Методики Lean и Six Sigma в управлении проектами: как выбрать подходящую

Методик управления проектами достаточно много. В этой статье мы разберем Lean, Six Sigma и объединенную Lean Six Sigma. Можно даже сказать, что Agile (гибкий подход к разработке программного обеспечения) включает некоторые черты этих методик, например: совместную работу, итеративность, скорость. Подробнее об особенностях Agile и классического подхода к управлению проектами мои коллеги рассказывали в предыдущей статье на «РБК Трендах».

Экономика образования Как выбрать метод управления проектом: классический подход или Agile

Lean и Six Sigma: снова актуальны

Методики были открыты уже давно и изначально разрабатывались для совершенствования производственных процессов, а сейчас их адаптировали и активно применяют как при управлении IT-проектами, так и в других видах деятельности, даже в системе образования.

Рост интереса к адаптации методик Lean и Six Sigma в IT, на мой взгляд, можно связать с тем, что в непростых экономических условиях практически от каждого руководителя IT-проекта или целого IT-департамента бизнес требует сокращения затрат без потери качества. Статистика сервиса Wordstat от «Яндекса» подтверждает динамику роста интереса к методикам.

Эти методики можно использовать как вспомогательный инструмент для успешного вывода продукта на широкую аудиторию, эффективного управления командой и поддержания должного качества продукта. Lean, например, используют «РЖД», «Почта России», «Сбер», а Six Sigma — «РОСТАР», «Инструм-Рэнд», «АВИСМА».

Они хорошо подходят для больших компаний и проектов, где нужно максимально быстро проверить гипотезу или улучшить качество уже действующего продукта, например, когда он перешел к вам на доработку после предыдущего подрядчика.

Как показывает практика нашей компании и мой личный опыт управления проектами, методики Lean и Six Sigma помогают развивать системное мышление, решать нестандартные задачи и непрерывно улучшать процессы и продукты, удовлетворяя все запросы клиентов. В условиях быстро меняющихся реалий и требований рынка это актуально как никогда.

Разберем каждую методику по отдельности, и я расскажу, для каких проектов и задач они подходят лучше, а в конце обсудим преимущества их объединения.

Методика Lean: особенности и области применения

Концепция Lean (бережливое производство и бережливое управление) — это методика, главный критерий которой — ценность продукта для бизнеса и вовлеченность всей команды. Хорошо известна управленцам из промышленной сферы. Впервые ее внедрили на автоконцерне Toyota для устранения потерь и уменьшения затрат без ухудшения качества.

Основные принципы Lean:

• устранение потерь;
• повышение качества;
• создание знаний;
• отсроченные обязательства;
• быстрая поставка;
• уважение людей;
• полная оптимизация.

Например, устранить потери в IT-проектах можно, сократив «бесполезные» митинги, документацию, огромные описания процессов. Все можно оптимизировать и сократить до понятного и простого минимума. Когда вы отсечете все ненужные процессы, упростите подходы, поставите на поток постоянное обучение новому и полезному, то автоматически повысите качество продукта и поставите его на бесперебойный конвейер релизов.

Важным этапом внедрения бережливого производства является принцип 5s:

• sort — сортировка операций на значимые и ненужные;
• set in order — упорядочивание предметов и процессов;
• shine — поддержание порядка и чистоты;
• standardise — внедрение норм и организация порядка для реализации правил;
• sustain — совершенствование за счет мотивации и самодисциплины работников.

Lean можно использовать не только в промышленности, но и в IT-сфере. Мэри и Том Поппендик в своей книге «Бережливое производство программного обеспечения» интерпретировали основные принципы Lean для управления IT-проектами:

• определить главную ценность продукта и ликвидировать потери времени на неверную реализацию;
• встраивать качество в разработку с помощью тестирования;
• создавать знание, базу данных проекта в помощь команде и клиенту;
• тщательно планировать решения: отслеживать планируемые и фактические показатели, принимать на их основе оперативные решения;
• быстро выпускать: частые релизы помогают отслеживать процесс реализации продукта и попадания в ожидания клиента;
• уважать людей: прислушиваться к команде, поскольку они видят процесс изнутри;
• оптимизировать целое: выявить цель и идти к ней, исправлять в первую очередь важные этапы, чтобы потом не переделывать несколько раз.

Главные преимущества: качество, контроль, экономия времени.

Подводные камни: сопротивление персонала во время внедрения, высокая стоимость внедрения, не применяется статистический и/или системный анализ, отсутствует ориентация на критически важные требования потребителя.

Экономика образования Как стать лидером: что нужно уметь и какой стиль управления выбрать

Для каких проектов подходит Lean

Поскольку Lean заточен на скорость, методику целесообразно применять там, где нужно максимально быстро проверить гипотезу. Например, при создании MVP (минимально жизнеспособный продукт) уникального программного продукта.

Советы при работе с методикой:

• прислушиваться к мнению команды, опрашивать всех участников процесса без исключения. Важно иметь информацию от каждого члена команды, то есть обзор на 360°;
• найти и выделить сотрудника, который сможет настроить процессы, работающие без постоянного руководства. Лучший руководитель — тот, без которого все процессы работают как часы;
• важно, чтобы все участники знали, над чем работает команда. Им нужно не просто ставить задачу, а рассказывать про проект и его цели. Если сотрудник будет ощущать себя частью «большого и полезного организма», он будет чувствовать ответственность и предлагать идеи по совершенствованию всей системы.

Резюме: Lean — это про непрерывное совершенствование небольшими шажками без грандиозных изменений. Главное — определить ценности продукта, и тогда Lean точно поможет сэкономить без потери качества в любой сфере.

Методика Six Sigma: особенности и области применения

Six Sigma — метод управления и совершенствования производства через выявление и исключение причин дефектов в бизнес-процессах, а также концентрацию на требованиях потребителя. Компания Motorola открыла и первой внедрила эту методологию.

Основные составляющие:

• удовлетворение потребителя. Команда должна определить и учесть все требования клиента;
• выявление процессов, показателей и методов управления. Все процессы важно пропускать через потребителя, смотреть его глазами, делать соответствующие выводы и постоянно улучшать их;
• командная работа и вовлечение сотрудников. Чтобы добиться качества, каждый специалист должен быть заинтересован в работе и достижении высоких результатов.

Концепция Six Sigma позволяет совершенствовать все области деятельности через управление, последовательное улучшение существующих и проектирование новых процессов. Акцент — на сокращении и устранении ошибок в организации и исполнении процессов.

Совершенствование реализуется за счет применения пяти шагов — DMAIC (от англ. define, measure, analyze, improve, control — определять, измерять, анализировать, улучшать, контролировать):

1. Определяем основные проблемы, формируем команду по улучшению процесса и прописываем зону ответственности.
2. Чтобы выяснить текущее положение проекта, проводим измерение процессов.
3. Анализируем полученные данные, устраняем причины и предлагаем методы по устранению причин.
4. Разрабатываем способы внедрения улучшений в процесс.
5. Заносим в документацию и контролируем улучшения после изменения процессов.

Внедрение концепции происходит за счет управления отдельными задачами, процессами и управлениями на уровне руководства компании.

Главные преимущества: универсальность методологии, возможность объединить инструменты совершенствования в единую систему, а также ориентация на конечный результат.

Основные подводные камни: высокая стоимость внедрения, отсутствие фокуса на взаимодействии в системе (процессы улучшаются независимо друг от друга), а также потребность в постоянном жестком контроле — если сверху контроль ослабевает, все может сломаться.

Индустрия 4.0 4 тренда в управлении непрерывностью бизнеса

Для каких проектов подходит Six Sigma

Six Sigma можно применять для улучшения качества продукта, устранения ошибок и дефектов на проектах, где приветствуется командная работа. Главный акцент — на качество и на удовлетворение клиентов.

Советы:

• Узнайте у клиента всю информацию о продукте, чтобы вы могли точно попасть в цель.
• Используйте цифры. На основе данных и фактов проще отслеживать изменения.
• Стремитесь к результатам и снисходительно относитесь к неудачам, на основе которых делайте выводы и идите дальше.
• Обеспечьте прозрачность всех процессов для всех участников.

Резюме: Концепция Six Sigma про точность и цифры. Чтобы собрать точные данные, необходимо применять разные инструменты и методы. Знакомство с основами концепции Lean, Agile, опыт работы по Scrum помогут быстрее в этом разобраться.

Lean Six Sigma: эффективное взаимодополнение

Несколько лет назад исполнительный вице-президент консультационной фирмы DeLeeuw Associates Б.Кэри обнаружил, что добиться скорости, качества при невысоких затратах можно, если объединить эти методики, поскольку Lean фокусируется на скорости процесса, а Six Sigma — на качестве. Сейчас все чаще можно наблюдать, что концепции используют вместе.

Lean Six Sigma — методика повышения эффективности производства, сокращения издержек и узких мест. Lean показывает, что нужно делать, а Six Sigma — как организовать работу. Но не рекомендуем торопиться с внедрением этого тандема. Для начала важно заручиться поддержкой менеджмента и пройти базовое обучение. Далее необходимо подготовить:

• схему внедрения сервиса в эксплуатацию;
• список персонала, который будет технически поддерживать и развивать сервис, а также управленческий скоуп задач;
• схему взаимодействия между подразделениями;
• требования к поставщикам услуг.

Когда вы проработаете эти моменты, можно быть уверенным в успешности внедрения нового принципа и методик. В противном случае, высок риск сбоев в процессах.

Итог объединения этих концепций и главный фокус:

• удовлетворенность клиента. Важно выбрать главную ценность в продукте и развивать ее, а все остальное отбросить и не тратить время;
• развитие коммуникации. Общайтесь с клиентом и командой, собирайте обратную связь;
• отслеживание результатов: сбор статистики, выводы и прогнозы о движении в нужном направлении;
• работа команды на упреждение, предотвращение дефектов;
• формирование корпоративной культуры, где каждый сотрудник предлагает свои улучшения;
• сокращение сроков при росте качества, а значит увеличение и прибыли бизнеса.

Методику Lean Six Sigma можно применять для совершенствования процессов разработки, сокращения времени цикла, улучшения качества продукта и исключение избыточных операций в разработке. Помните, для управления проектами важно использовать разные методики и инструменты, умело подбирая их для решения конкретных задач и снижения возможных рисков.