Подписывайтесь на Telegram-канал РБК Тренды и будьте в курсе актуальных тенденций и прогнозов о будущем технологий, эко-номики, образования и инноваций.