Общение с врачами вместо бумажной рутины: как идет цифровизация фармы

Пионеры «цифры» и экономия 200 тыс. рабочих часов

— На каком этапе сейчас находится цифровизация в вашей фармацевтической компании? Как бы вы этот этап охарактеризовали?

— Если говорить применительно к нашей компании, то мы очень активно начали заниматься проектами по цифровизации примерно 2,5–3 года назад. Она коснулась самых разных направлений. Мы реализовали больше десяти проектов, которые экономят нам сейчас около 200 тыс. рабочих часов в год.

Экономия относится в основном к тем коллегам, которые не задействованы в производственном процессе, то есть к медицинским представителям и сотрудникам офиса. Это позволяет нашим сотрудникам в большей степени заниматься тем, что приносит реальную ценность и пользу для бизнеса, направлять свои усилия на заботу о здоровье пациентов, а не тратить время на рутинные и неэффективные процессы.

— Например?

— Ранее у нас, как и у многих других компаний, авансовые отчеты делались в бумажном формате. Это отнимало много времени — и подготовка самого отчета, и последующая авторизация, и пересылка по почте. Сейчас все делается в приложении и занимает буквально несколько секунд.

Если ты едешь в командировку, уже не нужно подписывать никаких заявлений, а потом сохранять чеки и посадочные талоны. Человек берет смартфон или подобный девайс, сканирует чек, делает несколько кликов. Отчет уходит на авторизацию в электронном виде, а затем автоматически отправляется в нашу бухгалтерскую систему.

Такие простые вещи в итоге значительно облегчают сотрудникам их ежедневную работу и переводят ее на совершенно другой уровень.

— Если сравнивать уровень цифровизации фармы в России и в других странах, какие можно отметить различия? Насколько мы продвинуты на фоне зарубежных компаний?

— Могу сказать, что среди подразделений Stada в разных странах мы являемся пионерами во внедрении очень многих цифровых систем. Коллеги с интересом смотрят на возможность использования того, что мы уже сделали. Например, на основе нашего проекта по цифровизации закупок коллеги в нескольких европейских странах сейчас внедряют аналогичный подход.

Системный подход к процессу

— Отраслями-лидерами по уровню цифровизации принято считать ретейл, банкинг и другие отрасли, где нет физического продукта. Им легче цифровизировать процессы, чем, например, промышленности. К каким отраслям с этой точки зрения ближе фармацевтика — лидерам или догоняющим?

— Представители Stada очень востребованы в качестве спикеров на различных профессиональных IT-конференциях. Наши выступления и мастер-классы вызывают интерес у слушателей, наши практические рекомендации и советы воспринимаются с большим вниманием. Это, на мой взгляд, является показателем высокого уровня цифровизации в фармацевтической отрасли.

Мы рассказываем представителям разных индустрий о совершенно конкретных примерах и кейсах, о практических результатах проектов, которые мы уже реализовали. Причем это не какие-то маленькие отрезки работы или элементы систем. Это комплексный процесс от начала и до конца, который позволяет бизнесу быть максимально эффективным.

— Есть ли какие-то специфические для вашей отрасли процессы, которые удалось цифровизировать?

— Наша индустрия постоянно проводит круглые столы для специалистов в области здравоохранения — фармацевтов, врачей. Само мероприятие, как правило, занимает несколько часов. Но при этом больше шести часов уходило на то, чтобы оформить все необходимые документы — заключить договоры со спикерами и организаторами площадки, собрать подтверждающие документы и провести оплату.

За счет того, что мы перевели процесс оформления в «цифру», оптимизировали техническую часть, на организацию мероприятия, включая документооборот и оплату услуг поставщиков и лекторов, теперь уходит порядка 30 минут. Это во многом наша уникальная разработка, которая позволяет нашим медицинским представителям использовать свое рабочее время на то, чтобы качественно выполнять свои профессиональные задачи, общаться с партнерами и специалистами здравоохранения.

Закупки и прогнозирование продаж

— Какие крупные сегменты работы уже переведены в «цифру», а какие еще предстоит перевести?

— Мы перевели практически все, что технически можно было цифровизировать. Взаимоотношения с поставщиками и заказчиками сейчас также в большей степени в «цифре».

Возьмем процесс закупок. Когда мы впервые его проанализировали, то поняли, что он требует примерно 50 действий от самых разных подразделений, прежде всего бизнес-функций. Поэтому мы разработали и внедрили решение по роботизации, которое объединило все системы, участвующие в этом процессе, — закупочную, систему бухгалтерского учета и так далее. В результате количество операций сократилось практически в два раза, снизилось время каждой такой операции.

— Не осталось никаких важных направлений, которые еще нужно цифровизировать?

— Мы уже добились того, что наши бухгалтерские книги мы закрываем на второй рабочий день. За счет этого мы сразу получаем данные по PnL (Profit and Loss — отчет о прибылях и убытках. — «РБК Тренды») компании и продуктов, видим расходы в разрезе отделов. Это позволяет оценить результаты работы быстрее, чем делают многие другие игроки рынка, и, как следствие, раньше принимать правильные бизнес-решения и планировать будущие действия.

Еще как один пример: сейчас у нас в работе очень интересный проект. Мы поняли, что были не суперэффективными с точки зрения прогнозирования продаж. Оказалось, что в этом процессе используется больше 15 различных инструментов и систем, которые до конца друг с другом не связаны.

Поэтому сейчас мы находимся на финальной стадии разработки и внедрения решения, которое полностью автоматизирует процесс. Все будет происходить внутри одной системы с особым фокусом на удобство как для сотрудников отдела маркетинга, работающих над прогнозом, так и для коллег, которые анализируют эти данные. Данный инструмент предоставляет также в удобном для пользователей виде необходимые им рыночные данные в текущей и исторической перспективе, что позволяет работать в одном инструменте, используя в том числе методы математического прогнозирования. Эта система прогнозирования продаж поможет лучше управлять нашими действиями и результатами.

800 идей и новый девайс за минуту

— Вы самостоятельно создаете IT-решения или привлекаете внешнюю разработку?

— Мы не ограничиваем себя либо одним подходом, либо другим. Это вопрос экономической целесообразности. Многое делаем сами, где-то приглашаем сторонних разработчиков. Часто это некий симбиоз наших собственных разработчиков и внешних провайдеров.

Безусловно, смотрим и на готовые решения, которые есть на рынке. Но часто такие решения нас не устраивают из-за того, что требуют недешевой и долгой интеграции в наши системы. Или являются экономически нецелесообразными с точки зрения стоимости внедрения и эксплуатации.

Здесь очень важен подход к управлению IT-проектами и понимание, какие именно решения нужно внедрять. Раньше мы исходили только из запроса бизнес-подразделений. В последнее время наша IT-команда стала гораздо более интегрирована в бизнес.

— Как это выглядит на практике?

— Представители нашей IT-команды стали регулярно взаимодействовать с медицинскими представителями. Они видят, как работают коллеги «в полях», и понимают, что именно современные технологии могут привнести во все эти процессы. По итогам таких активностей сотрудники из IT-подразделения заполняют форму с предложениями и идеями.

За последнее время они разработали больше 800 идей. На основании потребностей бизнеса, анализа экономической целесообразности, возможности практической реализации мы приняли решение о внедрении нескольких из них.

— Что было самым сложным на тех этапах цифровизации, которые компания уже прошла?

— В начале — изменить восприятие IT-команды внутри организации. Когда я пришел в Stada, это была довольно традиционная команда, которая отвечала за то, чтобы железо и программы работали бесперебойно и надежно. Сейчас мы фокусируемся на том, чтобы отвечать потребностям бизнеса и самостоятельно привносить идеи.

Переломным моментом был проект по авансовым отчетам. Это было относительно быстро и недорого. Разработка заняла порядка 1,5–2 месяцев, еще два месяца ушло на тестирование. В тот момент организация стала иначе смотреть на IT, потому что технологии сделали реально что-то очень полезное для людей. Каждый на себе это прочувствовал, всем стало удобно.

Следующим этапом стал фокус IT-команды на клиентоориентированность внутри организации. К примеру, когда мы массово меняли IT-оборудование для сотрудников, то сделали так, чтобы выдача одного iPad занимала 60 секунд. Тебе не нужно стоять в очереди, чтобы получить новый инструмент. А если хочешь выкупить свой старый девайс, то просто оплачиваешь его через QR-код, не оформляя никаких бумаг. К слову, ранее наши медицинские представители использовали iPad и ноутбук, сейчас они пользуются одним инструментом — планшетом, где есть все необходимое для работы, включая аналитические отчеты (которые раньше сотрудники были вынуждены готовить самостоятельно на ноутбуке). Это очень простые, но важные вещи. Потому что это забота о сотрудниках.

IT и финансы как инь и ян

— Какие эффекты процесс цифровизации приносит конечным потребителям фармацевтической продукции?

— Та экономия 200 тыс. рабочих часов в год, о которой я говорил, это не про сокращение штата. Это про возможность для наших сотрудников не заниматься бесцельной работой по перекладыванию бумажек, а делать то, что действительно приносит пользу.

Например, за счет решения для организации круглых столов медицинские представители могут потратить сэкономленные часы на то, чтобы быстрее запускать научные мероприятия для врачей. На них представляются данные о результатах последних исследований и новых подходах к терапии различных заболеваний, что очень важно для пациентов.

— Когда, на ваш взгляд, фармацевтические компании смогут прийти к полной цифровизации?

— Я бы перевел этот вопрос в экономическую плоскость. Каждый проект мы оцениваем с точки зрения рентабельности. Те 800 с лишним идей наших коллег из IT, которые возникли в процессе совместной работы с медицинскими представителями, мы внимательно проанализировали. Часть из них не приняли после того, как оценили с точки зрения необходимых усилий, денег, времени и потенциальной отдачи.

IT и финансы должны работать как инь и ян бизнеса. С одной стороны — цифровизация, с другой — разумное инвестирование. Мы делаем технологию не ради технологии, чтобы показать ноу-хау и забыть. Все инструменты сугубо практичные. У меня лично нет цели оцифровать буквально все, что есть в компании. Это будет просто нерентабельно.