10 км до офиса: как организовать ЭДО в локациях от Москвы до Магадана
«Полюс» — крупнейшая золотодобывающая компания в России. Занимает первое место в мире по запасам золота и четвертое — по объему добычи. Основные предприятия компании расположены в Красноярском крае, Иркутской и Магаданской областях, Якутии. Они включают пять действующих рудников, золотоносные россыпи и проекты в стадии строительства и развития.
Задачи
- Освободить рабочих от необходимости очного посещения фронт-офисов Общего центра обслуживания (HR-подразделение «Полюса»), а ОЦО от необходимости приема бумажных документов, их сканирования и хранения.
- Оптимизировать документооборот — исключить лишние шаги и трудозатраты, потери документов, ускорить их подготовку и подписание.
- Снизить стоимость документооборота за счет экономии на бумаге, печати и хранении.
- Улучшить имидж компании как работодателя.
- Создать платформу для дальнейшей цифровизации других сервисов компании.
Мотивация и предпосылки
В «Полюсе» работает более 20 тыс. человек. Из них большая часть — это сотрудники предприятий, повседневная деятельность которых не предполагает посещения офисов.
«Когда сотрудник работает в офисе и ему нужно просто спуститься на один этаж для подписания документов, это не так сложно. Другое дело, когда рабочему надо преодолевать по 10–20 км, чтобы оформить заявление или узнать статус документа», — рассказывает Влада Маева, старший бизнес-партнер по управлению персоналом.
Как правило, первыми электронный документооборот с электронной подписью в компаниях внедряют в бухгалтерии. Так было и в «Полюсе». «Сначала в электронный вид перевели первичные бухгалтерские документы, получили хороший эффект, после этого HR тоже приняли решение переходить на ЭДО», — отмечает эксперт.
Но новые задачи были на порядок сложнее. По сравнению с бухгалтерией подразделению HR требовался более широкий функционал. А главное, нужно было охватить всех сотрудников компании. Причем 68% из них работают без компьютеров — им просто некуда вставить токен с электронной подписью.
Решение
В «Полюсе» запустили проект внедрения цифровых HR-сервисов в формате личного кабинета сотрудника. Это сквозные бизнес-процессы, которые объединяют работников, их непосредственных и вышестоящих руководителей, кадровые службы и общий центр обслуживания компании. Проект охватил 29 компаний и всех сотрудников.
Для личного кабинета решили внедрять мобильное приложение и облачную электронную подпись, которую можно использовать без токена.
Реализация
Главная сложность заключалась в том, что на рынке не существует готовых «коробочных» решений с преднастроенными процессами, которые можно было бы быстро адаптировать под нужды компании. В «Полюсе», как и у других компаний, существует свой уникальный набор учетных систем, в том числе по кадровому и бухгалтерскому учету. Требовалось унифицировать маршруты согласования и подписания документов, выстроить сквозные процессы в виде надстройки к учетным системам, которая бы их объединила.
Проектная команда выбрала Agile-подход. Задачи дробили на части, делали прототипы с ограниченным функционалом, а затем их дорабатывали в тесном сотрудничестве с бизнесом.
Цифровые HR-сервисы создавали по нескольким основным принципам.
- 100% охват персонала:
- подключение всех работников к личному кабинету и сбор согласий на переход к электронному кадровому документообороту;
- выдача всем сотрудникам облачной усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП);
- разработка мобильного приложения, обеспечивающего доступ работникам без ПК.
- Фокус на рабочих:
- простота и удобство использования;
- удаленный доступ в режиме 24/7;
- исключение ситуаций, когда нужно очно обращаться в общий центр обслуживания.
- Максимальная автоматизация, в том числе контрольных процедур и формирования транзакций в учетных системах.
- Переход на безбумажный документооборот.
- Унификация и максимальная оптимизация бизнес-процессов:
- отказ от лишних шагов процесса и документов;
- если от документа нельзя отказаться, он переводится в ЭДО с применением электронной подписи;
- оптимизация и унификация маршрутов согласования.
Проект включал два основных компонента: внедрение автоматизированной системы цифровых HR-сервисов (создание личного кабинета сотрудника) и перевод сотрудников на электронный кадровый документооборот (сбор согласий на ЭКДО и выдача УНЭП). В одном мобильном приложении объединили все необходимые работникам HR-сервисы. Дополнительно создали веб-версию для тех, кто предпочитает работать на компьютере.
Для подписания документов внедрили двухфакторную аутентификацию. Первый фактор — это логин и пароль от аккаунта, второй — одноразовый пароль в СМС. Это обеспечивает защиту от злоумышленников.
Первым HR-сервисом, который удалось перевести в ЭДО с электронной подписью, было оформление служебных командировок.
Раньше перед поездкой требовалось оформить на бумаге план служебной командировки и явиться в ОЦО для ознакомления с приказом, теперь вместо них остался один электронный документ, который можно оформить в мобильном приложении. Также были автоматизированы выплата суточных и формирование электронного авансового отчета.
Сотрудник создает командировку в личном кабинете, согласовывает ее, покупает билеты, подписывает документ электронной подписью. Дальше ему автоматически начисляются суточные. После возвращения из командировки сотрудникам больше не требуется обращаться во фронт-офис ОЦО– авансовые отчеты формируются автоматически в электронном виде и отправляются на подписание.
Для продвижения личного кабинета среди сотрудников использовали наиболее востребованные HR-сервисы, например, просмотр расчетных листков: всем интересно увидеть данные по расчету своей зарплаты. До запуска сервиса руководители на предприятиях получали расчетные листки, печатали их и лично вручали рабочим. Сейчас каждый сотрудник может сам зайти в личный кабинет и посмотреть расчетные листки за любой период, а руководитель может сосредоточиться на своих производственных задачах.
Проектная команда начала работать в августе 2020 года, первые сервисы начали тестировать уже в декабре. Далее продолжалась работа по их совершенствованию, а также разработке и запуску новых сервисов. Система продолжает развиваться и сейчас.
«Мы еще не все кадровые документы перевели в электронный формат. Изначально некоторые виды документов не хотели включать в проект, так как на законодательном уровне не были четко прописаны правила их оформления и подписания в электронном виде, возникали юридические риски», — признаются в компании.
Для митигации данных рисков «Полюс» принял участие в эксперименте Минтруда по переходу на электронный кадровый документооборот. Компания формировала и направляла свои предложения по изменениям трудового законодательства, часть из которых была принята в виде поправок в Трудовой кодекс в 2021 году.
В поправках было четко прописано, что в электронный формат нельзя перевести только три вида документов — акты о несчастных случаях, приказы об увольнении и журналы инструктажей по охране труда. Это позволило расширить перечень новых проектируемых HR-сервисов.
Результаты
В рамках проекта разработали в общей сложности 84 цифровых HR-сервиса:
- 24 — для просмотра данных (личные данные, отпуска, расчетные листки и т.д.);
- 20 — по заказу справок и копий документов;
- 40 — по оформлению электронных документов с электронной подписью.
Использование электронных HR-сервисов в цифрах:
- 19,4 тыс. — общее число пользователей;
- 12 локаций от Москвы до Магадана;
- 74,9% — активные пользователи, которые хотя бы раз входили в систему;
- 94,8% сотрудников подписали согласие на переход на ЭДО;
- 93% согласований проходят за один день.
Количество, виды и статусы поступающих бумажных и электронных документов можно отслеживать на специальном дашборде. Он отражает динамику перехода «Полюса» на ЭДО и приживаемость разработанных сервисов.
Благодаря цифровым HR-сервисам «Полюс» сократил трудозатраты и стоимость документооборота, получил ощутимые качественные эффекты. Каждый работник теперь имеет доступ к цифровым HR-сервисам без необходимости специально ехать во фронт-офисы ОЦО.
Вместе с запуском личного кабинета HR-служба получила новый инструмент для адресной коммуникации с рабочими — рассылок, уведомлений, сбора обратной связи.
Кроме того, все сотрудники могут пользоваться стандартным функционалом платформы «Битрикс 24», на базе которого создан личный кабинет. В частности, им доступен модуль «Управление задачами и проектами». В последнее время он активно используется в компании для выставления поручений и контроля их исполнения.
В октябре проект «Внедрение цифровых HR-сервисов» получил премию журнала CFO Russia «Лучший ЭДО в России и СНГ 2022» в номинации «Лучший кадровый ЭДО».
Планы и перспективы
Создавать цифровые HR-сервисы «Полюс» начинал вместе с подрядчиками, но параллельно наращивал собственные компетенции по проектированию, разработке и сопровождению, а также экспертизу в части цифровизации, применения электронной подписи.
В 2022 году необходимость в подрядчиках отпала, так как «Полюс» принял стратегическое решение о создании «Полюс Диджитал» — единого центра экспертизы по программным продуктам и востребованным ИТ-решениям. С этого момента развивать и создавать новые HR-сервисы начала команда «Полюс Диджитал», применяя всю накопленную экспертизу и компетенции.
В ближайших планах компании — разработка и внедрение новых HR-сервисов, в том числе оформление отпусков, трудовых договоров и дополнительных соглашений, оперативное управление явочной численностью производственного персонала и многое другое.
Реализованный проект помог создать IT-инфраструктуру цифровизации и развития ЭДО для всех функциональных направлений. «Сейчас фокус развития ЭДО смещается в производство. У этого направления очень большие эффекты и потенциал развития. Поэтому «Полюс Диджитал» решил разработать собственный продукт — Производственный электронный документооборот. Уже сейчас решение проходит опытно-промышленную эксплуатацию и в «Полюсе» тестируется первый модуль этого продукта», — рассказывает Бурченко Евгений, Директор по развитию цифровых сервисов «Полюс Диджитал».