Задачи
- Найти офисное помещение с возможностью более гибкого срока аренды для компании «Технологии Доверия» (бывшая PwC). Повысить эффективность использования рабочего пространства, так как до этого компания располагалась в классическом офисе площадью 17 тыс. кв. м, который был законтрактован задолго до пандемии и давно не использовался в полном объеме.
- Перейти на новую модель activity-based working, чтобы сделать взаимодействие сотрудников как можно более комфортным, гибким и эффективным.
- Значительно повысить технологичность нового пространства и офисных решений.
Предпосылки и мотивация
В последние годы наше представление о трудовой деятельности изменилось. В историю стала уходить маятниковая миграция, когда утром сотрудник прибывал на рабочее место, а вечером покидал его. Поездки в офис для многих стали вовсе не обязательны. Ежедневное физическое присутствие для успешной работы, как правило, не требуется.
Согласно данным опроса ВЦИОМ 2022 года, 25% работающих россиян уже имеют опыт удаленной работы. 62% респондентов видят в таком формате больше плюсов, чем минусов. Те, кто трудится на удаленке, находят этот формат удобным. Но при этом 33% россиян хотели бы иметь возможность совмещать работу в офисе и из дома. Традиционный формат трудовой деятельности до сих пор остается востребованным для 49%.
Чтобы дать сотрудникам возможность работать как из дома, так и посещая офис, организации начали искать альтернативы классической модели.
Компания «Технологии Доверия» (ТеДо) занялась исследованием вопроса несколько лет назад. Ее эксперты ознакомились с организацией трудовых процессов по принципу activity-based office в десятках стран и пришли к выводу: новый формат позволит сделать коммуникацию между сотрудниками максимально эффективной, а потому его выбор будет верным стратегическим решением.
Решение
ТеДо рассматривала несколько вариантов помещений, но в 2022 году остановила свой выбор на Multispace Dinamo — технологичном офисе с комплексом гибких интерьерных и цифровых решений.
Договор с Multispace Dinamo заключен на долгий срок, но дает возможность изменять объем арендованных площадей. Арендовать сервисный офис для ТеДо оказалось эффективнее покупки собственного офисного пространства и удобнее прямой аренды классического офиса. К тому же Multispace не просто сдает помещение, а оказывает многочисленные услуги — от клининга до технической поддержки.
Реализация
Multispace Dinamo расположен в бизнес-центре «Арена» на Ленинградском проспекте. Здесь создана единая диджитал-среда. Цифровые решения включают Face ID, видео СКУД, мультимедийную инфраструктуру, систему «умного» хранения. Собственное мобильное приложение Multispace позволяет автоматизировать все офисные функции и адаптировать пространство под индивидуальные потребности и компании, и каждого сотрудника, а также управлять разными офисными локациями. Резидентам предлагается более 20 типологий рабочих зон. Используя смартфон, сотрудник может не только забронировать себе переговорную комнату для встречи или поменять температуру в конкретной зоне, но и, например, заказать кофе к определенному времени, чтобы не тратить даже несколько лишних минут на его ожидание.
При выборе концепции в компании ориентировались и на мнение самих работников. Каждый год в ТеДо проходит внутренний опрос сотрудников об их отношении к корпоративной культуре, трудовым процессам и рабочему пространству организации. Новый офис с современными интерьерами и множеством технологических решений был позитивно воспринят сотрудниками.
Результаты
- Новый офис ТеДо разместится на трех этажах, занимая в общей сложности 4,5 тыс. кв. м, и будет доступен для 3 тыс. сотрудников. С учетом гибридного формата работы, когда большинство сотрудников находятся на удаленке или в офисах клиентов, это оптимальный размер.
- На одном из этажей располагается клиентская зона с переговорными различных форматов, два других этажа — территория исключительно для сотрудников.
- Эффективность использования рабочих мест и новых сервисов позволит значительно снизить затраты: flex-пространства дешевле классических за счет более эффективной рассадки и позволяют без дополнительных трат увеличивать численность сотрудников на 30% после смены формата аренды.
Планы и перспективы
Пока новый формат работы смогут оценить только сотрудники московского офиса ТеДо. Но у компании есть представительства и в других городах России — Санкт-Петербурге, Казани, Екатеринбурге, Нижнем Новгороде, Новосибирске, Краснодаре, Воронеже, Ростове-на-Дону, Владикавказе. В ближайшей перспективе запланирован пересмотр концепции использования рабочего пространства и в региональных отделениях.
Эксперты ТеДо уверены, что ее переход на гибкий офис подаст пример и другим компаниям, которые стоят на пороге agile-трансформации. Среди тех структур, кто уже выбрал этот формат, — НЛМК, «Роскосмос», Совкомбанк, «Сбер», «Яндекс», ВТБ, Ozon, «Сбермаркет», «Тинькофф», «МТС», X5 Retail Group, ГК «ФСК».
Игорь Лотаков, управляющий партнер ТеДо:
«Новый формат — отчасти претворение в жизнь мудрого совета Льва Толстого, писавшего на «удаленке»: «Живя с людьми, не забывай того, что ты узнал в уединении. И в уединении обдумывай то, что ты узнал из общения с людьми». Классик вряд ли мог представить, что возникнет гибкий офис, но, очевидно, думал о его прообразе».