Что такое реинжиниринг и как его проводить

Что такое реинжиниринг

Реинжиниринг — это стратегический инструмент улучшения бизнес-процессов, который предполагает полное изменение существующих систем и методов работы компании для повышения эффективности, качества и конкурентоспособности [1]. Этот термин ввел и процесс описал американский инженер Майкл Хаммер в статье для Harvard Business Review «Реинжиниринг: не автоматизируйте, не уничтожайте» в 1993 году [2].

Основная идея реинжиниринга состоит в том, чтобы начать дело с чистого листа и перепроектировать процессы с участием всех заинтересованных сторон — руководства, сотрудников, партнеров и клиентов. Реинжиниринг не ограничивается устранением отдельных недостатков в процессах, он нацелен на создание новых, более эффективных и слаженных, системных решений. Ford Motor Company в 1990-х годах одной из первых реализовала инициативы по реинжинирингу для оптимизации производственных процессов и повышения конкурентоспособности. Реорганизовав производство, сократив число уровней управления и используя новые технологии, Ford добился экономии средств и операционной эффективности [3].

Виды реинжиниринга

Реинжиниринг бывает разных видов, в зависимости от того, в каком масштабе и с какой целью он проводится. Выделим некоторые [4].

По уровню влияния на работу компании

• Революционный. В этом случае предполагаются кардинальные изменения, которые затрагивают не только бизнес-процессы, но и область деятельности компании. Такой подход к реорганизации бизнеса довольно рискованный, так как требует времени, ресурсов и высокой степени согласованности между всеми участниками процесса. Например, Nokia проводила реинжиниринг несколько раз. Сначала она занималась производством бумаги, потом начала выпускать резиновые изделия. В 1967 году Nokia стала крупным производителем кабелей, а в 1980-х гг. компания переключилась на производство бытовой электроники и телевизоров. В конце 1980-х годов Nokia сосредоточилась на развитии телекоммуникационных технологий.
• Эволюционный. При его реализации происходит частичное или полное изменение процессов, но область деятельности компании остается неизменной. В отличие от революционного реинжиниринга, это вид более гибкий. Он подходит для организаций, которые не находятся в кризисной ситуации. При таком подходе компания расширяет перечень услуг или меняет формат работы.

По характеру преобразований

• Кризисный. Реинжиниринг проводится в ситуациях, когда компания сталкивается с трудностями, такими как снижение эффективности, уменьшение спроса или потеря конкурентоспособности. В 1987 году японский производитель Fujifilm заявил о создании новой одноразовой камеры. Обновленная модель должна была появиться на рынке через год. Kodak решили опередить конкурента. Но для этого им нужно было провести реинжиниринг отдела разработки продукта. В итоге американцы выпустили одноразовый 35-мм фотоаппарат раньше конкурента.
• Развивающий. Метод применяется организациями, желающими увеличить свои конкурентные преимущества или ускорить темп развития. Яркий пример — Amazon. Благодаря инструментам бизнес-инжиниринга, книжный магазин стал крупнейшим игроком электронной торговли. Все изменения в компании принимались на основе больших данных о предпочтениях клиентов, а не предположений.

Причины реинжиниринга

Существует ряд причин, которые способны послужить толчком для инициирования процесса реинжиниринга [5].

• Изменение рыночных условий. В современном мире бизнес меняется очень быстро и компаниям приходится постоянно адаптироваться к новым вызовам.
• Снижение производительности и результативности текущих бизнес-процессов. В организации осознают, что ее текущие процессы неэффективны, замедляют работу, требуют больших затрат или не приносят должные результаты. Это может быть вызвано устаревшими методами и технологиями, неправильной организацией или недостаточным уровнем автоматизации.
• Сокращение затрат. В условиях конкуренции и экономической нестабильности бизнес ищет способы снизить расходы без ущерба для качества продукции или услуг.
• Некачественные продукты или услуги, которые постоянно не соответствуют отраслевым стандартам или ожиданиям клиентов.

Этапы реинжиниринга

Реинжиниринг бизнес-процессов состоит из семи основных этапов [6].

1. Комплексный анализ бизнес-процессов. Тщательный анализ обеспечивает всестороннее понимание текущего состояния дел.
2. Постановка целей. Четкие цели направляют команду к конкретным результатам и показателям эффективности.
3. Выбор команды. Привлечение ключевых заинтересованных сторон к этапам реинжиниринга бизнес-процессов имеет первостепенное значение. Различные точки зрения помогают выявлять ключевые проблемы, что приводит к внедрению более инновационных решений.
4. Подбор технологических решений. Компании автоматизируют повторяющиеся задачи, а также поддерживают постепенное внедрение новых методик.
5. Разработка дорожной карты. В дорожной карте необходимо изложить конкретные этапы, сроки и ответственных за исполнение.
6. Подготовка сотрудников. Четко сформулируйте причины реинжиниринга, ожидаемые выгоды и роль сотрудников в этом процессе. Откройте каналы обратной связи и поощряйте работников за участие.
7. Постоянный мониторинг. Непрерывный контроль обеспечивает реализацию предполагаемых улучшений и позволяет своевременно вносить коррективы при возникновении проблем.

Принципы реинжиниринга

Принципы реинжиниринга помогают организациям перестроить рабочие процессы, устранить ненужные операции и повысить эффективность.

• Сосредоточение на результате. Это означает, что при проведении реинжиниринга необходимо определить конечную цель и фокусироваться на ее достижении. Следует также учитывать потребности и ожидания клиентов.
• Радикальное изменение. Реинжиниринг — полное переосмысление и перестройка бизнес-процессов. Необходимо быть готовым к решительным изменениям, даже если они будут противоречить привычным подходам.
• Управление процессами, а не задачами. Вместо того, чтобы фокусироваться на выполнении отдельных задач, реинжиниринг предлагает сосредоточиться на оптимизации всех процессов.
• Использование информационных технологий. Позволяет ускорить работу и снизить вероятность ошибок, а также предоставляет доступ к актуальным данным и аналитике.
• Вовлечение сотрудников. Сотрудники — ключевое звено в процессе изменений. Поэтому они должны быть информированы о целях и задачах реинжиниринга и иметь возможность внести свой вклад в него.
• Учет культуры организации. Это поможет снизить сопротивление к изменениям и создать благоприятную атмосферу для успешной реализации реинжиниринга.
• Непрерывный процесс. Реинжиниринг требует системного подхода и постоянного анализа, а также готовности к внесению корректировок.

Кто проводит реинжиниринг

Начать процесс реинжиниринга можно двумя способами: с использованием внутренних ресурсов или с привлечением сторонних экспертов.

1. Внутренние ресурсы компании. Руководить процессом может собственник бизнеса или управляющий. Он знает внутренние особенности предприятия, его цели и задачи, имеет доступ к ресурсам. Также руководитель может поручить провести реинжиниринг компетентному сотруднику и сформировать рабочую группу, которая поможет в достижении этой цели.
2. Сторонний эксперт. Такой специалист проведет аудит, найдет уязвимые места и предложит решения на основе своего опыта.

Ошибки при проведении реинжиниринга

Представим ошибки, встречающиеся чаще всего [7].

Нет понимая процесса

Важно иметь представление о каждом этапе реинжиниринга, и как он способствует общему результату. Без этого любые попытки преобразований могут быть ошибочными или неэффективными.

Недостаточная поддержка руководства

Руководители должны активно участвовать в реинжиниринге и брать на себя ответственность на всех этапах.

Сопротивление изменениям

Сотрудники иногда не поддерживают радикальные изменения в компании из-за страха потери работы, неопределенности или непонимания процесса.

Нереалистичные ожидания и сроки

Реинжиниринг требует тщательного планирования, анализа и выполнения. Необходимо не только устанавливать реалистичные цели, но и выделять достаточно времени на каждый этап.

Неполный анализ деятельности

Недостаточный мониторинг бизнес-процессов приводит к неэффективному реинжинирингу.  Компаниям нужно провести всесторонний анализ существующих процессов, определить болевые точки и области для улучшения.

Отсутствие непрерывного развития

Реинжиниринг не разовое событие, а долгий путь. Отказ от необходимости постоянного мониторинга процессов приводит к провалу инициатив, осуществляемых в рамках реинжиниринга, и вызывает стагнацию.