Свобода от бумаги: когда электронные подписи вытеснят обычные
Тренд 1. Подписи на бумаге постепенно исчезают
Уже существующие технологии электронной подписи (ЭП) позволяют полностью заменить подпись на бумаге. ЭП обеспечивает значимость документа и позволяет идентифицировать того, кто его подписал.
Подпись ручкой на бумаге действительно может уйти в прошлое. И скорость этого процесса зависит от потребностей бизнеса, установок государства и готовности самих людей.
Так, на цифровизацию госзакупок в России ушло 12 лет. В 2009-м государство отобрало первые электронные площадки. К 2021 году большую часть закупок перевели в электронный вид, а также оцифровали процессы после заключения контракта — приемку и оплату товара.
Сейчас технологии электронного документооборота (ЭДО) развиваются быстрее. Поэтому в сфере b2b и b2g полный отказ от бумаги может случиться в течение нескольких лет.
Руководитель Удостоверяющего центра «Контура» Сергей Казаков:
«Мы уверены, что в b2b- и b2g-документообороте это неизбежно. Процесс неотвратим. Бумага для бизнеса и государства — это всегда замедление работы. 15 лет назад было сложно представить налоговую или бухгалтерскую отчетность в электронном виде. Я помню, как файлы отчетности на дискетах носили в налоговую инспекцию. Думаю, через 5-10 лет в b2b и b2g будет странно видеть подпись на бумаге».
В повседневных задачах, с которыми сталкиваются физлица, также возможно постепенное исчезновение подписей на бумаге. Процесс можно сравнить с уменьшением наличных денег в обороте. Всего 10 лет назад Россия была страной с одними из самых низких показателей карточных транзакций в мире. К 2021-му безналичный способ расчета рос опережающими темпами. Расплачиваться картой и пользоваться цифровыми финансовыми решениями оказалось удобнее, чем бумагой. Это же справедливо и для ЭП.
Руководитель Удостоверяющего центра «Контура» Сергей Казаков:
«Цифровизация повседневных процессов также зависит от бизнеса, который работает с физлицами, и государства. Но практика только нарабатывается, поэтому измерять срок можно 10-20 годами. При этом культурный и социальный аспект будут ограничивать переход на тотальное применение ЭП и ЭДО. Ведь иногда подпись — это ритуал. Некоторые важные бумаги приятно подписывать собственноручно. Это как будто создает дополнительную ценность».
Тренд 2. ЭП становится повседневным инструментом
Электронную подпись можно внедрить во многие повседневные процессы. Например, сегодня ЭП помогает:
- организовать удаленный развод при согласии обоих супругов;
- оформить право собственности;
- оформить договор доверительного управления;
- заключить сделку с застройщиком и банком;
- организовать процесс голосования жильцов в рамках ТСЖ;
- забирать посылки на «Почте России» без паспорта.
Область применения ЭП можно сильно расширить. Особенно, если это касается взаимодействий физлиц и компаний.
Например, перед первым посещением врача в частной медицинской клинике человек подписывает множество бумаг — согласие на обработку персональных данных, договор на обслуживание, согласие на медицинское вмешательство — и получает акты выполненных работ. Клиент клиники вряд ли будет хранить целую стопку бумаг дома. А сотрудники вместо того, чтобы уделять внимание пациентам, тратят время на обработку документов.
Весь этот процесс можно сделать полностью цифровым. Тогда клиент сможет получить документы в электронном виде и подписать их неквалифицированной электронной подписью (НЭП), полученной на месте через «Госуслуги».
Аналогичная схема может работать и в других ситуациях, где физлицу нужно подписать договор с компанией. Например:
- при заключении договора с интернет-провайдером;
- при подключении к электросетям;
- при техобслуживании автомобиля.
Кроме того, теоретически ЭП можно использовать при реализации товаров, покупка которых требует идентификации потребителя. Например, при продаже рецептурных лекарств. Это целый сценарий, требующий доверия ко всем сторонам: подписавшему рецепт врачу, электронному рецепту, ЭП покупателя и фармацевта.
Руководитель Удостоверяющего центра «Контура» Сергей Казаков:
«Государство хочет проследить, что больница выписывала рецепты в цифровом виде, производитель под эти рецепты понятно перемещал лекарства. Мне кажется, что здесь сдерживающий фактор — это необходимость автоматизации всей цепочки. Прогресс в этом направлении есть, подразумеваются информационные системы, которые процесс автоматизируют. В конечном итоге мы к этому придем».
Тренд 3. ЭП повышает прозрачность процессов
ЭП не просто переводит различные процессы в цифровой вид, но и делает их более прозрачными и доверительными. Причем это касается как b2b, так и b2c.
Например, строительной компании нужен грузовик щебня, чтобы закончить дорогу. Компания идет в банк, чтобы получить кредит и купить щебень. И если сделка на строительство оформлена в электронном виде, кредитная организация увидит намерение заказчика и с большей вероятностью одобрит финансирование.
Другой кейс — взаимоотношения управляющей компании и жителей многоквартирного дома. Далеко не всем УК нужна прозрачность, поэтому они продолжают пользоваться бумажными документами.
Руководитель Удостоверяющего центра «Контура» Сергей Казаков:
«Если вы состоите в ТСЖ, то, скорее всего, знаете, что процесс голосования жильцов за что-нибудь — это седьмой круг ада. Невозможно всех собрать, невозможно гарантировать адекватное участие. Никто никому не доверяет. Принять какое-то решение очень сложно, потому что процедура непрозрачная. Очень много бумаги, непонятно, как все это обрабатывается, как с этим потом работать — тоже неясно. Все это можно цифровизировать. И в России есть несколько прогрессивных УК, которые таким способом общаются с жильцами».
Тренд 4. Автоматизация ускоряет бизнес и экономику
Внедрение ЭП в бизнес-процессы оказывает эффект сразу по трем направлениям.
1. Снижает операционные затраты компании и ускоряет работу. Так, кадровый ЭДО — не только про экономию на бумаге. Это еще и про возможность быстрее найти новых сотрудников, особенно на удаленку. Уровень зарплат отличается от региона к региону, и на другом конце страны можно найти специалиста, который выполнит работу за меньшую плату.
2. Позволяет правильно распределить трудовые ресурсы. Обычно нового человека в компанию оформляет кадровик. Он сканирует документы, обрабатывает персональные данные, дает стопку бумаг новому сотруднику на подпись. Кадровый специалист здесь — лишь посредник. Но рутинные задачи можно отдать роботу или сервису, который примет все данные, а работник, в свою очередь, подпишет документы с помощью ЭП. Электронная подпись в такой ситуации обеспечит доверие ко всем сторонам, а «машина» — система или сервис — сама считает цифровые данные документа, машиночитаемой доверенности или процесса целиком. Кадровик при этом сможет заняться более творческими процессами, например, адаптацией сотрудников.
Руководитель Удостоверяющего центра «Контура» Сергей Казаков:
«Кадровым учетом занимается огромное количество людей: печатают документы, следят за тем, чтобы их подписали, вносят в систему подписанные бумаги. Все эти приказы, распоряжения, отчеты, листы ознакомления — ужасный комбинат по производству бумаги ради бумаги. Когда мы перешли на кадровый ЭДО, наши затраты на рутинные процессы снизились на 70%».
3. Ускоряет экономику в целом. Уже сейчас цифровизация документооборота значительно ускорила отношения между заказчиками и исполнителями. В госзаказе благодаря ЭП и ЭДО реализуют тендеры на триллионы рублей. В будущем ЭП и ЭДО закроют еще больше процессов и некоторые решения можно будет принимать почти автоматически. Бизнес сможет уйти от странных бумажно-электронных процессов. Например, в ближайшие 3-5 лет удастся цифровизировать ручной ввод «первички». Сейчас поставщик готовит акт в электронном виде, распечатывает его и отправляет бумагу с курьером заказчику. Заказчик получает акт и снова переводит его в электронный вид, а бумагу кладет в архив. Парадокс в том, что документ вообще не надо было печатать, поскольку все данные есть в электронном виде. Если автоматизировать этот процесс, все стороны смогут работать быстрее.
Руководитель Удостоверяющего центра «Контура» Сергей Казаков:
«В таком мире будет классно жить и работать. События будут происходить сами и быстрее, а люди, которые в них участвуют, займутся чем-то более важным и интересным. Так, квалифицированный бухгалтер пусть занимается не забиванием платежек и «первички», а более сложными задачами, на которые он и учился — ведет учет и рассчитывает налоги».
По оценке «Контура», в 92% российских организаций используется ЭП. Степень проникновения инструментов ЭДО при этом сильно разнится в зависимости от размеров бизнеса. Крупный бизнес почти весь на ЭДО. Причем крупнейшие компании выступают в роли локомотива цифровизации — они склоняют своих контрагентов к использованию ЭП и ЭДО. В среднем бизнесе проникновение составляет от 30% до 50%. А малые компании только начинают знакомиться и пользоваться преимуществами ЭДО.
Тренд 5. НЭП обеспечит переход на новый уровень
Простая электронная подпись (ПЭП) — код подтверждения при покупке в интернет-магазине или при получении доставки — уже привычный инструмент. Но ПЭП только подтверждает действие и работает по правилам, установленным конкретным сервисом.
НЭП обеспечивает большее доверие сторон друг к другу. Она придает подписанному документу юридическую силу, позволяет проверить его неизменность и установить автора-подписанта. Получить ее можно через «Госуслуги». Сейчас НЭП активно используют самозанятые для работы с организациями-заказчиками.
В отношениях b2b и b2g наиболее востребованной станет квалифицированная электронная подпись (КЭП), а в b2c — все та же НЭП, уверены в «Контуре». Там также отмечают, что НЭП будет востребована и в отношениях с иностранными партнерами, когда появится законодательная возможность признавать ЭП во взаимодействии между организациями разных стран. Это выведет ЭДО на новый, международный, уровень.
Руководитель Удостоверяющего центра «Контура» Сергей Казаков:
«Мы с вами через 5-10 лет будем жить в стране, где у каждого дееспособного и экономически активного гражданина будет какой-то из видов электронной подписи — в зависимости от того, с чем он чаще сталкивается».