Облачные сервисы для удаленной работы: чем заменить Google и Microsoft

Microsoft отключает российские компании от облачных сервисов, Google также ввел ограничения и уже отключил облачный сервис BigQuery. Workspace и Google Cloud пока продолжают работу, но бизнес-сообщество обеспокоено и ищет альтернативы облачному офису.

Предлагаем несколько вариантов замены популярных сервисов Google и Microsoft и рассказываем, почему стоит обратить внимание на облачные серверы.

Какие есть риски

Когда компания зависит от внешних поставщиков облачных сервисов, она подвержена ряду рисков:

1. Ограничение доступа. Зарубежные компании вынуждены следовать санкционной политике, поэтому могут внезапно прекратить предоставление услуг. Также ограничения могут устанавливать на уровне законодательства России при несоблюдении требований, например, обработки данных.
2. Изменение условий. Политика компании-поставщика может измениться, что приведет к введению дополнительных ограничений.
3. Проблемы с оплатой. Даже если оплата возможна, из-за курса валют и комиссии она может быть невыгодной.
4. Безопасность данных. Хранение данных на серверах, расположенных за пределами страны, всегда сопряжено с риском утечек и несанкционированного доступа. Это особенно нежелательно для корпоративных клиентов, работающих с конфиденциальными данными.

Конечно, сейчас самый серьезный риск — отключение всех российских аккаунтов Microsoft и Google. Это уже случилось с сервисами Notion, Wix, Hubspot и другими — сотни тысяч российских пользователей были вынуждены за несколько дней найти альтернативу, чтобы сохранить данные. Несмотря на то, что Google заявила, что не планирует отключать аккаунты физических лиц от бесплатных сервисов, отдельные пользователи уже жаловались на проблемы с регистрацией через российские сотовые номера. В связи с этим россиянам рекомендовали отвязать от Google-почты важные адреса банковских и финансовых сервисов.

Бизнесу в этом отношении необходимо особенно пристально следить за ситуацией и рассмотреть возможности миграции данных на российские платформы. Для компаний и стартапов, которые заранее не подготовились к переносу, использование зарубежных платформ может стать серьезной проблемой в будущем.

Индустрия 4.0 Как сохранить Google Docs и другие данные из Google на случай блокировки

Какие есть альтернативы облачному офису

Замена всей экосистемы Microsoft или Google одним решением практически невозможна. В России пока нет единого сервиса, который бы предлагал такой же продуманный набор продуктов для коллективной работы. Однако можно интегрировать в работу несколько разных сервисов, которые выполняют те же функции или даже предлагают больше возможностей, или разместить необходимое для работы ПО в облаке. В любом случае менять нужно не только само решение, но и привычки, адаптировать бизнес-процессы.

Миграция в сервис с аналогичным набором возможностей

Эта стратегия предполагает поиск и внедрение альтернативных облачных сервисов, которые имеют функционал, аналогичный Google Workspace или Microsoft 365.

Сейчас на российском рынке доступны аналоги Google Workspace, например, «Яндекс 360 для бизнеса», «Мой Офис», OnlyOffice. Зачастую переход на них требует перестройки привычных процессов, но в целом их функционал схож с сервисами Google и Microsoft в области работы с документами.

Преимущества:

• Переход на другой сервис с похожим функционалом в основной массе не потребует значительных изменений в рабочих процессах.
• Пользователям не придется долго осваивать новые интерфейсы и инструменты, так как большинство функций остаются теми же.

Недостатки:

• Отсутствие полного аналога облачных офисов от Google и Microsoft — функционал существующих программ будет ограничен.
• Пока на российском рынке мало подобных решений, поэтому найти подходящий сервис, который будет отвечать бизнес-требованиям, сложно.
• Готовые решения могут стоить дороже, чем, например, решения, которые вы развернете и настроите сами.

Индустрия 4.0 Топ-6 аналогов Google Docs на случай его блокировки

Набор облачных сервисов для коллективной работы

Иногда бывает трудно найти единый сервис, который сможет полностью заменить весь функционал Google или Microsoft. В таком случае можно интегрировать в работу компании несколько специализированных сервисов, каждый из которых отвечает за выполнение определенных задач, например:

• электронная почта и календарь для взаимодействия между сотрудниками и клиентами: Mail.ru, «Яндекс 360», VK Почта;
• офисный пакет для совместной работы с документами: «Яндекс Документы», «Мой офис», «Р7-Офис»;
• таск-менеджер для управления проектами и задачами: Kaiten, Week, «Пачка»;
• программы для организации видеоконференцсвязи: «Контур.Толк», «Яндекс Телемост», «VK Звонки».

Такой подход потребует некоторого времени на подбор и интеграцию различных сервисов, но он позволяет получить максимальную гибкость и функциональность, соответствующую вашим потребностям.

Преимущества:

• Возможно подобрать оптимальное сочетание сервисов под конкретные нужды компании.
• Комбинирование нескольких сервисов может дать доступ к большему количеству функций и инструментов.

Недостатки:

• Потребуется время на подбор подходящих инструментов, оптимальных по цене и набору возможностей.
• Управление несколькими сервисами одновременно может усложнить администрирование и поддержку.
• У каждого сервиса свои условия использования и ограничения, что создает дополнительную нагрузку на команду — необходимо будет следить за оплатой подписок и администрированием.

Индустрия 4.0 Как российскому бизнесу перейти на отечественные облачные решения

Собственные инсталляции

Другой вариант — размещение необходимого программного обеспечения в облаке. Вместо использования готовых сервисов и решений можно развернуть собственные серверы в облаке и установить на них нужные приложения. Это даст полный контроль над данными и IT-инфраструктурой. При этом управлять услугами можно будет из единого личного кабинета.

В облаке можно развернуть любые инструменты, необходимые для удаленной командной работы. Например, офисные пакеты и облачное хранилище, чтобы обеспечить совместную работу с документами, или системы управления проектами, как Jira. Надежные провайдеры, такие как Cloud.ru, «Рег.ру», Selectel, предлагают предустановку всех необходимых приложений за несколько минут — это значит, что при заказе услуги пользователь может выбрать пул приложений, с которыми будет работать. Например, у провайдера «Рег.ру» есть конфигуратор облачного сервера, где можно выбрать ПО, с которым вы будете работать в облаке.

Преимущества:

• У компаний остается контроль над данными и ПО, при этом за обслуживание инфраструктуры отвечает провайдер.
• Собственная инсталляция более гибкая в управлении — по необходимости можно добавлять приложения, развертывать различные операционные системы на виртуальных серверах, управляя инфраструктурой из одного личного кабинета.
• Возможно настроить инфраструктуру и ПО под конкретные задачи и потребности бизнеса.
• Аренда серверов и установка собственного ПО выгоднее, так как готовые решения в долгосрочной перспективе всегда стоят дороже.

Недостатки:

• Для настройки и управления инфраструктурой желательно иметь в штате администратора.
• Ответственность за безопасность, обновления и поддержку лежит на компании, а не на внешнем поставщике.

Экономика инноваций Топ-7 аналогов Google Keep, которые работают в России

Предположим, компании необходимо перевести сотрудников на удаленный формат работы и заменить сервисы Google и Microsoft. Сотрудникам нужны инструменты для общения, редактирования документов, организации видеоконференций и обработки заявок. Все эти задачи можно решать в облаке:

• CRM-система для работы с клиентами → можно развернуть в облаке «Битрикс24» или «1C» — это популярные сервисы, где можно фиксировать обращения клиентов, обрабатывать заявки и автоматизировать продажи.
• Электронная почта и календарь → создать собственную почту на домене для приема и отправки электронных писем.
• Совместная работа с документами → облачное хранилище, например, Nextcloud или Onlyoffice, с возможностью совместной работы над файлами.
• Организация видеоконференций → можно установить любую платформу для митингов, например, Jitsi Meet или TrueConf, с возможностью записи встреч и демонстрации экрана.

Итог: что выбрать для бизнеса

При выборе оптимального решения опирайтесь на ваши возможности и задачи, которые стоят перед бизнесом:

1. Требуемый функционал. Определитесь, какие функции критичны для вашей компании. Нужны ли вам только базовые офисные приложения или требуется более сложное ПО для управления проектами и разработки?
2. Бюджет. Оцените, сколько готовы потратить на внедрение и поддержку решения. Некоторые сервисы могут требовать высоких начальных вложений, в то время как другие предполагают ежемесячные подписки.
3. Уровень технической подготовки. Насколько опытна ваша IT-команда? Готовы ли вы взять на себя полное управление инфраструктурой или предпочтете довериться внешнему провайдеру?
4. Безопасность и контроль. Важна ли для вас полная автономия и контроль над данными? Или вы готовы делегировать часть ответственности внешним провайдерам?

Небольшим командам и малому бизнесу, где важны простота и экономия, эффективнее будет оформить подписку на готовые сервисы или рассмотреть возможность комбинации нескольких разных продуктов. Кроме того, можно оптимизировать затраты, используя бесплатные версии сервисов — например, некоторые компании предлагают бесплатную подписку для команд из 5-10 человек.

При наличии опытной команды среднему и крупному бизнесу, где нужны гибкость и безопасность, стоит обратить внимание на облако с предустановкой необходимого ПО. Оно обеспечит высокий уровень надежности и масштабируемость.