Фасилитация в бизнесе и за его пределами: где и как применять

Фасилитация — это набор инструментов и практик, которые позволяют эффективно организовать групповое обсуждение. В буквальном переводе facilitation означает «облегчение процесса». Фасилитация позволяет модерировать дискуссию таким образом, чтобы ни одна идея не осталась незамеченной. Помогает в этом фасилитатор — коммуникативный тренер, который следит за ходом беседы и дает участникам различные задания.

Фасилитация может быть полезна на рабочих планерках, при брейншторме новых идей, на семинарских занятиях и в других ситуациях, когда требуется активное групповое обсуждение. В ходе любых встреч неизбежно возникают моменты, когда несколько присутствующих высказываются особенно активно, а остальным не хватает времени, смелости или желания выразить свое мнение. В итоге их позиция остается неуслышанной. Фасилитация поможет избавиться от этой проблемы.

Как появилась фасилитация

Впервые термин «фасилитация» применил американский психолог Роберт Зайонц в 1965 году. Ему пришла идея провести эксперимент с тараканами, в ходе которого выяснилось, что насекомые проходят легкий лабиринт быстрее, когда работают в паре и под взглядами других тараканов. При этом сложные лабиринты тараканы быстрее проходили в одиночку и без «надзора». В дальнейшем Зайонц обнаружил аналогичные результаты и у людей. Это привело его к мысли, что обстоятельства влияют на качество работы. Так появилась теория социальной фасилитации.

В дальнейшем идею подхватил еще один американский психолог — Карл Роджерс. В 1980-х годах он применил теорию в сфере образования. Роджерс рассмотрел роль учителя не как носителя знаний, а как человека, который выстраивает личностные отношения с учениками и помогает им учиться с помощью признания, доверия и эмпатии. Роджерс сосредоточился на создании в классе такой атмосферы, которая помогала ученикам активно и свободно участвовать в процессе обсуждений — без критики и традиционных властных отношений, включающих оценивание. Роджерс считал важным безоговорочное положительное отношение к ученику, поскольку считал, что оно помогает полностью раскрыть потенциал человека. Со временем методика начала применяться в сферах, не связанных напрямую с обучением. Например, стала помощником в выстраивании рабочей коммуникации.

Кто такой фасилитатор

Фасилитатор — это человек, который ведет беседу группы и выступает в роли проводника. Его задача — сделать так, чтобы беседа прошла максимально эффективно. Он структурирует разговор и при необходимости вмешивается в обсуждение. Фасилитатор помогает установить основные правила общения. Например решает, как члены группы будут взаимодействовать между собой, сколько времени дается на высказывание и каким образом будет приниматься финальное решение. Он также следит за взаимоотношениями внутри группы: предотвращает конфликты и нападки, сводит к минимуму доминирование одного или двух участников и контролирует, чтобы все могли высказать свое мнение. Фасилитаторы помогают вести беседу таким образом, чтобы привести к результату, который устроит всех участников. При этом сам фасилитатор занимает нейтральную позицию: не навязывает свое мнение, не вступает в дискуссию и не принимает никаких решений.

В роли фасилитатора может выступать как внешний консультант (иногда они встречаются среди agile-коучей), так и обученный сотрудник компании. Например руководитель или представитель HR. Обучиться фасилитативным навыкам можно как самостоятельно, по учебникам, так и на специализированных курсах. Но главное — применять полученные навыки на практике.

Хороший фасилитатор должен:

• Готовиться. Иногда подготовка может длиться дольше самой беседы. Перед сессией фасилитатор должен выстроить план разговора, изучить особенности команды и разобраться в теме обсуждения.
• Управлять временем. Чтобы уложиться во временные рамки и не затягивать обсуждение.
• Четко обозначать правила. Фасилитатор следит за ходом беседы, дает инструкции и задания. Важно, чтобы группа понимала, что и зачем от нее требуют.
• Активно слушать. Этот навык поможет не пропустить ни одной мысли в дискуссии.
• Уметь фокусироваться. Следить за тем, чтобы беседа не отклонялась от темы.
• Задавать вопросы. Чтобы двигать команду в нужном направлении.
• Пресекать круговые обсуждения. Чтобы группа не стояла на месте и постоянно двигалась вперед.
• Быть беспристрастным. Не давать критические оценки и стремиться к объективности.
• Поддерживать энергию. Вовремя делать перерывы и менять задания.
• Адаптироваться. Чтобы не теряться в случае, если беседа пойдет не по плану.
• Быть эмпатичным. Команда должна чувствовать, что проводник разделяет ее страхи и стремления.
• Создавать психологически безопасную среду. Каждый участник беседы должен понимать, что у него есть право голоса, и не бояться выражать свое мнение.
• Постоянно развиваться. Чтобы корректировать свои практики для достижения максимально эффективного результата.

Цели фасилитации

В фасилитации применяется множество методов и практик, которые подбираются в зависимости от необходимого результата. Они помогают генерировать идеи, повышать продуктивность и приходить к коллективным решениям. Методы могут комбинироваться или применяться по отдельности, в зависимости от поставленных задач.

Цели встреч могут быть различными, рассказывает Елена Литвинова, фасилитатор, бизнес-консультант, декан Факультета корпоративных коммуникаций, основатель и идеолог комьюнити «Фасилитатор-фасилитатору». Можно встретиться, чтобы определить, в каком направлении движется компания и услышать на этот счет разные точки зрения. Например, чтобы обсудить, какие сейчас используются подходы в разных филиалах к погашению дебиторской задолженности. На такой встрече участники не принимают решение, а меняются опытом.

Другой тип встреч — генерация идей. Например, команда встречается и обсуждает, как завоевывать новую нишу на рынке. Далее лучшие идеи могут реализоваться на практике. Иногда команды собираются чтобы совместно принять решение: что будут реализовывать, какой последовательностью шагов и кто будет нести за это ответственность.

Методы и техники фасилитации

В фасилитации существует множество техник и упражнений, которые помогают прийти к нужному результату. Вот некоторые из них:

• Мозговой штурм

Команда в быстром темпе выдает идеи, среди которых не выделяются плохие или хорошие — важно количество, а не качество. Все идеи фиксируются для дальнейшего обсуждения.

В каких случаях применять: когда нужно быстро решить проблему.

• Множественное голосование

После мозгового штурма идеи оформляются в список и каждый участник голосует за лучший вариант. При этом количество голосов не ограничено. Затем список сокращается, а отмеченные идеи выносят на обсуждение. После обсуждения проходит повторное голосование, где можно голосовать уже не больше, чем за половину идей. И так до тех пор, пока команда не придет к финальному решению.

В каких случаях применять: когда нужно выбрать одно решение.

• Мета-планирование

Каждый участник группы пишет на стикере свое мнение по поставленному вопросу. Далее записи собирают на стене и начинается коллективное обсуждение.

В каких случаях применять: когда нужно в краткие сроки услышать мнение каждого.

• Работа в мини-командах

Команда разбивается на группы по два-три человека. Каждая группа обсуждает один и тот же вопрос, после чего все делятся своими результатами.

В каких случаях применять: когда нужно включить всех участников группы в обсуждение. Особенно полезен в начале встречи.

• Во все тяжкие

Участники команды в случайном порядке озвучивают от двадцати идей, которые начинаются с фразы «было бы хорошо, если бы…». Предложения могут начинаться с самых очевидных, но в процессе обсуждения появится больше креатива.

В каких случаях применять: при поиске новых творческих решений.

• Групповой обзор

В последние 5–10 минут группа анализирует, что она узнала за время встречи и какие идеи вынесла. Что получилось, что не получилось и что можно улучшить в следующий раз.

В каких случаях применять: когда нужно повысить производительность.

Для чего нужна фасилитация в бизнесе

«Фасилитация сейчас — это обязательный бизнес-навык, — считает Елена Литвинова. — Современному бизнесу важно привлекать и слышать разные мнения внутри команды, находить консенсус по вопросам и принимать совместные решения. Для этого проводятся встречи с применением фасилитационного подхода. Он позволяет каждому быть услышанным, участвовать в общей дискуссии и влиять на процесс обсуждения. Это дает людям ощущение собственной значимости, причастности к финальному результату. Сотрудники охотнее включаются не только в разработку, но и реализацию идей. Поскольку чувствуют, что у них есть голос, их мнение важно.

Я верю, что компании, которые используют фасилитационный стиль в бизнес-коммуникации, становятся более успешными. Мы видим это на наших текущих корпоративных проектах, когда не просто внедряются фасилитационные инструменты и методы, а трансформируется стиль взаимодействия в командах и между командами. Отдельно можно выделить успех таких компаний, где изменения начинаются с трансформации мышления лидера — больше доверия в решениях и действиях передается сотрудникам».

Почему важна фасилитация

«Фасилитация создает среду, в которой люди имеют возможность высказаться и участвовать в общем деле, — рассказывает Елена. — Следовательно, они не чувствуют себя обиженным и не назревает конфликт. Все обсуждается конструктивно и спокойно.

Фасилитация возможна везде. Это связано с тем, что в любой сфере людям важно выстраивать такую коммуникативную культуру, которая включает мудрость и ответственность каждого. Например, в социальных дискуссиях с горожанами, в некоммерческих организациях или во время саммитов по разным вопросам. Отдельно хочу выделить применение фасилитации при обучении, когда меняется роль учителя от «говорящей головы» к включению всех учащихся в активное познание темы и взаимообучение.

Если у сотрудников есть психологические несовместимости или критическое отношение к тому, что делает компания, то такие вопросы разрешаются в рамках коуч-сессий, one-to-one встреч, сессий с психологами и прочее. Но если люди в группе хотят решать задачи, то фасилитация максимально в этом поможет. С ее помощью можно увидеть мнения с разных сторон, выявить корень проблемы и принять взвешенное решение, максимально полезное для бизнеса».