Выбираем решения для удаленной работы: подробный гайд

Читать в полной версии

Удаленная работа стала набирать популярность задолго до пандемии. В марте 2018 года исследование IWG, в ходе которого было опрошено более 18 тыс. специалистов из 96 стран, показало, что 70% сотрудников работают дистанционно как минимум один день в неделю.

Сегодняшняя ситуация усилила давно наметившийся тренд. Пользователи по всему миру оценили возможности, которые дает дистанционный формат и современные онлайн-сервисы. Оказалось, что для эффективного взаимодействия совсем необязательно находиться в одном месте. Участвовать во встречах, проводить консультации и собеседования, вместе работать над документами и решать множество других задач можно в буквальном смысле где угодно — дома за чашкой кофе, на любимой даче или в такси.

Конечно, на фоне самоизоляции многим не хватало личного контакта. По данным проведенного два года назад исследования Microsoft, представители всех поколений предпочитают личные встречи электронным сообщениям, чатам и смс.

Однако недостаток общения в офлайне пользователи постарались компенсировать с помощью видеосервисов. Теперь их активно используют не только для звонков близким, но и для самых разных форматов коллективной работы, в том числе конференций, установления новых контактов и связей. К примеру, на платформе Microsoft Teams, которая объединяет в одном сервисе видеосвязь, чат, звонки и инструменты для командной работы, пользователи в два раза чаще стали включать видео, чем до перехода на удаленку. А количество видеозвонков только за март выросло более чем на 1000%.

Многие компании готовы продолжить работу в дистанционном формате и после окончании пандемии. Так, Twitter уже разрешил персоналу остаться на удаленке, когда карантин отменят.

Вероятнее всего, такая возможность будет востребована и в других компаниях. Ведь дистанционный формат не только позволяет работать из любого удобного места и не тратить время на дорогу. Он также дает возможность сотрудникам выбирать более гибкий график. Так, с 1 по 31 марта средний интервал между первым и последним использованием Teams в течение дня вырос более чем на час. «Эти данные необязательно означают, что люди работают дольше. Просто они распределяют нагрузку так, чтобы повысить личную продуктивность или уделить внимание личным задачам», — объясняют в Microsoft.

Однако для максимально комфортной и эффективной работы компаниям и сотрудникам нужны сервисы, которые максимально приближают удаленный формат к офлайну. Чтобы этого добиться и выбрать самое подходящее решение, необходимо оценить платформу по целому ряду критериев.

• Универсальность

Часто сотрудникам приходится устанавливать на ноутбуки и телефоны множество различных приложений для разных рабочих задач. Это перегружает и устройство, и внимание пользователя. Поэтому лучше, если решение для командной работы выбрано максимально комплексное и универсальное. То есть — включает в себя не только видеосвязь, но и другие форматы коммуникации, возможности для совместной работы с файлами и документами.

Также желательно, чтобы платформа подходила для выполнения задач, которые стоят перед сотрудниками разного уровня, включая обычных специалистов и руководителей. Тогда вам не придется покупать несколько решений и тратить ресурсы на их стыковку.

• Количество участников

Как правило, компании используют сервисы для командной работы сразу с несколькими целями — от онлайн-собеседований и бесед тет-а-тет до вебинаров, презентаций продуктов и масштабных видеоконференций. Кроме того, по мере развития и роста небольшой стартап или семейное предприятие может превратиться в крупного рыночного игрока. Поэтому желательно сразу выбирать более гибкие платформы, которые одинаково подходят для коммуникации с разным числом пользователей. Некоторые решения позволяют вести трансляции одновременно на десятки тысяч человек — как постоянных участников команды, так и сторонних пользователей с гостевым доступом.

• Простота использования

Чем сложнее подключиться к онлайн-мероприятию, тем выше вероятность, что пользователи будут постоянно обращаться за поддержкой в IT. А это — вынужденные задержки, сбои и ненужная нагрузка на IT-специалистов. Самый простой способ этого избежать — дотошно изучить мануал и отзывы о продукте перед скачиванием и покупкой. И если для подключения к встрече от пользователя требуется больше одного-двух действий, стоит насторожиться. Идеальный вариант — возможность подключения в один клик по ссылке или с установленного на устройстве приложения.

• Информационная безопасность

Бесплатные платформы и видео-надстройки к популярным сервисам зачастую не гарантируют безопасности данных и не могут полностью защитить корпоративную информацию от утечек. Хорошее решение для командной работы и видеосвязи должно иметь функции шифрования на этапах хранения и передачи информации, контроль доступа, многофакторную аутентификацию, а также соблюдать требования по защите персональных данных.

• Работа с контентом

Общий доступ к экрану — маст хэв для корпоративного сервиса конференцсвязи: он позволяет делиться изображением со своего устройства и обеспечивает синхронную презентацию материалов всем участникам собрания. Эта опция есть почти во всех видеоприложениях — так же, как функция записи звонков.

Более продвинутые решения дают возможность не только показывать документы, но и совместно работать над ними во время встречи. Чтобы сотрудники могли в любой момент обратиться к записям и материалам, также понадобится защищенное и удобное хранилище. Желательно — с функцией контроля доступа и поиска. Так организаторы смогут открыть записи и материалы всем, кто должен с ними работать. А сами сотрудники не потеряются в бесконечных видео и документах.

• Помощь в планировании

Большинство приложений для командной работы использует внешние календари для планирования встреч и приглашения участников. Как правило, чтобы наметить мероприятие, достаточно привязать к сервису адрес электронной почты и дать доступ к календарю. Но если вам нужно проводить много встреч и постоянно контролировать изменения в расписании, этого может быть недостаточно. В таком случае желательно выбирать приложения с встроенной опцией планирования мероприятий и приглашения на них участников.

• Интеллектуальные функции

Разработчики платформ для конференцсвязи предусмотрели для пользователей целый ряд дополнительных функций, в том числе с использованием искусственного интеллекта. Самые простые из них — размытие фона и подавление шума, которые делают работу из дома более комфортной. Как правило, этого хватает для видеозвонков в составе небольшой команды.

Но когда речь идет о масштабной встрече в дистанционном формате, пригодятся более продвинутые опции. К примеру, искусственный интеллект может делать заметки или вести стенограммы по ходу мероприятия, автоматически назначать задачи участникам. И даже самостоятельно переключать камеру с общего плана непосредственно на говорящего.

• Возможности интеграции

Для эффективной и бесперебойной работы ПО желательно интегрировать в программную среду компании. Поэтому перед покупкой платформы стоит составить список программ и приложений, с которыми вы привыкли работать, и узнать о возможностях их использования с решением для конференцсвязи. Система должна быть дружественна как минимум к вашей операционной системе и привычным для компании форматам документов.

Еще один важный момент — совместимость с оборудованием. Устройства от различных производителей могут по-разному реагировать на подключение к платформам. Даже самые продвинутые решения порой конфликтуют между собой, а это приводит к снижению качества связи, сбоям и перегрузке технических специалистов.

Эффективность и качество командной работы зависит не только от платформы, но и от правильно выбранного оборудования. Три года назад более 96% конференц-залов были оснащены только проекторами или дисплеями и аудиосвязью, подсчитывали в компании Frost & Sullivan. При таком подходе значительный процент пользователей упускает возможности для полноценного взаимодействия, указывают эксперты. Более того, правильно оснащенные конференц-залы используются примерно в пять раз чаще, чем помещения, оборудованные по старой модели.

Для эффективной работы на дистанционных конференциях, помимо соответствующей платформы, желательно иметь несколько устройств:

• дисплеи (мониторы или плазменный экран)
• микрофоны и камеры
• динамики
• кодек, обеспечивающий захват и отображение контента, кодирование и декодирование аудио- и видео

К оборудованию для видеоконференций предъявляются в основном те же требования, что и к платформе — удобство, надежность и безопасность, качество и наличие дополнительных функций. Но есть и ряд специфических параметров, на которые стоит обратить внимание.

• Размер помещения

Решения для трансляций из личного кабинета или небольшой переговорной комнаты сильно отличаются от тех, что необходимы для конференц-залов, рассчитанных на 30-50 и, тем более, 100 человек. И дело не только в акустике, возможностях камеры и количестве устройств. Также важна продуманная схема проводки и креплений: это кажется мелочью, но именно она доставляет больше всего проблем техническим службам.

• Обработка звука

Доступные на рынке решения дополняют функции шумоподавления, которые есть на платформах для конференцсвязи. Современные микрофоны и кодеки могут автоматически выявлять и удалять фоновые шумы — звук шагов, клавиатуры или шелест бумаг.

• Качество видео

Привычное всем разрешение 720p, которое раньше было максимальным для многих сервисов, больше не считается высоким. К примеру, на YouTube отметка HD теперь появляется только для разрешения 1080p и выше. В свою очередь, камеры для конференций способны обеспечить передачу видео не только в стандарте HD, но также Full HD (1920x1080 точек) и 4K (4000 пикселей по горизонтали).

В то же время в погоне за качественным изображением и звуком не стоит забывать о доступной скорости интернета. Для передачи видеоряда по стандарту 4K требуется выделенный канал не менее 15 Мбит/с, а в идеале — 25 Мбит/с.

---

Подписывайтесь и читайте нас в Яндекс.Дзене — технологии, инновации, эко-номика, образование и шеринг в одном канале.