15 лайфхаков Notion — для работы, бизнеса и повседневных задач

Читать в полной версии

Что такое Notion и для чего он нужен?

Notion — модульное решение, которое помогает управлять задачами и проектами, собирая в одном месте все нужные ссылки, файлы и документы. У сервиса есть платная и бесплатная версии. Первая стоит от $5 до $10 в месяц и отличается расширенным набором функций и объемом хранилища. Работает как приложение на смартфоне или компьютере, а также — онлайн, в веб-браузере.

Notion содержит в себе заметки, таск-менеджер, органайзер и творческую мастерскую. Он особенно удобен, если вам приходится работать с разными форматами файлов и документов — их можно объединить в один проект. Внутри есть рабочее пространство, где можно создавать страницы с вложениями, боковая панель (сайдбар) с деревом страниц, основное поле для создания и редактирования блоков.

Что можно делать с помощью Notion

• Работать с текстами, используя разные шрифты и заголовки, буллиты, цветовые маркеры, выделение цитат, стикеры.
• Работать с данными с помощью таблиц, формул, календарей и списков.
  Галерея в Notion
  Таблица в Notion
• Работать с медиафайлами: фото, видео и аудио любых форматов, веб-закладками, галереями.
  Галерея в Notion
• Ставить цели и задачи, заводить чек-листы — в том числе для повседневных дел.
  Чек-лист в Notion
• Планировать путешествия, собирая в одном месте отзывы, маршруты, гиды, фото и видео.
• Планировать бюджет: отслеживать траты и поступления, следить за фондовым рынком и доходностью личных активов.
  Планировщик личного бюджета в Notion
• Интегрировать с другими сервисами: Google Docs, GitHub, Figma, Miro, Invision.

Главная особенность сервиса — в том, что он состоит из отдельных модулей, которые нужно собирать и настраивать под себя. На это уйдет какое-то время, но зато в результате вы получите универсальный рабочий инструмент вместо CRM или десятка приложений и онлайн-сервисов.

Кому подойдет Notion?

• Каждому для личных дел: чтобы составлять повседневные списки, не пропускать важные встречи, ставить долгосрочные и краткосрочные цели.
• Редакторам: чтобы собирать контент для выпуска, распределять задачи между авторами и фотографами, отслеживать статус и сроки сдачи материалов.
• Дизайнерам и разработчикам: чтобы собирать брифы, референсы, файлы и все этапы проекта, ставить задачи и контролировать сроки.
• HR-специалистам: чтобы собирать резюме, портфолио и тестовые задания от соискателей, раскладывать их по этапам, составлять график собеседований, следить за размещением объявлений и вакансиях.
• SMM: чтобы составлять контент-планы и графики выхода постов, ставить задачи подрядчикам и анализировать охваты публикаций.
• Студентам и преподавателям: чтобы выкладывать учебные материалы и лекции, следить за расписанием, назначать встречи и вебинары, отправлять работы на проверку.

Плюсы и минусы Notion

💡 Плюсы:

• Универсальность: есть 20 готовых шаблонов — доски, журналы, чек-листы, галереи — из которых можно собрать свой проект с нужными инструментами.
• Удобен для работы в команде: можно редактировать документы и задачи коллективно в режиме онлайн и создавать дискуссии. При этом в комментариях можно упоминать членов команды, чтобы они получали уведомление.
• Легко переносить данные из Trello, Evernote Google Docs (в правом верхнем меню «…» → Import → выбираем нужный сервис).
  Окошко импорта из сторонних сервисов в Notion
• Удобно работать с любого устройства, переключаясь по мере необходимости.
• Простой и понятный интерфейс.
  Так выглядит интерфейс Notion на смартфоне

💣 Минусы:

• Сложно разобраться новичку: много функций, блоков и шаблонов, которые нужно собирать и настраивать.
• Таблицы для финансов не такие многофункциональные, как в Google.
• Нет многих функций CRM: например, синхронизации с ВАТС, внутренней аналитики, интеграции с корпоративными сервисами.
• Ограничения в бесплатной версии.
• Интерфейс работает пока лишь на английском или корейском языках.

Лайфхаки для легкой и быстрой работы в Notion

💌 Импорт файлов

На панели слева (сайдбар) нажмите Import, затем в выпадающем окне выберите приложение, из которого хотите импортировать файлы. Если это Evernote, Google Docs, Trello или Asana, нужно сначала войти в аккаунт и подтвердить доступ для Notion.

📅 Добавьте дату

Подойдет тем, кто работает с документами, которые проходят множество правок. Откройте блок, в самом низу введите «/date», нажмите ввод и введите нужную дату. Это позволяет отслеживать все версии блоков и документов, переходя к нужной — удобнее, чем история версий в Google Docs.

🖥️ Используйте блоки с кодом

Подойдет разработчикам и тем, кто работает с ними в команде. Введите «/code» в конце блока, и в открывшемся окне добавьте программный код.

🌈 Помечайте блоки разными цветами

Эта функция — аналог цветовых меток в Trello. Она помогает сортировать задачи по этапам и исполнителям. Введите «/color» в конце блока и выберите нужный цвет. Можно выделять цветом сам текст или фон, чтобы пометить фрагменты документа.

👀 Вставляйте ссылки на посты в соцсетях, фото и видео

Эта функция позволит добавить текст, фото или видео прямо в блок, чтобы не нужно было переходить по ссылкам. Наберите в конце блока «/Video», чтобы вставить видео из YouTube или Vimeo и «/tweet» для вставки поста из Twitter.

📁 Добавляйте файлы из Google Drive и Google Maps

Наберите внизу блока «/google» и выберите в выпадающем меню Google Drive или Google Maps. Так вы сможете прикрепить документы, файлы, маршруты или адрес точки на карте.

🔮 Выберите нужный вам цвет темы

Зайдите в настройки (Settings) в сайдбаре, выберите Appearance и тему — Light или Dark. Также можно использовать сочетание клавиш Command + Shift + L или D (macOS) и Ctrl + Shift + L или D (Windows) для переключения между светлой и темной темами.

🔔 Добавляйте напоминания

Это удобно, когда вы работаете со множеством задач и хотите отслеживать дедлайны. Введите внизу блока «/remind» и добавьте дату и время, чтобы получить напоминание.

🧑‍🤝‍🧑 Управляйте проектами и командой

В Notion вы можете использовать шаблон Roadmap, чтобы пользоваться теми же функциями, что и в Trello.

Приложение можно «объединить» с групповым чатом в Slack, чтобы вы могли обсуждать все изменения в проекте, обмениваясь данными и файлами из Notion. Для этого нажмите Updates в верхнем правом углу приложения и Connect Slack Channel в выпадающем меню.

✈️ Планируйте поездки и путешествия

В шаблоне Travel Plans (вкладка Templates в левом меню, снизу) удобно составлять планы поездок по датам и маршрутам (через интеграцию с Google Maps), прикладывать билеты и брони, вести учет расходов для всех участников путешествия.

🖌️ Планируйте проект в UI/UX-дизайне

Для дизайнеров в Notion есть поддержка популярных платформ и приложений. Например, в конец блока можно добавить интеграцию: «/Figma» или «/Invisinon» — для соответствующих сервисов. Так вы сможете добавлять в проект все детали, описания и макеты.

☠️ Заблокируйте страницу

Вы можете заблокировать блок или страницу проекта, чтобы отключить возможность редактирования. Для этого нажмите на «…» в верхнем правом углу и выберите Database lock.

📤 Экспортируйте файлы

Выгружайте файлы HTML, Markdown, PDF и CSV-таблицы. Для этого нажмите в правом верхнем меню «…», затем — Export, далее выберите нужный формат.

🌍 Откройте публичный доступ к странице

Нажмите Share в правом верхнем углу приложения, выберите Share to web и Allow duplicate as template. Теперь вы можете отправить ссылку на страницу, а любой из членов команды сможет скопировать ее, вместе с задачами и файлами.

💸 Экономьте на оплате

В Notion можно снизить плату по тарифу, если воспользоваться специальными опциями. Зайдите в Settings → Earn Credits: здесь отображается сумма на вашем счете. Ее можно пополнить:

• на $5 — за каждую авторизацию в десктопной, браузерной и мобильной версиях, а также — за импорт данных из Evernote;
• на $3 — за установку расширения Web Clipper в браузере Chrome и сохранение ссылки через него, а также — через меню «Поделиться» в мобильной версии.

Все заработанные средства можно потратить на частичную или полную оплату вашего аккаунта. Вывести их на счет не получится.