Когда-то здесь сидел бухгалтер: как начать цифровизацию HR-процессов

Зачем компаниям нужна цифровизация HR

Образ сотрудника сильно изменился за последние несколько лет. Это люди, которые вышли на работу, когда мир перешел с «бумаги» на «цифру». Поэтому работники информационного века ожидают от работодателя актуального предложения. Условный разработчик — это специалист, который не готов и не хочет проходить бумажный ад или постоянно работать в офисе. По статистике SuperJob, россияне готовы потерять 10% в зарплате, чтобы получить возможность работать удаленно. Еще 20 лет назад это бы казалось дикостью, но теперь это реальность.

В мире бурно развивается гиг-экономика — с каждым годом все больше людей начинают работать на себя. Теперь это и маркетологи, и специалисты по Data Science, и юристы, многие из которых раньше занимали позиции в крупных компаниях. По данным PwC, в России уже есть 14 млн проектных исполнителей: только за 2020 год их количество увеличилось на 76%. И это число продолжает расти.

Социальная экономика Свобода по выбору: настоящее и будущее фриланса в России

Работать с фрилансерами так, как со штатными исполнителями, невозможно: особенно когда речь идет о сотнях исполнителей. Ведь каждому из них нужно удаленно ставить задачи, платить и юридически закрывать работу. Последнее особенно сложно, поскольку у многих из них разный налоговый статус, часть и вовсе работает «по-черному» — по статистике Контур.Фокуса в России зарегистрировано 3,5 млн ИП. Но, несмотря на все сложности, для сохранения и привлечения новых талантов компаниям важно адаптироваться под новые условия, показать свою конкурентоспособность.

Цифровизация HR помогает оптимизировать и масштабировать бизнес, отказаться от неэффективных процессов. Например, можно увидеть, как отделы рекрутмента или условной бухгалтерии в крупных компаниях уже заменяются цифровыми решениями. Те же ERP-системы забирают на себя адаптацию и администрирование персонала. (ERP — enterprise resource planning. ERP-система нужна для планирования ресурсов компании. Например с ее помощью можно вести налоговый учет или планировать кадровую нагрузку. — РБК Тренды).По данным исследования консалтинговой компании KMDA, 64% компаний считают цифровую трансформацию важнейшей целью бизнеса, необходимой для противостояния современным вызовам. А цифровизация HR-процессов — один из ключевых этапов, который стоит перед компаниями в период трансформации.

Этапы цифровизации HR

Исследование SAP и Deloitte показало, что только у 9% компаний в России полностью цифровизированы HR-процессы. При этом 25% российских организаций до сих пор все делают вручную, «на бумаге». Остальные находятся на той или иной стадии интеграции цифровых решений. В принципе, уровень цифровизации HR можно поделить на четыре этапа:

HR «на бумаге»

Большинство процессов, связанных с рекрутингом, наймом и работой с сотрудниками, не структурированы и делаются вручную.Если вы на этом этапе:

• Составьте карту HR-процессов. Обозначьте все ситуации взаимодействия с сотрудниками, определите какие цели несут те или иные HR-процессы. Обычно их можно поделить на следующие задачи:
• Поиск и найм сотрудников.
• Обучение и адаптация персонала.
• Развитие талантов и кадрового резерва компании.
• Оценка результатов и эффективности сотрудников.
• Администрирование персонала.
• Оцените текущие HR-процессы. Чтобы это сделать нужно посчитать сколько времени, денег или других ресурсов вы тратите. Например:
• Для поиска и найма сотрудников нужно посмотреть на время, которое уходит на рекрутмент. Причем время всех сотрудников, которые так или иначе вовлечены в процесс: от HR до менеджеров, которые ищут людей к себе в команду.
• Уровень обучения и адаптации персонала можно оценить с помощью внутреннего тестирования, интервью и чек-листов выполнения процессов.
• Развитие талантов можно оценить скоростью роста сотрудника внутри компании.
• Администрирование персонала можно измерить точно также, как и найм. А именно, количеством затрачиваемого времени всех людей, которые так или иначе вовлечены в процесс. Время — деньги: чем больше времени разных людей вы тратите на поддержание процесса, тем больше денег вы тратите.

Любые изменения внутри должны опираться на цели, задачи и стратегию бизнеса. Если вы решили цифровизировать HR, то ваша главная задача — понять, зачем это нужно бизнесу и какую выгоду он может получить. Составив и оценив карту HR-процессов внутри компании, можно понять, как их оптимизировать — самостоятельно или с помощью сторонних решений.

Например, как сократить время поиска кандидатов? Можно «вытянуть» из процесса лишних людей, отдать процесс на аутсорс или подключить сторонний сервис.

Экономика образования Кадры для цифровой экономики: кто они — дети, студенты, взрослые?

Фрагментарная автоматизация

На этом этапе компании только начинают автоматизировать HR-процессы. Для этого используются внешние продукты:

• CRM-системы для постановки и контроля задач вроде Asana или Trello.
• Сервисы для автоматизации поиска и найма кандидатов. Например, GoRecruit или Experium.
• Платформы для поиска проектных исполнителей — Naimix, Arbonum.
• Сервисы, которые автоматизируют документооборот и выплаты подрядчикам и временным сотрудникам, вроде Solar Staff.

Бывает так, что на этом этапе компании проще разработать собственную систему для автоматизации. Условно, написать собственную CRM. Рекомендую делать так только после анализа, а в идеале и внедрения уже существующих на рынке механизмов. Изобретать свой «велосипед» гораздо сложнее чем внедрять что-то готовое.

Если вы не видите готового продукта, который поможет решить вашу HR-задачу, то можно посмотреть на лидеров рынка, спросить про их собственные решения и договориться о внедрении. Условный «Яндекс» может использовать собственную систему подбора и онбординга курьеров — это не внешний продукт, но уже готовое решение.

Зрелая автоматизация

Следующая задача — формирование общего пространства, в котором будут структурированы данные инхаус-команд, фрилансеров, подрядчиков, а также базы кандидатов. Для подобной интеграции существуют:

• ERP HCM (Enterprise Resource Planning module: Human Capital Management) — система планирования и развития человеческих ресурсов компании.
• TMS — (Talent Management System) — модуль обучения и контроля талантов компании.
• ATS (Applicant Tracking System) — система контроля и сопровождения кандидатов и сотрудников на испытательном сроке.
• E-Staff Recruiter — программа, которая полностью автоматизирует процесс рекрутинга: от поиска до собеседования, тестирования и найма.

Цифровизированный HR

Этап полной цифровизации HR-процессов, в котором в разработанную структуру интегрируются последние решения HR-рынка: от low-code платформ, на основе которых разрабатываются корпоративные приложения, до машинного обучения, которое отвечает за постоянное развитие построенной HR-системы.

Экономика образования Алгоритмы подбора кадров ошибочно отвергли миллионы кандидатов в США

Сегодня таких компаний немного, но видно, что тренд цифрового HR выходит далеко за рамки крупного бизнеса. Теперь об этом думает и средний, и малый бизнес.

Путь от «бумажной» работы до собственного цифровизированного пространства сложен, но неизбежен. Это особенно важно на фоне роста числа проектных исполнителей и повсеместного интереса к фрилансу. А если у вашей компании недостаточно ресурсов для развития внутренних HR-систем, то российский рынок уже предлагает массу готовых решений, которые можно взять за основу для цифровой трансформации.