Об эксперте: Вячеслав Матвиевский, управляющий партнер компании Sensu by TWIGA CG (системная интеграция и разработка BI-систем).
Последние несколько лет бизнес как мантру повторяет, что данные — золото. Но согласно исследованию Seagate и IDC, компании эффективно используют только 32% информации, а 44% данных не собирают вовсе. Препятствий для этого несколько: сложность со сбором информации, ее хранение в разрозненных базах, недостаточная сопоставимость данных из разных источников. Улучшить ситуацию помогает использование BI-систем.
Business Intelligence (или BI) — системы, которые автоматически собирают информацию из разных источников, соединяют в целостную картину в удобном формате и дают возможность строить отчетность, быстро и удобно анализируя большие объемы данных. Аналитики ожидают, что мировой рынок BI-систем к 2028 году увеличится с $24 млрд в 2021 году до $43 млрд в 2028 году, что говорит о востребованности бизнесом.
Как это работает
Типовая BI-система для среднего или крупного бизнеса состоит из следующих элементов:
- ETL-процесса (Extract, Transform, Load). Так обозначают набор инструментов, которые подключаются к источникам данных, собирают из них информацию, преобразуют до необходимого качества, и загружают в систему.
- Хранилища данных — базы, в которой хранится аналитическая информация из всех источников, очищенная от лишнего и связанная логически.
- BI-системы (BI-приложения). Она позволяет пользователям подключиться из внешнего интерфейса и работать с данными в графическом или табличном виде.
- Клиентской части — приложений, с которыми работают пользователи, разрабатывая и используя отчеты.
Работает система следующим образом. С помощью ETL-процессов система по расписанию получает данные из источников, преобразует их и сохраняет в хранилище (DWH) в единообразном виде. Из них формируется модель данных. Пользователи работают с моделью через привычный интерфейс Excel и Power BI.
Профессиональные BI-системы — это кастомизированные продукты, которые разрабатываются под конкретную организацию. Она выбирает платформу, на которой будет разрабатываться продукт (Microsoft, Google, Oracle, Open source и другие), а дальше компания-подрядчик на ней пишет код. Процесс может занять от месяца до двух лет.
Время разработки зависит от количества и сложности источников данных, их структуры, охвата функциональных областей, числа пользователей и возможности команды с обеих сторон (со стороны заказчика и со стороны исполнителя) вовремя выполнять свои части работы. Чтобы с последним не вышло заминок, а результат не разочаровал, обратите внимание на следующие шесть пунктов.
1. Разобраться с целями
Проблема. Компания осознает цель в общих чертах и хочет решить вопрос с данными и отчетами, но не представляет, как должен выглядеть конечный результат. Часто хочет «волшебную таблетку», которая решит проблему.
Решение. Вот как можно конкретизировать цели, посмотрев на BI-систему с двух сторон.
С точки зрения типа потребления:
- Гибкая система отчетности, позволяющая пользователям самим строить новые формы отчетности, интерактивно работать с данными без разработчиков.
- Стандартизированная система отчетности, автоматически рассылающая отчеты всем пользователям без возможности их править.
- Комбинированные варианты.
С точки зрения функциональных областей:
- Коммерческая отчетность (закупки, продажи, остатки, наценки, маржа, информация по торговым точкам, товарам и так далее).
- Финансовая отчетность (стандартизованные формы, любые пользовательские формы управленческого учета и отчетности).
- Производственная отчетность.
- Сводная отчетность по всем сферам бизнеса.
- Прочие области (охрана труда, экология, мониторинг стройки и так далее).
Идеально, если цели зафиксированы по методике постановки целей SMART: то есть они конкретны, измеримы, достижимы, значимы и ограниченными по времени.
2. Определить конечных пользователей системы
Проблема. Инициаторы изменений по работе с данными — чаще всего собственники и руководители бизнеса, но пользоваться системой будут скорее всего линейные сотрудники.
Решение очевидное: привлекать конечных пользователей на всех этапах разработки. Но все должно быть правильно оформлено внутри компании:
- Работа сотрудников вписана в график проекта в человеко-часах.
- Заложена финансовая мотивация участников проекта со стороны заказчика и привязана к тем же этапам, что и выплаты разработчикам.
- В команду включены не все вообще пользователи, а только ключевые представители. Предложения от участников проходят утверждение руководителями проекта со стороны заказчика и только после передаются в работу.
3. Выбрать ответственных за проект
Проблема. Сотрудники заказчика часто не мотивированы на участие в проекте. Из-за этого с первых шагов проект начинает затягиваться по той причине, что «все заняты», а разработчики получают очень мало информации — процессы описаны поверхностно и без нюансов.
Решение: выделить отдельных исполнителей, связать запуск системы с их KPI, составить детальный план трудозатрат заказчика, с описанием задач, сроков и ответственных. О необходимости этого говорит тот факт, что объем трудозатрат со стороны организации составляет обычно 30% от времени аналитиков подрядчика.
4. Подготовить источники данных
Проблема. BI берет данные из других систем: учетных, бухгалтерских, управленческих и так далее. Важно, чтобы эти источники уже были спроектированы и внедрены до начала разработки самой системы BI. В противном случае это может привести к бесполезной подготовке и отмене проекта (по причине отмены внедрения источников информации), затягиванию сроков или огромному объему работ по перепроектированию подключения к системам, которые поменялись в процессе.
Запустив проект в неправильной последовательности, можно впустую сжечь до половины выделенных на него ресурсов: как времени, так и средств.
Решение: закончить работу по внедрению источников данных, а только после этого увязывать их в BI-систему. Хороший исполнитель не подпишется на исполнение проекта до тех пор, пока не будут завершены работы по проектированию и согласованию макетов отчетов и требований к BI-системе.
5. Поскорее переходить к промышленной эксплуатации
Проблема. Сотрудники компаний, заказывающих BI-системы, обычно не очень понимают, как должны выглядеть промежуточные версии: не задают уточняющих вопросов и ограничиваются односложной обратной связью, неохотно тестируют отдельные элементы продукта.
Решение: скорее переходить к этапу промышленной эксплуатации, потому что на этом этапе начинается реальное тестирование, и сотрудники со стороны заказчика могут дать более предметную обратную связь. К моменту запуска системы в эксплуатацию она может быть не готова еще на 30-50%.
6. Обо всем договориться на берегу
- заказчик согласен с тем, как работает команда исполнителя;
- по итогам предпроектных работ есть одинаковое понимание конечного результата проекта;
- оценка проекта на основании предпроектный работ устраивает обе стороны;
- в юридическое оформление оплат включены плановые и дополнительные работы сотрудников со стороны подрядчика на основе системы трекинга задач.
Кажется, такой подход ведет к тому, что заказчик вынужден инвестировать значительно больше времени и средств в проектирование и в дополнительную мотивацию собственных сотрудников. На первом этапе так и есть.
Но в результате компании удастся значительно снизить риски в части затрат времени и средств, а детально проработанное техническое задание и крепкая команда проекта с обеих сторон, которая сформировалась во время подготовки, позволит выдержать проект на длинной дистанции и сохранить общий бюджет в пределах рынка, не расходуя лишнее на доработку. Значит, организация максимально быстро получит работающую BI-систему, которая поможет находить скрытые возможности и развивать бизнес компании.