Когда-то здесь сидел бухгалтер: как начать цифровизацию HR-процессов

Зачем компаниям нужна цифровизация HR

Образ сотрудника сильно изменился за последние несколько лет. Это люди, которые вышли на работу, когда мир перешел с «бумаги» на «цифру». Поэтому работники информационного века ожидают от работодателя актуального предложения. Условный разработчик — это специалист, который не готов и не хочет проходить бумажный ад или постоянно работать в офисе. По статистике SuperJob, россияне готовы потерять 10% в зарплате, чтобы получить возможность работать удаленно. Еще 20 лет назад это бы казалось дикостью, но теперь это реальность.

В мире бурно развивается гиг-экономика — с каждым годом все больше людей начинают работать на себя. Теперь это и маркетологи, и специалисты по Data Science, и юристы, многие из которых раньше занимали позиции в крупных компаниях. По данным PwC, в России уже есть 14 млн проектных исполнителей: только за 2020 год их количество увеличилось на 76%. И это число продолжает расти.

Работать с фрилансерами так, как со штатными исполнителями, невозможно: особенно когда речь идет о сотнях исполнителей. Ведь каждому из них нужно удаленно ставить задачи, платить и юридически закрывать работу. Последнее особенно сложно, поскольку у многих из них разный налоговый статус, часть и вовсе работает «по-черному» — по статистике Контур.Фокуса в России зарегистрировано 3,5 млн ИП. Но, несмотря на все сложности, для сохранения и привлечения новых талантов компаниям важно адаптироваться под новые условия, показать свою конкурентоспособность.

Цифровизация HR помогает оптимизировать и масштабировать бизнес, отказаться от неэффективных процессов. Например, можно увидеть, как отделы рекрутмента или условной бухгалтерии в крупных компаниях уже заменяются цифровыми решениями. Те же ERP-системы забирают на себя адаптацию и администрирование персонала. (ERP — enterprise resource planning. ERP-система нужна для планирования ресурсов компании. Например с ее помощью можно вести налоговый учет или планировать кадровую нагрузку. — РБК Тренды).По данным исследования консалтинговой компании KMDA, 64% компаний считают цифровую трансформацию важнейшей целью бизнеса, необходимой для противостояния современным вызовам. А цифровизация HR-процессов — один из ключевых этапов, который стоит перед компаниями в период трансформации.

Этапы цифровизации HR

Исследование SAP и Deloitte показало, что только у 9% компаний в России полностью цифровизированы HR-процессы. При этом 25% российских организаций до сих пор все делают вручную, «на бумаге». Остальные находятся на той или иной стадии интеграции цифровых решений. В принципе, уровень цифровизации HR можно поделить на четыре этапа:

HR «на бумаге»

Большинство процессов, связанных с рекрутингом, наймом и работой с сотрудниками, не структурированы и делаются вручную.Если вы на этом этапе:

• Составьте карту HR-процессов. Обозначьте все ситуации взаимодействия с сотрудниками, определите какие цели несут те или иные HR-процессы. Обычно их можно поделить на следующие задачи:
• Поиск и найм сотрудников.
• Обучение и адаптация персонала.
• Развитие талантов и кадрового резерва компании.
• Оценка результатов и эффективности сотрудников.
• Администрирование персонала.
• Оцените текущие HR-процессы. Чтобы это сделать нужно посчитать сколько времени, денег или других ресурсов вы тратите. Например:
• Для поиска и найма сотрудников нужно посмотреть на время, которое уходит на рекрутмент. Причем время всех сотрудников, которые так или иначе вовлечены в процесс: от HR до менеджеров, которые ищут людей к себе в команду.
• Уровень обучения и адаптации персонала можно оценить с помощью внутреннего тестирования, интервью и чек-листов выполнения процессов.
• Развитие талантов можно оценить скоростью роста сотрудника внутри компании.
• Администрирование персонала можно измерить точно также, как и найм. А именно, количеством затрачиваемого времени всех людей, которые так или иначе вовлечены в процесс. Время — деньги: чем больше времени разных людей вы тратите на поддержание процесса, тем больше денег вы тратите.

Любые изменения внутри должны опираться на цели, задачи и стратегию бизнеса. Если вы решили цифровизировать HR, то ваша главная задача — понять, зачем это нужно бизнесу и какую выгоду он может получить. Составив и оценив карту HR-процессов внутри компании, можно понять, как их оптимизировать — самостоятельно или с помощью сторонних решений.

Например, как сократить время поиска кандидатов? Можно «вытянуть» из процесса лишних людей, отдать процесс на аутсорс или подключить сторонний сервис.

Фрагментарная автоматизация

На этом этапе компании только начинают автоматизировать HR-процессы. Для этого используются внешние продукты:

• CRM-системы для постановки и контроля задач вроде Asana или Trello.
• Сервисы для автоматизации поиска и найма кандидатов. Например, GoRecruit или Experium.
• Платформы для поиска проектных исполнителей — Naimix, Arbonum.
• Сервисы, которые автоматизируют документооборот и выплаты подрядчикам и временным сотрудникам, вроде Solar Staff.

Бывает так, что на этом этапе компании проще разработать собственную систему для автоматизации. Условно, написать собственную CRM. Рекомендую делать так только после анализа, а в идеале и внедрения уже существующих на рынке механизмов. Изобретать свой «велосипед» гораздо сложнее чем внедрять что-то готовое.

Если вы не видите готового продукта, который поможет решить вашу HR-задачу, то можно посмотреть на лидеров рынка, спросить про их собственные решения и договориться о внедрении. Условный «Яндекс» может использовать собственную систему подбора и онбординга курьеров — это не внешний продукт, но уже готовое решение.

Зрелая автоматизация

Следующая задача — формирование общего пространства, в котором будут структурированы данные инхаус-команд, фрилансеров, подрядчиков, а также базы кандидатов. Для подобной интеграции существуют:

• ERP HCM (Enterprise Resource Planning module: Human Capital Management) — система планирования и развития человеческих ресурсов компании.
• TMS — (Talent Management System) — модуль обучения и контроля талантов компании.
• ATS (Applicant Tracking System) — система контроля и сопровождения кандидатов и сотрудников на испытательном сроке.
• E-Staff Recruiter — программа, которая полностью автоматизирует процесс рекрутинга: от поиска до собеседования, тестирования и найма.

Цифровизированный HR

Этап полной цифровизации HR-процессов, в котором в разработанную структуру интегрируются последние решения HR-рынка: от low-code платформ, на основе которых разрабатываются корпоративные приложения, до машинного обучения, которое отвечает за постоянное развитие построенной HR-системы.

Сегодня таких компаний немного, но видно, что тренд цифрового HR выходит далеко за рамки крупного бизнеса. Теперь об этом думает и средний, и малый бизнес.

Путь от «бумажной» работы до собственного цифровизированного пространства сложен, но неизбежен. Это особенно важно на фоне роста числа проектных исполнителей и повсеместного интереса к фрилансу. А если у вашей компании недостаточно ресурсов для развития внутренних HR-систем, то российский рынок уже предлагает массу готовых решений, которые можно взять за основу для цифровой трансформации.