Что такое гибридный офис и как правильно его внедрять

Основные отличия гибридного офиса

После полутора лет пандемии бизнес, похоже, определился с форматами работы. Наиболее предпочтительным вариантом стало сочетание очного и удаленного формата: 70% компаний заявляют, что оно станет новой нормой. В России эту модель собираются внедрять более половины работодателей (53%).

Такое сочетание офисного и удаленного режимов получило название гибридного формата, или гибридного офиса. Причем под понятием «офис» понимаются не просто кабинеты и переговорные, но и то, каким образом проходит деятельность. То есть термин включает в себя не только физическое, но и социальное пространство, подчеркивают эксперты НИУ ВШЭ в аналитическом докладе «Гибридные офисы».

По их словам, несмотря на популярность модели и множество тематических публикаций, ее сложно четко определить и описать. До конца непонятно, каким должно быть соотношение удаленных и офисных работников на «гибриде». Эксперты сходятся во мнении, что степень такой «гибридности» должна определяться в каждом случае отдельно — в зависимости от специфики работы, целей и предпосылок перехода на гибрид.

Тем не менее, кое-какие ориентиры все-таки есть. В качестве примера авторы доклада приводят выкладки аналитиков из BCG. Последние называют гибридным офисом такую комбинацию офисного и удаленного формата, при которой более 30% сотрудников работают вне офиса больше половины времени. «Говорить о новом формате работы обоснованно в том случае, если компания сталкивается с необходимостью существенно менять основные и вспомогательные бизнес-процессы. А это происходит, когда значительное количество сотрудников работают удаленно», — отмечают эксперты из ВШЭ.

Они выделяют несколько основных черт новой модели.

Характеристики гибридного формата работы:

• частичное присутствие персонала в офисе по гибкому, но заранее согласованному графику;
• офисные пространства перестраиваются под совместную работу проектных команд, используются коворкинги;
• неперсонифицированные рабочие места;
• четкое планирование времени и содержания личных встреч и совместных активностей;
• адаптивное рабочее пространство, которое можно трансформировать в зависимости от актуальных задач.

Как внедрять новый формат

Потенциальная возможность удаленки и, соответственно, гибридного формата, зависит от особенностей работы, корпоративной культуры компании и сложившегося стиля лидерства. При этом подходы к такому формату и детали его реализации могут меняться не только от компании к компании, но и от одного подразделения к другому. Но в любом случае переход на новую модель требует определенной последовательности действий.

Пошаговый переход на гибрид: рекомендации экспертов ВШЭ

Собрать основных стейкхолдеров и определить, зачем требуется внедрение гибридного формата. На этом этапе нужно очертить цели и предполагаемые результаты проекта.

Определить лидера проекта, который будет отвечать за разработку бизнес-плана и руководить его реализацией. В команду по реализации проекта должны войти:

• финансисты;
• менеджеры по работе с персоналом;
• специалисты по безопасности и ИТ;
• менеджеры по бизнес-трансформации и внутренним коммуникациям;
• представители административно-хозяйственного отдела.

Разработать бизнес-план. В нем необходимо отразить, во сколько обойдется внедрение гибридного формата и какие выгоды оно принесет. Также нужно выработать критерии оценки результативности проекта.

Выбрать пилотное подразделение для внедрения гибридного офиса.

Проанализировать роли и категории задач для сотрудников, которые могут быть переведены в гибридный формат с учетом требований информационной безопасности. Стоит учесть целый ряд факторов — например, насколько рабочие операции связаны с физическими объектами и социальными взаимодействиями (в том числе с клиентами — внешними или внутренними), насколько сложно переместить оборудование или обеспечить к нему удаленный доступ.

Проанализировать бизнес-процессы, которые придется менять в связи с переходом на гибрид.

Оценить систему постановки задач и удаленного контроля результативности. Причем здесь важен не только контроль, но и процедуры обратной связи.

Проанализировать инфраструктуру и каналы коммуникации, которые понадобятся для гибридного формата. Доступ к командной работе должен быть одинаковым вне зависимости от географии.

Изучить корпоративную культуру и выявить аспекты, которые потребуют повышенного внимания.

Определиться с редизайном офисного пространства. Как правило, это означает сокращение площадей под персонализированные рабочие места и расширение пространств для командной работы.

Составить план мероприятий. Здесь эксперты советуют обратить внимание на наиболее сложные аспекты гибрида. Например, мониторинг уровня стресса сотрудников, наполнение информационного пространства компании, поддержание коммуникации и обратной связи.

Обеспечить мониторинг гибридного формата. Авторы доклада рекомендуют продолжать такой мониторинг в течение трех-шести месяцев. В этот период нужно регулярно замерять эффективность и проводить опросы сотрудников, чтобы оценить ситуацию и выявить проблемные точки.

По окончании пилотного периода определить, от каких решений лучше отказаться, что улучшить, а что можно смело тиражировать на всю компанию.

Как крупные компании переходят на гибрид

В процессе подготовки аналитического доклада авторы из ВШЭ провели две конференции и серию интервью с представителями компаний, которые уже внедряют гибридный формат. Они поделились опытом, рассказали о сложностях удаленки и решениях, которые делают дистанционку и гибрид более эффективными и менее болезненными.

IKEA

Компания заранее подготовилась к локдауну и обеспечила сотрудников ноутбуками для удаленной работы. Основные трудности были связаны с системой электронного документооборота: потребовалось дополнительное оборудование и найм курьеров. Но затраты окупились за счет сокращения командировок и расходов на офис. В следующем финансовом году компания будет планировать 50%-ное сокращение бюджета на командировки.

По словам представителей IKEA, гибридный формат расширяет возможности для найма сотрудников из других регионов. И если до пандемии были сложности с привлечением узких специалистов, то теперь их удалось успешно нанять. Среди негативных моментов удаленной работы здесь отмечают высокий стресс, переработки и выгорание сотрудников.

Решения для удаленки и гибрида

• Цифровой кодекс с правилами онлайн-работы. Он ограничивает длину встреч (не более 45 минут), устанавливает обязательные перерывы между встречами и не рекомендует назначать их после 17:00 или в обеденный перерыв.
• Упрощенный доступ к руководителям и увеличенная частота встреч с ними.
• Более частные опросы по удовлетворенности сотрудников.
• Совместные активности для сотрудников — например, занятия йогой или кулинарные классы.
• Пошаговые инструкции для новичков, в которых прописаны все шаги, которые нужно совершить в первые месяцы работы.

Выбранный компанией формат гибрида предполагает, что 50% сотрудников работает в офисе и 50% — удаленно. В России за сотрудниками сохранятся закрепленные рабочие места. В других странах (Германия, Швеция) они останутся только у тех работников, чья деятельность физически привязана к месту — например, к зоне хранения документов.

«Росбанк»

Частичный удаленный формат в банке начали практиковать еще до пандемии, но он не был особенно популярен. Дистанционно сотрудники работали только один раз в неделю. Во время массового внедрения удаленки сложности, как и у большинства работодателей, были связаны с документооборотом и дефицитом привычной коммуникации.

Решения для удаленки и гибрида

• Инструкции по организации удаленной работы и планированию дня для сотрудников.
• Запуск канала в Telegram, усиление фокуса на развитие корпоративной социальной сети.
• Обучающие корпоративные каналы, посвященные правильной организации команд в режиме онлайн и управлению удаленными сотрудниками.

По оценкам компании, в процессе перехода к гибридному формату 75% затрат ушло на ИТ-инфраструктуру и информационную безопасность (ноутбуки для сотрудников и защита данных), 15% — на реновацию помещений, 10% — на остальные статьи. Но расходы полностью окупились за счет сокращения офисных площадей.

HeadHunter

До пандемии компания использовала решения для удаленной работы — прежде всего, для сотрудников, у которых было много командировок. Также на дистанционку перевели несколько специалистов по продажам. Однако ментально руководители не были к этому готовы, признают в компании.

При внедрении дистанционного режима во время пандемии основное время ушло на настройку систем безопасности звонков, а также поддержку удаленных сотрудников. Экстренный переход потребовал роста затрат примерно на 25% (перемещение рабочих мест, наем дополнительных сотрудников для решения срочных вопросов, резервные каналы связи и так далее). В то же время компания сэкономила на командировках, а эффективность команд выросла.

Решения для удаленки и гибрида

• Индивидуальные встречи с руководителем по постановке задач — не реже одного раза в две недели.
• Еженедельные статус-митинги в открытом формате (к ним может присоединиться любой сотрудник). К встрече готовятся презентации, по итогам — ревью, которое выкладывается в общий доступ.
• Обучение самодисциплине, персональному тайм-менеджменту и методам удаленной или гибридной работы.
• Планируется более широко вовлекать сотрудников в принятие решений через возможность участвовать в любых внутренних проектах и бизнес-разработках.
• Мониторинг психологического и эмоционального состояния сотрудников, психологическая поддержка.
• Запрет на работу в выходные дни.

Последние опросы внутри компании показали, что более 50% менеджеров не планируют возвращаться к 100% присутствию в офисе и полностью выводить свою команду в офлайн. 30% вообще не намерены выходить в офис, около 20% поддерживают гибридный формат.