Искусственный интеллект можно использовать для планирования работы, домашних дел или выработки полезных привычек. «РБК Тренды» подготовили подборку промптов, которые помогут решить связанные с тайм-менеджментом задачи.
Для планирования времени можно использовать любой чат-бот, но предпочтительнее выбирать модели, которые способны запоминать побольше контекста, например ChatGPT от OpenAI или Gemini 2.0 от Google. Такие чат-боты как Character AI и Poe изначально предлагают выбрать для беседы опцию коуча.
Содержание:
- Как правильно использовать методы тайм-менеджмента
- Определить самые значимые задачи
- Разбить каждую задачу на основные элементы
- Найти способы автоматизировать рутинную работу
- Планировать на неделю вперед
- Избавиться от отвлекающих факторов
- Полезные промпты
- Ежедневный планировщик времени
- План еженедельной производительности
- Руководство по расстановке приоритетов
- Аудит и оптимизация времени
- График повышения концентрации
- Отслеживание дедлайнов
- Утренний ритуал для продуктивности
- Раскрытие потенциала
- Планирование делегирования
- Корректировка ежедневного расписания
- Управление проектом
- Баланс между работой и личной жизнью
- Как обучить чат-бота работать коучем
- Как составлять хорошие промпты для тайм-менеджмента
Как правильно использовать методы тайм-менеджмента
Эксперты советуют сначала проработать несколько ключевых моментов, которые связаны с эффективностью тайм-менеджмента.
Определить самые значимые задачи
Цель тайм-менеджмента состоит не в том, чтобы делать больше работы, а в том, чтобы закрывать самые важные задачи и делать труд более эффективным.
Шаблон промпта: «Я хотел (-а) бы определить самые значимые задачи в моей работе, чтобы автоматизировать, делегировать или исключить оставшиеся. Можешь ли ты составить список вопросов для меня, которые помогут выявить самые значимые задачи и проекты? «Значимая» — это работа, которая кажется увлекательной и мотивирующей, а также поможет мне достичь более масштабных карьерных целей [можно использовать свою формулировку]».
Также можно предложить чат-боту применить методику SMART.
Шаблон промпта: «Мне нужна помощь в постановке целей на день. Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени (цели SMART), чтобы я могла оставаться сосредоточенной и продуктивной в течение дня. Твоя задача — работать со мной, чтобы определить задачи, которые необходимо выполнить, и расставить их по приоритетам в зависимости от их важности и срочности. Вместе мы создадим план действий с четкими и выполнимыми шагами, которые помогут мне достичь моих целей на день».
Разбить каждую задачу на основные элементы
Это позволит автоматизировать ее выполнение и сэкономить время.
Шаблон промпта: «Мне нужна помощь в автоматизации процессов для моих ежедневных задач на работе. Ниже информация об одной из моих задач.
- Описание задачи: [опишите задачу].
- Цель: [объясните цель задачи].
- Текущие шаги: [перечислите шаги, которые вы в настоящее время выполняете].
- Инструменты и ресурсы: [любое программное обеспечение или инструменты, которые вы используете].
- Временные рамки: [предполагаемое время выполнения задачи].
- Проблемы или узкие места: [опишите любые текущие проблемы].
- Желаемый результат: [объясните, каким он должен быть и в чем измеряться].
Основываясь на вышеизложенной информации, помоги мне разбить эту задачу на шаги».
Найти способы автоматизировать рутинную работу
Если сократить время на рутину, то освободившиеся интервалы можно использовать для решения более сложных проблем или отдыха.
Шаблон промпта: «Мне нужна помощь в анализе моих рабочих процессов, чтобы определить задачи или шаги, которые можно автоматизировать с помощью ИИ или других инструментов. Вот обзор моего рабочего процесса [вставьте шаги]. Подскажи, какие из них можно автоматизировать. Предложи также инструменты ИИ или методы автоматизации, которые можно использовать для этих задач».
Планировать на неделю вперед
Этот подход, также известный как метапланирование, позволяет эффективно распределить рабочие или рутинные задачи так, чтобы не оставлять их на выходные или внеурочное время.
Шаблон промпта: «Мне нужна помощь в планировании еженедельного расписания. Я хочу достигать недельных целей, правильно группировать рутинную работу и оставлять время для важной, а также для отдыха и [перечислите нерабочие обязанности, хобби и прочее]. Предложи список вопросов, чтобы помочь мне составить еженедельный план. Он должен быть ориентирован на достижение цели [опишите цель]».
Избавиться от отвлекающих факторов
Шаблон промпта: «Я хочу получить помощь в создании персонализированного плана действий, который поможет определить, устранить и отслеживать прогресс в сокращении отвлекающих факторов в течение моего рабочего дня [прописываем детали и нюансы работы, ее условия]. Мне нужна помощь в определении распространенных отвлекающих факторов, с которыми я сталкиваюсь ежедневно, в разработке конкретных стратегий для устранения каждого отвлекающего фактора, по возможности с использованием автоматизированных инструментов, в создании плана действий с крайними сроками, настройке системы для отслеживания моего прогресса и внесения корректировок по мере необходимости».
Также можно попросить ИИ предоставить необходимую базу для ознакомления с основами тайм-менеджмента. Вот шаблон такого промпта: «Разработай индивидуальную систему управления временем для баланса работы и личной жизни, учитывая потребности обычного человека, который стремится повысить производительность и установить баланс между работой и личной жизнью. Предоставь структурированное руководство с практическими примерами и стратегиями, адаптированными к различным сценариям и задачам.
Опиши пошаговый подход к разработке этой системы, включая:
1. Оценку текущего использования времени и определение областей для улучшения.
2. Установление реалистичных целей и приоритетов для работы и личной жизни.
3. Эффективное распределение времени между задачами и обязанностями.
4. Внедрение инструментов и методов для поддержания баланса, в том числе для отслеживания времени, планирования и установления границ.
5. Адаптацию системы для учета неожиданных проблем и изменений.
Предложи действенные советы и рекомендации по инструментам и методам, которые могут поддерживать долгосрочный баланс и производительность».
Полезные промпты для тайм-менеджмента
Инструменты искусственного интеллекта могут пригодиться, когда нужно распланировать особенно загруженный день или ведение конкретного проекта.
Ежедневный планировщик времени
Шаблон промпта: «У меня впереди напряженный день, и мне нужна помощь в эффективной организации времени. Создай для меня подробный график распределения времени для следующих задач: [перечислите свои задачи]. Мой день начинается в [время начала] и заканчивается в [время окончания], и я предпочитаю [опишите конкретные предпочтения, например, 30 минут на обед и 10-минутные перерывы каждые 2 часа]. Убедись, что в расписании расставлены приоритеты [конкретные приоритеты, например, энергозатратные задачи должны выполняться утром]».
План еженедельной производительности
Шаблон промпта: «Я хочу максимально повысить свою производительность на предстоящей неделе. Создай подробный еженедельный план на основе этих задач и приоритетов: [перечислите свои задачи и сроки их выполнения]. Мои рабочие часы с [время начала] до [время окончания] по будням, и я могу выделить [определенные часы] на выходных. Сначала расставь приоритеты для срочных задач, оставь запас времени для непредвиденных задач и включи как минимум [количество времени] для отдыха или личностного развития».
Руководство по расстановке приоритетов
Шаблон промпта: «У меня есть список задач, и мне нужна помощь в расстановке приоритетов на основе их срочности и важности. Вот список: [дайте список задач]. Пожалуйста, классифицируй их с помощью матрицы Эйзенхауэра (срочные и важные, важные, но не срочные, срочные, но не важные, не срочные и не важные) и предложи, как мне подойти к каждой категории с помощью временной шкалы».
Аудит и оптимизация времени
Шаблон промпта: «Я чувствую, что теряю время в течение дня, и хочу провести аудит этого времени. Помоги мне определить области, где я могу сэкономить время. Вот как я сейчас провожу свой день: [опишите свой распорядок дня]. Предложи конкретные шаги по оптимизации и стратегии экономии времени для каждого вида деятельности, учитывая мои цели [конкретные цели, например, увеличить объем свободного времени или повысить производительность]».
График повышения концентрации
Шаблон промпта: «Я хочу создать рабочий график, который максимизирует мою концентрацию и минимизирует отвлекающие факторы. Мои основные задачи — [перечислите задачи], и я лучше всего работаю в [укажите часы]. Включи такие методы, как метод Pomodoro или блоки углубленной работы, и предложи время для перерывов и легких задач. Предоставь мне подробный почасовой план на [укажите конкретные временные рамки, например, сегодня или следующие три дня]».
Отслеживание дедлайнов
Шаблон промпта: «У меня приближается несколько дедлайнов, и мне нужна помощь в эффективном управлении временем. Вот задачи со сроками выполнения: [перечислите задачи и укажите крайние сроки]. Создай временную шкалу, показывающую, над чем мне следует работать каждый день, чтобы комфортно уложиться во все дедлайны. Убедись, что будет заложено некоторое время для исправлений или непредвиденных задержек».
Утренний ритуал для продуктивности
Шаблон промпта: «Я хочу выполнять продуктивную утреннюю рутину, чтобы задать тон моему дню. Я просыпаюсь в [укажите время пробуждения] и должен начать работу к [также укажите время]. Предложи утреннюю рутину, которая включает [например, упражнения, медитации, планирование, здоровый завтрак], чтобы я чувствовал (-а) себя энергичным и готовым к рабочему дню».
Раскрытие потенциала
Шаблон промпта: «Выступи в качестве моего личного лайф-коуча, нацеленного на раскрытие моего потенциала. Работай со мной, чтобы определить полезные привычки, которые будут соответствовать моим конкретным целям, в том числе связанным с личным развитием, карьерным ростом, здоровьем или отношениями. Как только эти привычки будут определены, разработай комплексный план по их внедрению в мою повседневную жизнь. Этот план должен быть реалистичным, соответствовать моему образу жизни и быть направленным на преодоление любых потенциальных препятствий. Он также должен включать вехи для отслеживания прогресса и инструменты корректировки на основе моих отзывов и результатов. Конечная цель — обеспечить, чтобы эти привычки укоренились, что приведет к моему прогрессу и достижению целей».
Планирование делегирования
Шаблон промпта: «Я чувствую себя подавленным из-за слишком большого количества задач и хочу делегировать некоторые из них. Вот список моих задач: [перечислите задачи]. Определи, какие задачи можно делегировать, и предоставь шаблон, который я могу использовать для сообщения деталей и своих ожиданий человеку, которому я их делегирую».
Корректировка ежедневного расписания
Еще один шаблон промпта: «Мне нужна помощь в перераспределении моих задач на сегодня из-за неожиданно возникшей задачи. Мне нужно убедиться, что все важные задачи по-прежнему выполнены, но в измененном порядке, так как для новой работы тоже требуется время. Помоги мне расставить приоритеты и перепланировать мои задачи на день, принимая во внимание сроки, важность и любые временные ограничения. Вот мои текущие задачи: [опишите], а вот новая задача: [опишите]».
Управление проектом
Шаблон промпта: «Я управляю проектом со следующими задачами: [перечислите задачи проекта]. Крайний срок проекта — [дата]. Помоги мне создать временную шкалу с контрольными точками и сроками для каждой задачи, чтобы я мог не сбиться с пути и закончить все вовремя. Включи буферное время на случай непредвиденных задержек или доработок».
Баланс между работой и личной жизнью
Шаблон промпта: «Я хочу улучшить баланс между работой и личной жизнью, не жертвуя при этом производительностью. Мои обычные рабочие часы — с [время начала] до [время окончания], а мои личные обязательства включают [перечислите личные обязательства]. Предложи еженедельный график, который объединяет работу, личное время и отдых. Включи предложения по установлению границ и минимизации выгорания».
Как обучить чат-бота работать коучем
Вместо того, чтобы использовать отдельные промпты, можно создать собственного тайм-менеджера. К нему можно будет обращаться в любое время с новым запросом, а ИИ будет отвечать с учетом заданного контекста.
Шаблон промпта, который поможет создать ИИ-коуча: «Ты — профессиональный эксперт по тайм-менеджменту, мастер в создании эффективных стратегий для управления временем и повышения продуктивности. Ты помогаешь людям находить баланс между работой, личной жизнью и отдыхом, избавляться от прокрастинации и достигать поставленных целей с минимальными стрессами. Твои рекомендации всегда адаптированы под образ жизни и потребности клиента.
При работе соблюдай следующие принципы:
- учитывай задачи, приоритеты и текущие ограничения клиента (например, плотный график, нехватка энергии или сложность фокусировки);
- предлагай конкретные техники тайм-менеджмента, такие как планирование, делегирование, разбивка задач на этапы;
- объясняй методы и инструменты понятным языком, чтобы клиент мог легко внедрить их в повседневную жизнь;
- помогай выявить «пожирателей времени» и давай советы по их устранению;
- предлагай рекомендации, которые помогут клиенту чувствовать контроль над своим временем и видеть результаты своей работы.
Когда клиент задает вопрос:
- уточняй у него, какие существуют текущие проблемы или цели;
- предлагай подробный план, как организовать день, неделю или месяц;
- рекомендуй инструменты (приложения, календари, трекеры задач), которые помогут оптимизировать управление временем;
- подсказывай способы повышения фокуса и концентрации, если это необходимо.
Рассмотри примеры запросов:
- «Как организовать время так, чтобы успевать выполнять больше задач на работе и не забывать об отдыхе»
- «Как избавиться от прокрастинации и начать действовать?»
- «Как организовать день так, чтобы избежать выгорания?»
- «Какой план подойдет для подготовки к большому проекту за месяц?»
Ты должен отвечать так, чтобы клиент чувствовал себя уверенным и мотивированным. Предлагай только те рекомендации, которые легко внедрить, и помогай находить уникальные подходы к управлению временем».
Далее можно описать свою проблему и задачи, а «коуч» предложит, как их решить, сформирует график действий и порекомендует инструменты для планирования и автоматизации.
Как составлять хорошие промпты для тайм-менеджмента
При составлении запросов к ИИ рекомендуется:
- четко формулировать свои цели, в том числе на день, неделю или месяц;
- избегать слишком общих запросов и требовать конкретных рекомендаций;
- расставлять приоритеты, указывая уровни важности задач;
- четко прописывать временные рамки для каждого занятия;
- максимально детализировать запросы, указывая природу задач, барьеры, отвлекающие факторы;
- использовать отдельные запросы для конкретизации этапов выполнения каждой задачи;
- предлагать ИИ подумать над альтернативным планом, если обстоятельства меняются;
- включать в запросы информацию о своем режиме, привычках и способах работы или отдыха;
- внедрять собственные метрики успеха и просить у нейросети советовать разные методики продуктивности;
- давать обратную связь, чтобы корректировать ответы чат-бота.
Если возникают сложности с составлением запроса, то можно обратиться к готовым библиотекам промптов. В интернете можно найти целые гайды по составлению промптов для изучения основ тайм-менеджмента и дальнейшего применения этих техник при общении с ИИ. Также существуют кастомизированные версии чат-ботов, которых разработчики уже обучили для решения задач планирования времени.
➤ Подписывайтесь на телеграм-канал «РБК Трендов» — будьте в курсе последних тенденций в науке, бизнесе, обществе и технологиях.