Читайте РБК без баннеров

Подписка отключает баннерную рекламу на сайтах РБК и обеспечивает его корректную работу

Всего 99₽ в месяц для 3-х устройств

Продлевается автоматически каждый месяц, но вы всегда сможете отписаться

Никогда не будут прежними: как компании трансформируются на удаленке

Фото: Shutterstock
Фото: Shutterstock
Переход на дистанционные и комбинированные форматы работы ускорил трансформацию компаний. Разбираемся, какие необратимые изменения сегодня происходят с бизнесом из-за внедрения удаленки

Дистанционка навсегда

95% европейских руководителей называют трансформацию рабочих процессов главным вопросом бизнеса, сообщила Microsoft по результатам исследования, которое провели для нее Boston Consulting Group и KRC Research. Эти трансформации связаны в первую очередь с переходом на дистанционную работу. Если в прошлом году только 14% компаний внедряли удаленку, то теперь этот показатель составляет 75%.

Сама Microsoft уже пересмотрела подходы к рабочему процессу, разрешив сотрудникам работать из дома менее половины рабочего времени. При этом менеджеры по своему усмотрению могут одобрить полную удаленку для позиций, на которых это возможно.

Подобные практики вводят не только ИТ-гиганты. Дистанционно работать не только на фоне пандемии планируют многие компании из самых разных отраслей. По данным Gartner, 82% руководителей готовы предложить сотрудникам часть времени работать из дома, 47% — полностью перевести на дистанционку. В России целиком или частично ввести удаленный формат после пандемии собираются 45% владельцев компания, выяснили Webinar Group вместе с «Левада Центром». Такой переход неизбежно изменит рабочие пространства, процессы и требования к ИТ-функции.

Инфраструктура для изменений

Критическое влияние на продуктивность во время дистанционной работы могут оказывать технологические сложности, показал опрос HeadHunter. В частности, респонденты жалуются на слабый компьютер или ноутбук, низкую скорость интернета, перебои со связью.

Андрей Себрант — об удаленной работе как части новой жизни Фото:Станислав Красильников / ТАСС

Также трудности возникают из-за частых отключений корпоративных сетей, медленной загрузки файлов и слишком долгого отклика при загрузке приложений. Чтобы решить проблему и обеспечить технологическую базу для удаленной работы, бизнес меняет ИТ-архитектуру и инвестирует в решения, позволяющие ускорить работу приложений и сетей, а также расширяет использование облачных сервисов.

Олег Мотовилов, директор облачного бизнеса МТС:

«Компаниям нужны дополнительные ИТ-ресурсы, чтобы внедрять дистанционные форматы и создавать виртуальные рабочие места, а также обеспечивать быстрое масштабирование инфраструктуры для предоставления онлайн-услуг. Облачные технологии способны дать компаниям все это быстро и без больших единовременных вложений. Бизнес понимает, что удаленный или комбинированный режим работы, привлечение распределенных команд — это не проблема, а просто новые правила игры. Каналы связи и инструменты коммуникаций сегодня развиты достаточно, чтобы обеспечить доступ к корпоративным системам из любой точки, где есть интернет. Причем системы и бизнес-приложения, размещенные в облаке, работают даже быстрее и надежнее, чем при традиционном подходе».

По словам Мотовилова, это касается в том числе вопросов безопасности. Облако от крупных провайдеров, как правило, имеет развитые системы защиты от кибератак и собственный SOC (Security Operation Center), что позволяет вести круглосуточный мониторинг инцидентов.

Фактически облака становятся основой удаленной работы, отмечают эксперты. В частности, в пресс-службе X5 Retail Group указывают, что корпоративная облачная система позволяет компании легко масштабировать ИТ-инфраструктуру и реализовывать проекты любой сложности. Облачная среда разработки отличается удобством использования ресурсов и широким выбором систем хранения данных, добавляют в X5 Retail Group.

Как РЖД за месяц перевел 110 тыс. сотрудников на удаленную работу

Уже в апреле спрос российских компаний на облачные сервисы вырос на 20-30% из-за перехода на удаленку. По мнению аналитиков, рост продолжится и после пандемии.

Однако сами по себе облака не могут обеспечить эффективную работу в удаленном режиме, предупреждают специалисты. Для поддержания высокой производительности нужно сформировать комплексную цифровую среду, которая станет продолжением и важной частью корпоративной среды компании, считают в провайдере. Помимо инструментов для синхронного взаимодействия, таких как Trello или Slack, нужны сервисы для защищенного хранения и обмена документами, которые позволяют управлять уровнями доступа и отслеживать движение файлов. И по возможности — общий календарь.

«С помощью ИТ-сервисов также желательно наладить систему обратной связи и отчетности, которая позволит отслеживать прогресс команд, — добавляет Мотовилов. — Однако чересчур увлекаться инструментами контроля все же не стоит. В новой дистанционной реальности намного эффективнее ориентироваться на результат, чем пытаться держать сотрудника за руку на протяжении всего рабочего времени».

Помимо обновления ИТ-инфраструктуры и подходов к управлению командой, компании на удаленке сегодня проходят через несколько важных трансформаций.

Трансформация офисов

Сотрудники оценили плюсы работы из дома, но для многих офисы по-прежнему играют важную роль как пространство для поддержания связи с коллегами. По данным Microsoft, работники компаний хотели бы проводить в офисе примерно треть времени. Похожие выводы сделали ученые из Института социального анализа и прогнозирования РАНХиГС. Только 10% респондентов предпочитают работать полностью удаленно, при этом больше половины (55%) выбрали бы частичную дистанционку. Идеальный режим для большинства опрошенных — приезжать в офис пару раз в неделю.

Это в целом соответствует видению и планам руководителей компаний. Большинство бизнес-лидеров ожидают, что в долгосрочной перспективе будет применяться гибридный формат, сочетающий офисную и удаленную работу.

Босс на удаленке: как и чем мотивировать сотрудников в эпоху коронавируса Фото:из личного архива

Назначение и роль офисных пространств сильно изменится — теперь они служат в первую очередь не для выполнения повседневных задач, а для встреч команды и других коллективных мероприятий. Это заставляет компании уделять больше внимания оснащению пространства, в том числе техническому. К примеру, Х5 Retail Group планирует сделать свои офисы «пространствами-трансформерами для командной работы». Сейчас 90% площадей отведено рабочим местам и только 10% — под зоны коммуникаций. Но проект Home Office, запущенный летом 2020 года, сильно изменит это соотношение.

Директор по персоналу и организационному развитию X5 Retail Group Татьяна Красноперова:

«Опыт перевода на удаленку сотрудников офисов этой весной значительно ускорил трансформацию рабочего процесса и офисных пространств, которая стартовала в компании в прошлом году. В рамках проекта Х5 Home Office около 60% сотрудников и после завершения ограничений, связанных с пандемией, продолжат работать в удаленном или комбинированном режиме. Большинство из них (46%) смогут работать из дома 1-3 дня в неделю, остальные либо перейдут на постоянную работу из дома, либо смогут приезжать в офис раз в неделю.

Как и у большинства компаний, чью ежедневную привычную деятельность моментально изменила пандемия, мы опасались за продуктивность работы нашей команды. Однако, как показали прошедшие месяцы, мы можем одинаково эффективно работать и в офисе, и из дома, и в гибридном формате.

Сейчас мы лучше понимаем узкие места и ограничения удаленки, и уже в рамках проекта Х5 Home Office обучаем руководителей и сотрудников работе в новом формате, пересматриваем HR-процессы, внедряем новые цифровые инструменты, необходимые для эффективной работы».

Современный офис — это виртуальные рабочие столы, сервисы удаленного обмена рабочими документами, а также решения для аудио и видеокоммуникаций. При условии использования защищенных каналов связи и решений, предназначенных специально для бизнеса, сотрудники всегда имеют доступ к корпоративным системам и документам, где бы они ни находились.

Трансформация подходов к офисному пространству оставит пустовать часть традиционных офисов ожидают в PwC. «Микс-схема «домашних» и офисных дней может привести к высвобождению 250-332 тыс. кв.м. в деловых кластерах Москвы», — указывают аналитики. В столице уже отмечается рекордное падение спроса на офисы — он достиг минимального значения за 14 лет. В то же время вырос объем сделок аренды в гибких пространствах, которые дают возможность быстро трансформировать помещение под нужды компании.

Трансформация процессов

Влияние удаленки на эффективность и продуктивность работы — один из главных поводов для беспокойства среди руководителей, подтверждает опрос PwC. В новых условиях лидерам пришлось срочно перестраивать процессы управления командами, учиться ставить задачи и контролировать результат в полностью дистанционном режиме.

Однако опыт многих компаний показывает, что продуктивность в новых условиях может даже вырасти. Например, по данным Gartner, на удаленке сотрудники чаще показывают высокие результаты. А в ходе опроса BCG и KRC Research 82% бизнес-лидеров признались, что производительность труда во время удаленной работы увеличилась или как минимум осталась на прежнем уровне. Похожие результаты BCG получила, исследуя мнение сотрудников. Около 75% из них заявили, что им удалось поддерживать или повышать производительность на удаленке.

Выбираем решения для удаленной работы: подробный гайд

Но чтобы сохранить такие показатели в долгосрочной перспективе, компаниям и руководителям необходимо многое изменить в сложившихся ранее практиках. «Новая эра удаленной работы потребует широкого использования нового типа управления — более доверительного и более ориентированного на результат», — предупреждают в Международной организации труда. Это касается не только крупных компаний, но и небольших бизнесов с опытом работы онлайн. Так, маркетплейс авторских туров YouTravel, который изначально решил обойтись без офиса, наладил свои алгоритмы для коммуникации внутри команды.

Ольга Бортникова, генеральный директор сервиса авторских туров YouTravel.me:

«Изначально мы хотели открыть офис в Москве, но так как наш продукт полностью онлайн и нельзя что-то купить в офлайне, мы решили обойтись без офиса. Несмотря на то, что иногда члены команды из одного города могут посидеть и поработать вместе в кафе, как правило, все работают из дома — так удобнее. Все встречи, даже неформальные, проводим онлайн, так как для этого в интернете уже есть инструменты.

Мы используем практически все инструменты Google для онлайн-работы, а встречи организуем в zoom. Систему работы выстраиваем в Jira, там используем доски для управления проектами, отслеживаем работу команды. Самое главное для эффективной удаленной команды — качественная коммуникация, ее мы осуществляем в мессенджерах. Мы привязали сайт с ботами к telegram, и это очень удобно: вся рабочая коммуникация, включая уведомления с сайта, происходит в одном месте.

Еще один лайфхак — создание собственной базы знаний с видео и статьями: так мы передаем экспертизу, проводим онбординг с новыми сотрудниками, закрепляем нововведения. Для отдела customer support у нас даже есть специальный сайт, где сотрудники проходят обучение в игровой форме. И, лайфхак для удаленных команд — это онлайн-вечеринки. Собрать команду со всего мира сложно: в Нью-Йорке, Тбилиси и Таганроге совершенно разные часовые пояса. Но поиграть в онлайн-игры (например, угадать рабочее место сотрудника, никогда его не видев) — это то, ради чего люди встают в 8 утра или приходят отдохнуть уже вечером».

Таким образом, на дистанционке или в комбинированных форматах, компаниям нужен целый комплекс цифровых инструментов и решений. Причем речь не только и не столько о контроле за командой. Лишь 15% компаний сегодня следят за дисциплиной с помощью программ учета рабочего времени. Гораздо большую роль играют решения, которые помогают обеспечивать коммуникации и доступ к важной информации, а также делают работу надежной и безопасной.

По данным ИТ-экспертов, перешедшие на удаленку компании обычно используют сразу несколько готовых инструментов и параллельно вырабатывают собственные лайфхаки. Обеспечить эффективную работу в новой реальности поможет в том числе управление уровнями доступа к корпоративной информации, а также защита рабочих ноутбуков и компьютеров от внезапной потери данных. С помощью современных технологий резервного копирования это можно сделать централизованно и достаточно быстро, обеспечивая защиту от майнеров и шифровальщиков.

Эксперты также предостерегают, что не стоит увлекаться общедоступными файлообменниками и сервисами, не предназначенными для бизнеса. Как правило, они не гарантируют сохранности данных.

Трансформация роли безопасности

Перевод сотрудников и большинства процессов в режим онлайн привели к росту киберпреступности. По информации компании Iomart, которая занимается облачными вычислениями, в 2020 году количество крупных утечек данных выросло на 273%. В свою очередь, VMware обращает внимание на рост числа программ-вымогателей (+90%) и атак, в результате которых уничтожаются данные или сети (+102%).

Кибербезопасность с человеческим лицом: как донести проблему до каждого Фото:Maximalfocus / Unsplash

Основные проблемы в сфере кибербезопасности, возникающие на удаленке, связаны с использованием личных устройств и сервисов. Большинство из них не предназначены для бизнеса и не могут обеспечить нужную степень защиты. Пока компаниям сложно найти баланс между гибкостью и безопасностью, указывают в PwC.

Защищенность особенно важна для финансового сектора, где речь идет о деньгах и персональных данных клиентов. В российских банках онлайн-услуги и безналичные платежи развиты сильнее, чем в иностранных, и поэтому они были лучше готовы к пандемии, отмечали эксперты BCG. Но такое глубокое проникновение онлайн требует повышенного внимания к ИТ-безопасности.

Павел Нагин, руководитель группы мониторинга и предотвращения кибератак отдела информационной безопасности Райффайзенбанка:

«Чтобы исключить наличие критичных уязвимостей в цифровых сервисах банка, мы применяем комплексный подход и многоуровневые проверки. Среди используемых нами практик — требования по безопасности на этапе проектирования, статический анализ кода, динамическое сканирование, тесты на проникновение, дополнительное обучение разработчиков. 

Защищенность «Райффайзен-Онлайн» — наш ключевой приоритет. Для того, чтобы гарантировать безопасность клиентов, наша инфраструктура разработки и поддержки приложения использует security first подход, ведется непрерывная работа по улучшению безопасности, производится регулярный аудит и проверки защищенности.

Мы используем целый ряд инструментов, включая защищенное SSL-соединение для конфиденциальной передачи информации, антифрод-системы для автоматической блокировки подозрительных транзакций, возможность включить вход по одноразовому паролю или биометрии, дополнительную проверку сим-карт. Также мы применяем сервисы информационной безопасности для оперативного реагирования на фишинговые ресурсы, использующие бренд Райффайзенбанка. Только в этом году мы заблокировали несколько десятков таких ресурсов.

Поскольку многое зависит и от действий самих пользователей, мы регулярно напоминаем им о мерах предосторожности и правилах безопасной работы с онлайн-банком: не передавать конфиденциальные данные, не называть логин и пароль для входа в личный аккаунт, перезванивать по официальному номеру в случае любых сомнений. Напоминания о правилах безопасности есть во входящих смс, чате банка, на сайте и в почтовых рассылках».

Топ-менеджеры и специалисты признают, что роль безопасности значительно выросла из-за перехода на дистанционную работу. По оценке Cisco, сегодня именно кибербезопасность является приоритетом номер один для большинства бизнесов. И чем крупнее бизнес, тем важнее для него этот вопрос. При этом не только небольшие, но и крупные компании зачастую привлекают внешних экспертов, которые специализируются на вопросах киберзащиты. Например, используя SOC (Security Operation Center) от надежного ИТ-поставщика или ресурсы облачных провайдеров. «В таком случае кибербезопасностью занимается не только сама компания, но и опытный партнер», — поясняют представители облачного направления МТС.

Необходимость отвечать на угрозы заставляет внедрять новые подходы для защиты информации и корпоративных систем, увеличивая вложения. Несмотря на коронакризис и сокращения ИТ-бюджетов, инвестиции в кибербезопасность могут вырасти на 6% в 2020 году.

Следующий материал: