Что такое BI-системы и как их внедрять

Последние несколько лет бизнес как мантру повторяет, что данные — золото. Но согласно исследованию Seagate и IDC, компании эффективно используют только 32% информации, а 44% данных не собирают вовсе. Препятствий для этого несколько: сложность со сбором информации, ее хранение в разрозненных базах, недостаточная сопоставимость данных из разных источников. Улучшить ситуацию помогает использование BI-систем.

Как это работает

Типовая BI-система для среднего или крупного бизнеса состоит из следующих элементов:

• ETL-процесса (Extract, Transform, Load). Так обозначают набор инструментов, которые подключаются к источникам данных, собирают из них информацию, преобразуют до необходимого качества, и загружают в систему.
• Хранилища данных — базы, в которой хранится аналитическая информация из всех источников, очищенная от лишнего и связанная логически.
• BI-системы (BI-приложения). Она позволяет пользователям подключиться из внешнего интерфейса и работать с данными в графическом или табличном виде.
• Клиентской части — приложений, с которыми работают пользователи, разрабатывая и используя отчеты.

Работает система следующим образом. С помощью ETL-процессов система по расписанию получает данные из источников, преобразует их и сохраняет в хранилище (DWH) в единообразном виде. Из них формируется модель данных. Пользователи работают с моделью через привычный интерфейс Excel и Power BI.

Аналитическая система состоит из трех блоков: источников данных, самой системы и интерфейса для сотрудников

Профессиональные BI-системы — это кастомизированные продукты, которые разрабатываются под конкретную организацию. Она выбирает платформу, на которой будет разрабатываться продукт (Microsoft, Google, Oracle, Open source и другие), а дальше компания-подрядчик на ней пишет код. Процесс может занять от месяца до двух лет.

Время разработки зависит от количества и сложности источников данных, их структуры, охвата функциональных областей, числа пользователей и возможности команды с обеих сторон (со стороны заказчика и со стороны исполнителя) вовремя выполнять свои части работы. Чтобы с последним не вышло заминок, а результат не разочаровал, обратите внимание на следующие шесть пунктов.

Экономика инноваций Что такое Big Data и почему их называют «новой нефтью»

1. Разобраться с целями

Проблема. Компания осознает цель в общих чертах и хочет решить вопрос с данными и отчетами, но не представляет, как должен выглядеть конечный результат. Часто хочет «волшебную таблетку», которая решит проблему.

Решение. Вот как можно конкретизировать цели, посмотрев на BI-систему с двух сторон.

С точки зрения типа потребления:

• Гибкая система отчетности, позволяющая пользователям самим строить новые формы отчетности, интерактивно работать с данными без разработчиков.
• Стандартизированная система отчетности, автоматически рассылающая отчеты всем пользователям без возможности их править.
• Комбинированные варианты.

С точки зрения функциональных областей:

• Коммерческая отчетность (закупки, продажи, остатки, наценки, маржа, информация по торговым точкам, товарам и так далее).
• Финансовая отчетность (стандартизованные формы, любые пользовательские формы управленческого учета и отчетности).
• Производственная отчетность.
• Сводная отчетность по всем сферам бизнеса.
• Прочие области (охрана труда, экология, мониторинг стройки и так далее).

Идеально, если цели зафиксированы по методике постановки целей SMART: то есть они конкретны, измеримы, достижимы, значимы и ограниченными по времени.

Экономика образования Data Engineer: как организовать большие данные на пользу бизнесу

2. Определить конечных пользователей системы

Проблема. Инициаторы изменений по работе с данными — чаще всего собственники и руководители бизнеса, но пользоваться системой будут скорее всего линейные сотрудники.

Решение очевидное: привлекать конечных пользователей на всех этапах разработки. Но все должно быть правильно оформлено внутри компании:

1. Работа сотрудников вписана в график проекта в человеко-часах.
2. Заложена финансовая мотивация участников проекта со стороны заказчика и привязана к тем же этапам, что и выплаты разработчикам.
3. В команду включены не все вообще пользователи, а только ключевые представители. Предложения от участников проходят утверждение руководителями проекта со стороны заказчика и только после передаются в работу.

3. Выбрать ответственных за проект

Проблема. Сотрудники заказчика часто не мотивированы на участие в проекте. Из-за этого с первых шагов проект начинает затягиваться по той причине, что «все заняты», а разработчики получают очень мало информации — процессы описаны поверхностно и без нюансов.

Решение: выделить отдельных исполнителей, связать запуск системы с их KPI, составить детальный план трудозатрат заказчика, с описанием задач, сроков и ответственных. О необходимости этого говорит тот факт, что объем трудозатрат со стороны организации составляет обычно 30% от времени аналитиков подрядчика.

Индустрия 4.0 Что такое Data Science и зачем она нужна бизнесу

4. Подготовить источники данных

Проблема. BI берет данные из других систем: учетных, бухгалтерских, управленческих и так далее. Важно, чтобы эти источники уже были спроектированы и внедрены до начала разработки самой системы BI. В противном случае это может привести к бесполезной подготовке и отмене проекта (по причине отмены внедрения источников информации), затягиванию сроков или огромному объему работ по перепроектированию подключения к системам, которые поменялись в процессе.

Запустив проект в неправильной последовательности, можно впустую сжечь до половины выделенных на него ресурсов: как времени, так и средств.

Решение: закончить работу по внедрению источников данных, а только после этого увязывать их в BI-систему. Хороший исполнитель не подпишется на исполнение проекта до тех пор, пока не будут завершены работы по проектированию и согласованию макетов отчетов и требований к BI-системе.

5. Поскорее переходить к промышленной эксплуатации

Проблема. Сотрудники компаний, заказывающих BI-системы, обычно не очень понимают, как должны выглядеть промежуточные версии: не задают уточняющих вопросов и ограничиваются односложной обратной связью, неохотно тестируют отдельные элементы продукта.

Решение: скорее переходить к этапу промышленной эксплуатации, потому что на этом этапе начинается реальное тестирование, и сотрудники со стороны заказчика могут дать более предметную обратную связь. К моменту запуска системы в эксплуатацию она может быть не готова еще на 30-50%.

Экономика образования Как стать бизнес-аналитиком и получить максимум от профессии

6. Обо всем договориться на берегу

1. заказчик согласен с тем, как работает команда исполнителя;
2. по итогам предпроектных работ есть одинаковое понимание конечного результата проекта;
3. оценка проекта на основании предпроектный работ устраивает обе стороны;
4. в юридическое оформление оплат включены плановые и дополнительные работы сотрудников со стороны подрядчика на основе системы трекинга задач.

Кажется, такой подход ведет к тому, что заказчик вынужден инвестировать значительно больше времени и средств в проектирование и в дополнительную мотивацию собственных сотрудников. На первом этапе так и есть.

Но в результате компании удастся значительно снизить риски в части затрат времени и средств, а детально проработанное техническое задание и крепкая команда проекта с обеих сторон, которая сформировалась во время подготовки, позволит выдержать проект на длинной дистанции и сохранить общий бюджет в пределах рынка, не расходуя лишнее на доработку. Значит, организация максимально быстро получит работающую BI-систему, которая поможет находить скрытые возможности и развивать бизнес компании.