Сокращение числа совещаний — эффективный инструмент в работе компаний. К такому выводу приходят авторы статьи «Удивительный эффект дней без совещаний» — профессоры Бен Лейкер (Редингский университет), Виджай Перейра (бизнес-школа Neoma) и Ашиш Малик (Университет Ньюкасла). Исследователи провели опрос среди 76 международных компаний, в каждой из которых работают более 1 000 человек. Все участники уже включили дни без совещаний в свой график (от одного до пяти дней, зачастую с запретом встреч даже в формате один на один). Ученые оценивали автономию работников, их общение между собой, вовлеченность, сотрудничество, удовлетворенность результатами, микроуправление, уровень стресса, продуктивность.
Сам себе менеджер
Оптимизация рабочего графика — одна из ключевых управленческих задач. И пандемия лишь обострила проблему планирования времени. Стремление компаний к введению удаленных вакансий, появление гибридных форматов работы привели к росту совещаний. И дело не только в организационных сложностях и онлайн-администрировании: необходимо было компенсировать недостаток общения между сотрудниками. По данным исследователей, более 85% времени работники умственного труда сегодня тратят на различные совещания и собрания. Такой график негативно отражается как на их эмоциональном состоянии, так и на производительности компаний.
Многие успешные менеджеры теперь делают ставку на работу сотрудников в комфортном для них ритме. Этим, например, объясняется введение специальных дней без совещаний (meeting-free days) в таких компаниях-гигантах, как Meta.
Использование инструментов управления проектами, возможность заменить коллективные встречи на общение один на один, поиск удобного для всех участников времени — гибкий подход в менеджменте и выстраивании процессов оказался эффективнее традиционных собраний по расписанию.
Участники опроса отмечали положительное влияние дней без совещаний на качество работы и взаимодействие с коллегами, а также уменьшение стресса и микроменеджмента. Показатели автономии и производительности достигали 74–88%. Поменялось и психологическое восприятие рабочего процесса. Ощущение уверенности в себе и большая автономность в работе благоприятно сказывались на микроклимате компании. Рост ответственности за свою работу привел также к росту удовлетворенности своими результатами, установлению доверительных отношений в коллективах.
Ученые отметили и любопытный коммуникативный эффект дней без совещаний. К примеру, в компаниях, где появилось 4 свободных от собраний дня в месяц, общение стало эффективнее на 65%. Сотрудники значительно реже ссылались на недопонятое задание или неточные формулировки коллег. У работников появилась возможность быстрее разобраться в задачах, сразу перепроверить информацию и сверить ее с планом проекта.
Тонкая грань свободы
Несмотря на впечатляющие результаты, авторы исследования предостерегают от бездумного перекраивания рабочих графиков. Закон убывающей отдачи может свести на нет эффективность этого подхода. В каждом случае менеджменту компании необходимо ориентироваться на свои задачи и особенности работы.
Преимущества отказа от встреч угасают после сокращения совещаний на 60%.
А когда собрания полностью выводятся из рабочего расписания, снижаются такие ключевые показатели как продуктивность, вовлеченность, сотрудничество, удовлетворенность. Формат встреч помогает поддерживать общение в коллективе и управлять ходом проектов. Это особенно важно при самоизоляции: организация общих совещаний становится инструментом поддержания социальных связей между сотрудниками.
Анализируя опыт компаний-респондентов, авторы статьи предлагают перед введением изменений в устоявшийся график посоветоваться с командой. Эффективно поощрять неформальное общение сотрудников, уводя обсуждение новостей, мемов и планов на внутренние коммуникационные ресурсы. Платформы прямого обмена сообщениями (к примеру, Slack, Teams) оттягивают на себя часть рабочих вопросов.
Создавая новую архитектуру взаимодействий, менеджменту важно помочь сотрудникам адаптироваться к новым стандартам. Каждая встреча должна содержать четкую повестку и планируемый результат. Непродуманные собрания стоит исключать из рабочего процесса, концентрируясь на эффективном использовании времени сотрудников. Полезными инструментами остаются распределение ролей на собраниях, а также отправка ключевых тезисов после совещаний.
Не Зумом единым
Разбираясь с графиком общих встреч, приходится помнить и про их форматы. Во время пандемии ученые всерьез заговорили о Zoom-усталости (Zoom fatigue) и начали изучать феномен платформы, взлетевшей за 5 месяцев с 10 до 300 миллионов пользователей. Ученые Стэнфордского и Гетеборгского университетов даже ввели Шкалу Zoom-усталости (Zoom Exhaustion & Fatigue Scale), чтобы измерить негативные реакции на онлайн-конференции.
Профессор Джереми Бэйленсон обратил внимание на невербальную перегрузку, которую испытывают участники дистанционных совещаний. Речь о таких факторах как сокращение дистанции между участниками, обилие лиц на экране, пристальные взгляды на протяжении всей встречи.
В Zoom людям сложнее считывать невербальные сигналы, что тоже приводит к напряжению. Кроме того, нам приходится прилагать больше усилий, чтобы просто участвовать в онлайн-собраниях: начиная от статичной позы перед камерой, заканчивая громкостью голоса (ученые отметили, что люди во время видеоконференций говорят на 15% громче, чем в обычной жизни). Наконец, Zoom становится по сути электронным зеркалом для пользователей. Непроизвольное постоянное наблюдение за собой — феномен, не знающий аналогов в истории медиа и, вероятнее всего, истории человечества в целом. И это лишь невербальная часть целого комплекса стрессогенных факторов, которые провоцирует онлайн-коммуникация.
Не прерывай меня
В условиях постоянного прерывания работы и отвлекающих факторов критически важно время глубокого мышления (deep thinking), считает генетик, автор статьи «Новогодняя резолюция: одна свободная от совещаний неделя в квартал» Хайди Рейм. Отказ от собраний имеет принципиальное значение для повышения продуктивности. В своем эксперименте профессор выделила для своей научной группы неделю в квартал, свободную от совещаний. Это время было посвящено приоритетным проектам, написанию грантов или поиску инновационных решений.
Подобный опыт используют ученые Кэмбриджа, Массачусетса. Участники эксперимента говорят о дополнительной возможности погрузиться в крупные проекты, генерировать новые решения.
При этом сама мысль о том, что собрания съедают наши продуктивные часы, появилась задолго до пандемийной реальности. В 2017 году профессор Гарвардской школы бизнеса Лесли Перлоу опросила 182 руководителя из различных отраслей: две трети респондентов признались. что совещания мешают им глубоко погрузиться в работу и завершить их собственные задачи.
Свободная от совещаний неделя, день/дни или конкретные ежедневные часы — какой бы система ни была, важно продумать ее под свои задачи, графики и цели. И не забыть при этом отследить другие отвлекающие факторы (например, проверку почты и соцмедиа).
Законное личное время
На усиление автономии сотрудников работают не только новые модели управления процессами, но и законодательные инициативы. Постоянное присутствие онлайн, повышающее тревожность и уровень стресса работников, привело к закреплению права на отключение от электронной работы. Вслед за Францией такое право дали Ирландия, Канада, Испания. Этот опыт проанализировали профессора Гуэлфского университета Джейми Груман и Нита Чинзер.
Подобные законы становятся живой реакцией на современное представление о том, что сотрудник должен быть всегда доступен. Они устанавливают временное окно, когда работник должен быть на связи, и часы, в которые они могут быть недоступны.
Такой подход учитывает индивидуальные особенности сотрудников: время их личной продуктивности, семейные обстоятельства, образ жизни. Необходимость перезарядить батарейку может понадобиться, к примеру, после серии энергозатратных встреч и совещаний. Эта система помогает не просто временно отвлечься от работы, но и сохранить баланс между работой и личной жизнью.
Исследование показало, что сотрудники, которые могут сами строить свое расписание, больше вовлечены в жизнь компаний и демонстрируют инновационные подходы к задачам. А автономия в принятии решений, выборе места или методах работы сокращает нервное напряжение, позволяет укрепить здоровье.