Не только для отчетности: используем электронную подпись по максимуму

Это электронная цифровая подпись. Обычно ее называют просто электронной подписью. Есть три вида ЭП, каждая из них дает разные возможности.

Простая электронная подпись (ПЭП) существует в двух вариантах. Во-первых, как набор данных в электронном документе (например, в документах Microsoft Office — как подтверждение авторства). Во-вторых, как коды доступа из СМС или пара «логин-пароль» на сайтах.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) создается методами криптошифрования. Владелец получает закрытый и открытый ключ ЭП. Первый передается ему в виде токена, второй доступен всем, с кем владелец ведет электронный документооборот. Открытый ключ связан с закрытым и позволяет подтвердить подлинность ЭП.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) — полный аналог собственноручной подписи. Она придает документам юридическую силу без дополнительный условий. Создается как НЭП, но обязательно имеет сертификат в бумажном или электронном виде, структура которого определена Федеральной службой безопасности. Программное обеспечение для работы с КЭП также сертифицировано ФСБ.

Стоимость зависит от вида и назначения электронной подписи. Самый доступный вариант для физических лиц обходится в сумму от ₽1 тыс. в год. Он подойдет для работы с порталом госуслуг, регистрации ИП или недвижимости через интернет.

Для бизнеса стоимость может составлять от ₽2 тыс. до ₽16 тыс. рубей и более.

Например, для онлайн-подачи налоговой отчетности, использования онлайн-касс, торговли алкоголем или маркировки товаров.

Как отмечает руководитель Удостоверяющего центра «Контура» Сергей Казаков, 9 из 10 предприятий в России уже пользуются ЭП. Но инструмент не навязывают предпринимателям, подчеркивает он.

«Чисто теоретически бизнес можно вести и без банковского счета: рассчитываться наличкой, хранить деньги в мешке. Но удобно ли это?» — рассуждает эксперт. То же касается и электронной подписи. С ней работать проще, чем без нее.

По словам Казакова, интерес бизнеса к получению и использованию ЭП растет даже в тех сферах, где без нее можно обойтись. Эксперт объясняет это тремя причинами.

1. Применение ЭП ведет к прямому сокращению операционных затрат. Стоимость электронного документа примерно в два раза ниже бумажного, указывает Казаков. Бумага дорожает, к ее цене прибавляются расходы на принтеры, почтовые отправления. При этом предпринимателю нужно постоянно контролировать процесс доставки документов. Есть вероятность, что из-за ошибки почтового оператора контрагент их не получит. Тогда бумаги придется отправлять снова.

2. Благодаря ЭП бизнес ускоряется. Решения можно принимать быстрее, что особенно актуально в новой экономической реальности. Раньше предприятия могли себе позволить потратить пару недель, чтобы подписать соглашение с поставщиками. Сегодня, если быстро не оформить документы, товара на складе может не оказаться, его продадут кому-нибудь другому.

3. ЭП открывают дорогу к госзаказам. На сегодняшний день, по мнению Казакова, бизнес максимально заинтересован в государственных деньгах. «Государство в любой кризис платит своим поставщикам. Сейчас это тихая гавань для тех, кто ищет новых клиентов», — поясняет он.

По данным опроса, который провели аналитики «Контура» среди владельцев малых и микропредприятий, 56% используют ее только для подписания и отправки отчетности.

На самом деле с помощью уже имеющейся ЭП можно подписывать документы в совершенно разных сценариях, рассказывает Казаков. Ведь одна квалифицированная электронная подпись директора может подойти и для отчетности, и для торгов, и для обмена документами с контрагентами.

Часто бывает так, что руководитель бизнеса заводит ЭП, чтобы сдавать отчетность. Потом у организации появляется желание участвовать в торгах. Человек, который отвечает за это, может не знать, что у руководителя уже есть ЭП, и предлагает ему завести еще одну подпись — уже для закупок. На деле руководитель может использовать одну и ту же ЭП и для отчетности, и для подписания контракта.

«В действительности сфера применения такой подписи ничем не ограничена. Ограничены только знания об ЭП. Наша задача — снимать барьеры, говорить о том, что это универсальный инструмент, который много где пригодится», — комментирует Казаков.

Однако если подпись оформлена на тендерного специалиста, то не стоит передавать ее бухгалтеру — это то же самое, что передать ему личную банковскую карточку. Лучше завести на каждого сотрудника собственную подпись или определить того, кто будет подписывать все документы.

Кроме того, ЭП могут отличаться по дополнительным услугам и спецификациям. Так, вместе с электронной подписью для торгов могут идти консультации экспертов по закупкам.

С помощью ЭП можно реализовать достаточно много разных сценариев.

• Участвовать в электронных торгах. Для работы с госзакупками по 44-ФЗ, 223-ФЗ и коммерческими торгами необходима КЭП. Без нее бизнес не сможет получить госконтракт или стать подрядчиком крупной компании, например, РЖД или «Роснефти». Подпись потребуется на всех этапах торгов — от регистрации в Единой информационной системе и подачи заявки на участие до предложения своей цены на аукционе и подписания контракта.
• Перевести документооборот с госорганами в электронный вид. С помощью ЭП можно не только сдавать отчетность, но и отправлять запросы в различные государственные органы. Например, чтобы уточнить информацию о налогах или по другим вопросам. Для бизнеса это важно, учитывая, что требования органов могут быстро меняться.
• Найти новых контрагентов и подписать с ними контракты. Если возникли проблемы с поставками из-за рубежа, иностранные заказчики приостановили сотрудничество или просто хочется найти новых партнеров, всегда можно обратиться к организациям из других регионов. Сегодня многие переговоры ведутся в онлайн-формате, а необходимые документы скрепляются с помощью ЭП. По договоренности между собой стороны могут использовать любой вид электронной подписи. Но гарантом юридической силы электронных документов (без подписания допсоглашений) является только КЭП.
• Подать иск в суд. Сделать это можно с помощью той же ЭП, что оформлялась для подачи отчетности. В условиях новой реальности бизнес будет все чаще сталкиваться с необходимостью защитить свои права или разобраться в непростой ситуации с поставщиком или заказчиком, предполагает Казаков.
• Получить банковские услуги. С помощью КЭП компания может дистанционно получить банковские гарантии, а физлицо — оформить онлайн-кредит.
• Работать с подрядчиками на удаленке. ЭП помогает при оформлении сотрудника как на полную ставку, так и в формате частичной занятости по договору ГПХ. Квалифицированная подпись позволяет официально оформить трудовые отношения.
• Оформить недвижимость онлайн. Недвижимые активы можно продать или купить, сделка проводится с помощью квалифицированной ЭП через Росреестр. Электронная подпись также дает возможность запросить информацию об интересующем объекте — проверить его юридическую чистоту, чтобы застраховаться от рисков.

Постепенно покрытие российского бизнеса электронными цифровыми подписями будет стремиться к 100%, ожидает Казаков. Все больше людей и организаций начнут применять ЭП для решения повседневных задач.

По словам эксперта, в 2022 году в России продолжит развиваться кадровый электронный документооборот. «Мы видим, насколько удобнее и эффективнее подписывать все кадровые документы — начиная от трудового договора и заканчивая приказами и распоряжениями, нормативными актами — в электронном виде. Это быстрее, не заваливает кадровую службу лишней работой по распечатыванию бумажек», — говорит Казаков.

Другое перспективное направление — самозанятые. У них есть постоянная необходимость обмениваться документами, актами, договорами с покупателями. Они часто работают в удаленном режиме. Чем легче им общаться с заказчиками, тем лучше они себя чувствуют. При этом самозанятым не нужна КЭП, им подойдет и неквалифицированная электронная подпись как более простой инструмент для физлиц, отмечает руководитель удостоверяющего центра.

«Мы уже видим такой тренд. Думаю, у всех экономически активных физиков в течение трех-пяти лет появится какая-нибудь электронная подпись, квалифицированная или неквалифицированная, в зависимости от их рода деятельности», — говорит Казаков.