Почему важно мыслить проектами
Проекты окружают нас повсюду. Например, вы хотите детскую площадку во дворе дома. В голове появляется образ будущего — безопасная площадка с качелями, на которой играют счастливые дети. Здесь возникает проект, а вокруг него — люди. Чтобы появилась площадка, нужно познакомиться с соседями, договориться с управляющей компанией, выбрать подрядчика, собрать деньги и проконтролировать установку. Управляя проектом, вы находитесь в середине системы и влияете на ее части. Именно от вас зависит конечный результат — будет детская площадка во дворе дома или нет.
Проектное мышление — умение четко видеть проблему в процессах и находить оптимальные решения, учитывая ресурсы и время. Навык становится необходимым для людей всех возрастов и профессий. Инженеров учат этому в университете: студенты ищут и устраняют неисправности в установках. Государственные структуры и бизнес активно переходят на проектное управление, чтобы не повторять ошибки, а предугадывать и решать проблемы.
Проектное мышление похоже на творческое, но отличается способностью видеть образ будущего и находить к нему путь. Управляя проектом, вы раскладываете проблему на части, ищите между ними связи и противоречия, подбираете подходящие инструменты для решения этой проблемы. Учитесь основам проектирования и технологии, развиваете критическое мышление, саморефлексию и другие гибкие навыки.
Что такое проект
Проект — это проблема, решенная по расписанию. Мы целенаправленно выбираем решение, ограниченное по времени и ресурсам, чтобы получить уникальный единовременный результат. Спланировать путешествие, найти работу, построить гараж — все проекты.
Проект начинается с проблемы или мечты. Проблема — это несоответствие наших ожиданий и реальности. Мы хотим удобные дороги, но по всему городу они разбиты, поэтому считаем дорогу проблемой. Мечта отличается от проблемы более позитивным и ярким эмоциональным образом. Например, мечта стать космонавтом может превратиться в проект с конкретным результатом.
Как развивать проектное мышление
Чтобы развить проектное мышление, нужно управлять проектами разной сложности. Переходить от простых проблем к более сложным — с этапами, делегированием и меняющимися условиями.
В проектном мышлении четыре этапа:
- Видим проблему.
- Продумываем образ будущего без проблемы.
- Понимаем, какие ресурсы потребуются для достижения этого образа и рассчитываем время.
- Планируем и действуем.
Вместе с тренером Ассоциации тренеров Российского союза молодежи (АТ РСМ) Анной Аполосовой мы подобрали инструменты для управления собой, людьми и проектами. Они помогут развить проектное мышление и решить проблемы в повседневной жизни.
Управляем собой
Представьте рутину в виде проектов. Проект — это задача, которую нельзя решить за один подход. Любой проект можно разбить на задачи, а их тоже рассмотреть как проекты. Представьте свои текущие дела в виде проектов с целью и сроками. Например, разложите ремонт в квартире на несколько задач. Подберите материалы, купите их или закажите доставку. Найдите подрядчика или сделайте все сами. Подумайте, как оптимизировать проект и решить задачи оптимальным путем.
Автор книги «Сделайте это завтра» Марк Форстер разделяет проекты на два типа: продолжительные и организационные. Чтобы сделать продолжительный проект, нужно выполнять похожие действия длительное время. Например, учить испанский язык или играть на гитаре. Форстер предлагает превратить их в ежедневную привычку и выделить время в расписании.
Организационные проекты состоят из серии разных действий, которые приведут к определенной цели. Например, рекламная кампания или запуск сайта. Такие проекты лучше разбить на задачи и добавить в список дел на завтра.
Делайте постепенно. Форстер уверен, что худший вариант поведения — метаться между слишком большим количеством задач и предлагает делать дела по очереди. В ресторане вы физически не сможете съесть больше одного основного блюда. С задачами нужно поступать так же. Установите правило: работать только над одной задачей.
Чтобы оценить умение выполнять задачи по очереди, возьмите лист бумаги и составьте список дел, которые вы когда-нибудь хотели бы сделать. Запишите такие дела, до которых руки никак не доходят.
Выберите одну небольшую задачу из списка и примите два решения:
- Пообещайте себе, что сосредоточьтесь на выполнении этой задачи, пока не закончите ее.
- Не занимайтесь другими делами, пока не завершите первое.
Обучение как проект. Продуманный план помогает учиться и расти. Представьте свое образование в виде большого проекта с небольшими этапами. Для такого проекта в Бюро Артема Горбунова придумали метафору иллюзии альпиниста.
Представьте высокий пик и альпиниста, который мечтает его покорить. Он уверен, что это самая высокая вершина. За несколько метров до пика альпинист чувствует, что уже все узнал и смысла идти дальше нет, поэтому поворачивает назад. Такой альпинист не узнает, что эта вершина — совсем не великая. Это подножие более высокой горы, а за ней другие. План обучения помогает видеть несколько высоких вершин и превращать свое образование в проект.
Пусть вершинами будут ключевые этапы обучения. Для каждого придумайте цель и поставьте сроки. Спланируйте покорение каждой вершины как проект: подберите источники и найдите людей, которые помогут развить нужные навыки. Например, вы хотите стать арт-директором. Этапами может быть профессиональный рост: новичок → дизайнер → старший дизайнер → арт-директор. Для этого вам потребуются книги, курсы, наставники и коллеги на каждом этапе. Такой путь может быть долгим, но он того стоит.
Управляем людьми
Основной инструмент управления людьми — делегирование. Вы передаете часть задач, дел и полномочий другим людям, чтобы достичь конкретного результата. Так вы учитесь объяснять задание другому человеку, контролировать и принимать результат.
Базовое делегирование. Вы можете делегировать простые бытовые задачи, чтобы сэкономить время для более важных дел:
- Готовку — заказывать приготовленную еду с доставкой.
- Поход в магазин за продуктами — покупать в онлайн-гипермаркетах с доставкой на дом.
- Уборку — заказать услуги клининговой компании.
- Выбор одежды — купить одежду в онлайн-магазине с доставкой и примеркой.
Делегировать простые бытовые задачи выгодно, если ваше время стоит дороже. Например, вы заказали пять книг в интернет-магазине. Вы можете забрать их из пункта самовывоза и потратить на это два часа, либо оплатить курьерскую доставку за 400 руб. Допустим, час вашей работы стоит 600 руб., тогда два потраченных часа обойдутся в 1,2 тыс. руб. В такой ситуации выгоднее заказать курьера, а свободное время потратить на фриланс, самообразование или отдых.
Профессиональное делегирование. Личные и профессиональные задачи можно делегировать удаленному помощнику:
- Заказать билеты на самолет, забронировать отель или записать вас на прием к врачу.
- Собрать информацию и подготовить выжимку. Найти потенциальных партнеров или выбрать курсы для обучения.
- Сделать рутинную или неинтересную работу. Ответить на комментарии и заявки, подготовить презентацию для выступления.
Вы платите удаленному помощнику за время, которое он потратит на задачу. Например, отправляете тезисы своего выступления и просите подготовить презентацию за три часа. Помощника можно найти через соцсети, знакомых или специальные сервисы — «Профи.ру» или YouDo.
Если вы пишете статьи, можно нанять корректора, который вычитает текст и исправит ошибки. Если ведете соцсети — контент-менеджера, который подготовит черновики постов. Для управления сложными проектами и людьми проектные менеджеры используют систему Agile и канбан-доски. Мы подробно рассказывали о них в статье о навыке бережливого производства.
Чтобы эффективно делегировать:
- Делегируйте задачи как можно быстрее. Так исполнителю будет проще спланировать работу, чтобы выполнить задачу вовремя.
- Не отдавайте работу, которую должны сделать к последнему сроку. Всегда оставляйте буфер времени для маневра. Например, если результат нужен через неделю, дайте помощнику пять дней.
- Понятно объясните: что и когда нужно сделать.
- Установите промежуточные сроки, если проект сложный. Это поможет сделать работу качественно и в срок.
- Сразу напоминайте о просроченном дедлайне исполнителю. Если этого не сделать, человек может подумать, что это неважно.
Управляем проектами
Dragon Dreaming (мечта дракона). Dragon Dreaming развивает новую культуру управления проектами, сосредоточенную на личностном росте, развитии сообществ и экологии. Метод разработали в Австралии работники экологического фонда Джон Крофт и Вивьен Эланта.
Проектное управление в Dragon Dreaming не замыкается на планировании и действии. Проект начинается с совместного мечтания, а заканчивается совместным празднованием. Это основная ценность подхода, — участники собираются, мечтают, благодарят друг друга, отмечают собственный рост и рост коллег.
Управление проектов в Dragon Dreaming представляют в виде колеса из четырех частей:
- Мечтание: сбор информации, мотивация, осознание.
- Планирование: разработка стратегий, подходов, тестирование и прототипирование.
- Действие: реализация, управление и администрирование, оперативный контроль.
- Празднование: овладение новыми навыками, благодарность, результаты преображения, постижение мастерства.
Части постоянно сменяют друг друга. Если представить этот цикл в виде прожитых суток, получится, что ночью во сне мы мечтаем, утром планируем, днем делаем, а вечером празднуем и благодарим себя. Первый и последний этапы лучше провести в необычных местах, добавляя ко встрече ритуалы команды. Это укрепит доверие и раскроет команду изнутри.
Социальный проект. В социальном проекте люди объединяются вместе, чтобы решить общественную проблему, которая их беспокоит. Например, плохая экология, заброшенный парк, недоступная среда для маломобильных людей, бездомные животные. Даже небольшой социальный проект поможет развить навыки управления проектами, людьми и собой.
В проекте РСМ «Пространство развития» разработали набор карточек для социального проектирования, которые помогают поэтапно управлять проектом.
В основе набора — карта социального проекта, состоящая из девяти этапов:
- Мечтание.
- Поиск и формулировка проблемы.
- Поиск проектной идеи.
- Постановка цели проекта.
- Составление плана реализации проекта.
- Подготовка к реализации, работа с партнерами и информационное освещение.
- Реализация проекта.
- Анализ реализованного проекта.
- Празднование.
Социальный проект начинается с мечтания. Мечта поможет обрисовать образ будущего, найти социальную проблему, придумать идею и воплотить ее в жизнь. Например, в вашем городе есть большой заброшенный парк, в котором вы хотите отдыхать и проводить свободное время. Скорее всего, другие горожане тоже хотят там гулять. Вам нужно найти их и вместе придумать решение проблемы. Чтобы восстановить парк, можно убрать мусор, организовать в парке бесплатные фестивали и проводить экскурсии, найти партнеров, которые восстановят скамейки и фонари. Через такой проект вы прокачаете набор гибких, научитесь управлять проектами, принесете пользу обществу и себе.
Чек-лист проектного цикла
Вместе с коллегами тренер Анна Аполосова подготовила чек-лист проектного цикла. Он поможет придумать, спланировать и сделать проект.
Чтобы научиться управлять проектами
- Пользуйтесь инструменты для управления собой, людьми и проектами.
- Представьте рутину в виде проектов.
- Учитесь делать постепенно.
- Представьте свое обучение в виде проекта.
- Делегируйте бытовые и профессиональные задачи.
- Создайте проект по Dragon Dreaming.
- Придумайте и реализуйте свой социальный проект.