Составьте общий список спикеров
Об эксперте: Дарья Лукина, бренд-директор образовательного проекта SETTERS EDUCATION.
Сначала нужно определиться, для чего нам нужны зарубежные спикеры:
- охватить новые аудитории,
- повысить имидж мероприятия,
- дать участникам события актуальную и полезную информацию,
- что-то еще.
Затем четко сформулируйте цель и задачу этого спикера. Когда определились, можно начинать создавать конкретный список спикеров.
Продумывайте тематические блоки конференции и составляйте список людей, которые подойдут по тематике мероприятия. Лучше всего накидывать желаемых спикеров всей командой — это отличная механика, которая помогает обменяться персонами, за которыми следят члены команды.
Ищите дополнительную информацию об экспертах: в тематических СМИ, социальных сетях, на биржах и других платформах. Можно посмотреть программу мероприятия конкурентов и накидать список спикеров оттуда.
Формируйте финальный список. Когда появляется вторичный список с полной информацией, записывайте его в отдельную таблицу с именами, контактами, помечайте, есть ли прямой выход на этих спикеров или нет. Такая структура поможет понять, где вам нужно будет немного постараться для связи с экспертом, а где есть достаточно теплый контакт.
Формулируйте предложение
Когда список экспертов готов, нужно приступать к офферу — предложению поучаствовать в мероприятии. Это один из самых главных этапов. Здесь не получится просто написать спикеру: «Привет! Мы делаем такую-то конференцию, пойдете ли вы к нам?».
Эксперты обычно очень занятые, особенно, если это head, top или CEO огромных компаний. У них большой входящий поток сообщений, поэтому предложение должно быть действительно интересным и цепляющим. Вот пример хорошего предложения, которое можно использовать в качестве шаблона.
Структура письма
Приветствие: обычно обращаемся просто по имени.
Представление: как вас зовут, из какой вы компании — со ссылками.
Цель письма: желательно указать сразу в привязке к тому человеку, которому вы пишете. Например, вы хотите пригласить специалиста на конференцию по дизайну, а специалист — известный дизайнер, который совсем недавно выпустил классную книгу о своем собственном подходе к визуальным образам.
Краткая информация о мероприятии. Здесь очень важно указать количество участников, можно предполагаемую целевую аудиторию с указанием стран, откуда участники/спикеры, формат — онлайн или офлайн. Тут же можно сослаться на спикеров предыдущих лет, если уже были известные имена, или тех, кто уже подтвердился в этом году, и кого специалист может знать сам.
Что вы хотите от специалиста — допустим, краткое выступление. Если есть ориентиры по тематикам, укажите и их тоже. Расскажите, с чем вы готовы помочь, сколько вовлечения нужно — например, 1 час на прогон, 1 час на краш-тест (первая защита презентации проекта. — РБК Тренды), еще 2 часа на запись.
Если у вас есть визуальные материалы, тоже обязательно их приложите, это могут быть видео прошлогодних конференций.
Укажите, что вы на связи по любым вопросам, уточните, интересно ли спикеру участвовать и устраивают ли конкретные условия, которые вы предложили.
Подпишите письмо, укажите свои контакты.
Подготовьте презентацию и отдельное внимание уделите тексту. Нужно показать все, что будет происходить на конференции: прилагайте скрины статей о компании, ссылки на социальные сети, видео с прошлых мероприятий. Визуализируйте вашу работу и постарайтесь найти максимальные точки соприкосновения со спикером.
«Например, если это спикер из креативной индустрии, то мы говорим о своей экспертизе, предоставляя наши международные достижения и награды в креативных сферах. Это очень удобно, потому что спикер сразу понимает, что с ним работают люди с опытом», — объясняет Дарья Лукина из SETTERS EDUCATION.
Текст тоже хорошо работает, но в него стоит добавлять все ссылки на англоязычные сайты, презентации и полезные данные. Здесь важно установить деловые отношения.
Сленг, сарказм и непонятные аббревиатуры лучше опустить. Используйте грамматически корректные предложения, чтобы человек вас правильно понял. Текст не должен выглядеть одинаковым для всех экспертов. Пишите для каждого спикера индивидуальное приглашение, а после того, как закончите, сделайте перерыв и перечитайте текст заново. А еще лучше — отдайте его на вычитку носителю языка.
Важно не просто предлагать выступить эксперту в какой-то день, а сразу обговаривать формат и дату. Спикер должен видеть насколько вы готовы помогать с презентациями, проводить краш-тесты и как вообще будет происходить весь процесс. Все это нужно обозначить в одном сообщении.
Если спикеру задавать миллион уточняющих вопросов, то, скорее всего, он откажется, потому что время — деньги. Если есть такая возможность, делегируйте вопрос рекрутинга спикеров своим зарубежным партнерам и дружественным компаниям. Иногда именно они могут помочь на кого-то выйти, презентуя вашу компанию, и дальше вы уже сможете появиться с каким-то своим предложением.
Не забывайте про важность сроков в работе с зарубежными экспертами, их расписание может быть прописано на полгода или год вперед. Лучше начинать общение за пару месяцев или раньше, чтобы шансы на сотрудничество были выше. И всегда прописывайте, когда будет съемка или выступление, сколько времени нужно на подготовку и каким образом вы будете в этой подготовке участвовать.
Важно выбрать подходящий способ коммуникации. Например, можно связаться с экспертами в LinkedIn, а не только в Facebook. Это нетворкинговая площадка, а не просто соцсеть для поиска работы или просмотра вакансий. Если вдруг вы не знаете кого-то напрямую, но видите общих друзей на Facebook или в LinkedIn, постараетесь попробовать найти контакт через них.
Работайте с отказами
Иногда спикеры отвечают отказом. Чаще всего они мотивированы либо сроками и занятостью, либо отсутствием интереса — например, к конкретному рынку.
Онлайн-формат обычно получает меньше отказов. Приехать в Россию сможет далеко не каждый эксперт, а вот выступить онлайн со своей миссией перед российской аудиторией — почему бы и нет.
Если эксперт отказывается от выступления по причине нехватки времени, стоит поблагодарить его и оставаться на связи. Периодически вы можете напоминать ему о себе и приглашать в новые проекты. А если спикеру просто неинтересно, вежливо принимаем отказ.
Применяйте теорию шести рукопожатий
Дарья Лукина:
«В прошлом году мы хотели пригласить известного креативщика Пабло Роша на нашу digital-конференцию «Коллеги в интернетах». Мы написали ему на почту, но никто не ответил. Тогда мы пошли другим путем: связались с подругой CEO нашего образовательного проекта, которая базируется в Лос-Анджелесе. Через вторые руки у нее был выход на Пабло и за нас обещали замолвить словечко.
Пабло ответил на наше предложение: «Звучит классно. Пусть напишут мне на почту» и дал совершенно другой адрес, которого не было на его сайтах и аккаунтах. И получилось! Мы написали приглашение и предложили созвониться на несколько минут, чтобы рассказать немного подробнее о конференции и показать презентацию. Для него были важны не столько деньги, сколько наша история с замыслом о работе».
Теория шести рукопожатий действительно существует. Обычное приглашение по почте работает далеко не всегда, а вот благодаря теплым контактам и ценности мероприятия повышается заинтересованность любого спикера. Но даже если у вас нет друзей за рубежом, которые могут вам посодействовать, самый верный помощник — общие друзья на LinkedIn.
Работайте со спикером
Помните, что большинство спикеров сами хотят решать, о чем будет их лекция. Вашей задачей остается лишь проверить, насколько она связывается с общей идеей конференции.
После всех согласований эксперты уходят готовиться к выступлению. Рекомендуется устраивать после подготовки краш-тест — Zoom-созвон, на котором человек делится концепцией своего выступления, а вы помогаете ему докрутить материал.
Дарья Лукина:
«На профессиональных конференциях спикеров часто отпускают в свободное плавание: раз пригласили классного специалиста, то можно не беспокоиться — он точно расскажет что-то годное. Мы считаем по-другому. Легкое напоминание, краш-тесты, постоянный контроль результатов в мессенджерах — полезная вещь, если хотите быть уверенными в контенте. Но и тут важна эмпатия — идите навстречу, если из-за загрузки дедлайны двигаются».
Будьте уверены в себе, даже если работаете с очень известными людьми из крупных бизнесов. Когда на связи международный специалист из сильной команды, это может пугать — страшно лишний раз предложить спикеру что-то исправить. Но если вы связаны общей идеей, не бойтесь общаться на равных — по ту сторону такие же люди, как и вы.
Помните: для большинства зарубежных спикеров не столь важен гонорар, они желают транслировать свою идею на новую аудиторию и получать мощные охваты. Безусловно, есть те, для кого деньги — первоцель, но их не так много. Старайтесь донести до спикера, насколько интересна и уникальна его экспертиза для вашей сферы и рынка, как его идея могла бы помочь многим и перевернуть чей-то мир с ног на голову.