Читайте РБК без баннеров

Подписка отключает баннерную рекламу на сайтах РБК и обеспечивает его корректную работу

Всего 99₽ в месяц для 3-х устройств

Продлевается автоматически каждый месяц, но вы всегда сможете отписаться

Продуктивность: как научиться приносить максимальные результаты

Фото: Unsplash
Фото: Unsplash
Неправильный подход к решению задач может отнимать у вас до 16 часов в неделю. Рассказываем, что еще влияет на продуктивность, и объясняем, как ее оценить и повысить

Что такое продуктивность

Продуктивность — это мера, которая позволяет оценить результаты деятельности. Она определяет количество продукции, произведенное за период времени. Например, у компании есть два завода. Завод «А» за месяц выпустил 100 деталей, а завод «Б» — 150. Значит, последний был более продуктивным.

Продуктивность можно сравнивать у сотрудников, подразделений компаний, самих корпораций и так далее. Ее можно замерять и в своей повседневной жизни для оценки личных успехов. Например, сегодня на тренировке вы пробежали 5 км за полчаса, а на прошлой — 4 км. Выходит, ваша продуктивность выросла.

В чем разница между продуктивностью и эффективностью

В экономике и сельском хозяйстве часто добавляют, что продуктивность нужно оценивать в соотношении с расходами. Однако это не совсем верно: такому формату измерений скорее соответствует термин «эффективность». Эффективность — это объем продукции с учетом затрат.

Если продуктивность показывает количество результата, для замера эффективности так же важен путь, которым вы его достигли. Вернемся к примеру с заводами и копнем глубже. Более продуктивный завод «Б» произвел 150 деталей, но на нем работало вдвое больше сотрудников. Тогда при равных затратах с заводом «А» он бы выпустил всего 75 деталей. Предприятие «А», где сделали 100 деталей, оказывается на 25% эффективней.

Различия между продуктивностью и эффективностью на примере работников колл-центра
Различия между продуктивностью и эффективностью на примере работников колл-центра

Критерии продуктивности и эффективности

Для оценки этих метрик компании с 2000-х годов широко используют методологию KPI (Key Performance Indicators) — ключевых показателей результата деятельности. Обычно они выражаются в конкретных цифрах, которые нужно достичь за определенный срок.

Показатели можно сформулировать для подразделений или отдельных сотрудников. Например, хороший KPI для HR-специалиста — количество нанятых работников, успешно прошедших испытательный срок. Для отдела продаж — число новых клиентов за период. Для предприятия — объем выручки за определенное время.

Прогрессивный способ замера эффективности и продуктивности — система Objectives and Key Results. Изначально метод разработали в Intel, но сегодня его применяют повсеместно. OKR используют как стартапы, так и гиганты вроде Google и LinkedIn. С его помощью можно ставить любые цели, эффективно отслеживать результаты и добиваться необходимой продуктивности.

Суть OKR в том, чтобы сформулировать большие цели (Objectives) и промежуточные результаты (Key Results), которые помогут их достичь. Нужно обозначить дедлайны и количественные показатели успеха и отслеживать прогресс в процентах. Метод предполагает амбициозность — выполнение плана на 70–75% считается победой.

Пример таблицы в Excel с заполненным OKR
Пример таблицы в Excel с заполненным OKR

Какие факторы влияют на продуктивность

На продуктивность человека сильно влияет состояние его организма, которое зависит от внешних и внутренних факторов. Например, об этом говорит недавнее исследование Гарвардской школы общественного здравоохранения. Эксперимент показал, что чем выше в помещении концентрация углекислого газа, тем ниже когнитивные функции испытуемых. Так что даже простое проветривание офиса и хорошая вентиляция уже могут повысить продуктивность.

На рабочем месте важен не только свежий воздух, но и естественное освещение. К такому выводу пришли ученые Корнеллского университета. Сотрудники офисов с достаточным количеством солнечного света испытывают на 84% меньше проблем, влияющих на продуктивность. У них не перенапрягаются глаза и реже болит голова.

Другое исследование того же университета показало, что на продуктивность влияет и температура воздуха. Испытуемые, работавшие при 20°С и ниже допускали на 44% больше ошибок, чем трудившиеся при 25°С. Но и слишком высокая температура может плохо сказаться на работоспособности.

Зависимость продуктивности от температуры в помещении. Исходя из графика, идеальная продуктивность достигается при температуре в помещении около 71–72 °F или 22 °C
Зависимость продуктивности от температуры в помещении. Исходя из графика, идеальная продуктивность достигается при температуре в помещении около 71–72 °F или 22 °C

Чтобы оставаться продуктивным, нужно следить за качеством и количеством сна. Исследование Вашингтонского государственного университета доказывает, что чем хуже человек высыпается, тем больше неверных решений он принимает. В Калифорнийском университете считают, что недостаток сна снижает способность к обучению на 40%.

Необходимы и занятия спортом. Есть научное подтверждение, что регулярные аэробные тренировки, например езда на велосипеде, повышают концентрацию и улучшают память. Также аэробика помогает повысить креативность и улучшает настроение. Положительные эмоции от упражнений снижают уровень стресса, который негативно влияет на продуктивность.

Как повысить продуктивность

Чтобы поддерживать высокий уровень продуктивности, недостаточно следить за внешними и внутренними факторами. Для этого важно научиться правильно планировать, управлять временем и распределять нагрузку.

Определите пики своей продуктивности

Большинство людей наиболее продуктивны в утренние часы. Исследования показывают, что мы лучше справляемся с задачами в период с 8:00 до 14:00 часов. Поэтому эффективнее планировать сложные дела на это время, а рутинные — на остаток дня. Чтобы более точно оценить индивидуальные пики продуктивности, можно воспользоваться системой Криса Бейла, автора блога A Life Of Productivity.Составьте таблицу и отслеживайте три показателя по десятибалльной шкале: уровень концентрации, энергии и мотивации. Не задумывайтесь над количеством баллов слишком глубоко — записывайте первую пришедшую на ум цифру. Оценку нужно давать каждому часу на протяжении дня. За три недели вы получите точное понимание, в какое время бываете наиболее продуктивны.

Таблица для оценки пиков продуктивности от автора блога A Life of Productivity Криса Бейла
Таблица для оценки пиков продуктивности от автора блога A Life of Productivity Криса Бейла

Откажитесь от многозадачности

Переключение между задачами может снижать продуктивность на 40%. То есть неправильный подход к организации работы способен отнимать у вас до 16 часов времени в неделю. Исследование Университета Лондона и вовсе показывает, что многозадачность снижает IQ, EQ и негативно влияет на физическое состояние мозга. Лучший выход — полностью концентрироваться на одном деле, не отвлекаясь на посторонние вещи.

Освойте техники тайм-менеджмента

Многим знаком «метод помидоров». Его суть в том, чтобы работать по 25 минут, а затем отдыхать в течение 5. После четырех таких циклов следует делать большой перерыв на полчаса. Однако исследования, основанные на данных, показывают другие цифры. Так, компания Draugiem Group выяснила, что наиболее удачное соотношение работа/отдых — 52/17 минут.

Фото:Shutterstock
Экономика образования Методика Pomodoro: как управлять временем

«Метод слона» помогает справиться с крупными проектами. Все просто — нужно делить «слона» на небольшие подзадачи и одну за другой постепенно решать их. Другой похожий способ справиться с объемными делами — «метод швейцарского сыра». Вычлените из большого проекта наиболее интересные задачи и начните с них. Так вы легко втянетесь в процесс, и когда дойдете до скучных частей, работы останется не так много.

Свою эффективность давно доказала матрица Эйзенхауэра — специальный фреймворк для приоритизации задач. Он помогает понять, что нужно сделать в первую очередь, а от чего стоит отказаться в принципе. Подробно об этом инструменте мы уже рассказывали в отдельном материале.

Фото:Shutterstock
Экономика образования Матрица Эйзенхауэра: как разобраться с делами раз и навсегда

Можно пользоваться системой «канбан», чтобы эффективно отслеживать прогресс. Метод позволяет визуально отобразить все важные показатели на специальном табло. Существует много удобных сервисов для создания таких досок. Мы подготовили большую статью о том, как правильно их использовать.

Психолог Ник Уигнал рекомендует планировать дела и готовиться к утру следующего дня с вечера. Распишите задачи на завтра, разложите еду по контейнерам, если берете ее с собой, и заранее соберите одежду, в которой поедете на работу. Разгрузив утренние часы от рутины, вы освободите свое наиболее продуктивное время для более важных дел.

Ограничивайте количество больших задач

Вам нужно на собственном опыте понять, сколько сложных вещей вы можете взять на себя в течение дня. Понаблюдайте за тем, как у вас получается справляться с разным количеством больших задач. Обычно это число лежит в диапазоне от одной до трех.Например, Дмитрий Грин, вице-президент «Рыбаков фонда», советует ставить одну крупную задачу на день. Похожую схему предполагает «принцип 1-3-5»: одно масштабное дело, три средних и пять небольших. Крис Бейли в своей книге рекомендует каждый день выделять по три важные вещи и акцентировать все внимание на них.

Обновлено 24.12.2021
Главная Лента Подписаться Поделиться
Закрыть