Если онлайн-встречи отнимают много сил, значит, их организовали неправильно. Руководитель Консалтинговой компании «Имидж персонал» и преподаватель Школы бизнеса и международных компетенций МГИМО Людмила Дудорова — о том, как сделать онлайн-встречи искренними и продуктивными.
Отличие онлайна от очных встреч
Онлайн-общение забирает больше сил и внимания, чем встречи в реальной жизни. Согласно немецкому исследованию 2014 года, даже небольшие задержки связи на 1,2 секунды люди воспринимают как невнимательность и грубость собеседника. Из-за экрана в онлайне труднее считывать язык тела, мимику и эмоции других людей. При этом с включенной камерой вы всегда находитесь под наблюдением, а это дополнительный фактор стресса.
Эксперты считают, что удаленная работа останется надолго. Компании закрывают офисы и разрешают сотрудникам оставаться на удаленке сколько они захотят. Будущее за комбинированным форматом работы, когда люди приходят в офис один-два дня в неделю, а остальное время работают из дома. Онлайн-встречи и конференции стали доступнее, а умение вовлечь коллег в диалог или презентацию — ключевым.
За последние четыре месяца Людмила и ее коллеги провели 150 онлайн-встреч. Она считает, что у онлайн-формата есть три главных отличия:
- Больше отвлекающих факторов. На удаленке вас чаще отвлекает семья, срочные домашние дела или случайные люди. Например, во время встречи в комнату могут забежать дети.
- Нужно сильнее концентрировать внимание. Люди фокусируются и смотрят в монитор, устают быстрее, поэтому им нужны более короткие встречи и частые перерывы.
- Слабое взаимодействие с аудиторией. В онлайне спикеру труднее получить обратную связь аудитории. Например, заметить, что людям скучно или плохо слышно. При этом у говорящего нет прямого контакта со слушателем, он не может подмигнуть или невербально обратиться к конкретному человеку.
Многие руководители почти не проводили онлайн-конференции до пандемии. Они не считали встречи полноценными без общения лицом к лицу, поэтому карантин стал для них вызовом. Согласно внутреннему опросу участников онлайн-мероприятий «Имидж персонал» в мае-июне 2020 года, главные трудности онлайн-встреч: технические неполадки, отсутствие вовлеченности и слабое управление.
Технические неполадки. Более 85% опрошенных раздражают технические трудности: отсутствие связи, плохой звук, неполадки с подключением спикера или участников, плохо работающая презентация. Пока организаторы исправляют ситуацию, участники ждут, поэтому быстро устают и теряют фокус внимания.
Отсутствие вовлеченности. Почти 70% респондентов не хотят обсуждать заявленную тему на скучной однообразной встрече. Люди теряют мотивацию участвовать в дискуссии, потому что не чувствуют спикера и аудиторию. Они могут отключиться, чтобы отвлечься на телефон или домашнее обязательство, но полноценно так и не вернутся. При этом часть участников боятся ошибок и оценок со стороны коллег или руководителей, поэтому пассивно следят за встречей.
Слабое управление встречей. Если ведущий не умеет направлять группу в продуктивное русло, встреча затянется и обсуждение уйдет в другую сторону. В таких встречах часто возникают хаос и конфликты между участниками.
Чтобы онлайн-встречи не вредили, а приносили пользу, Людмила Дудорова рекомендует готовиться заранее и применять десять техник фасилитации.
1. Пользуйтесь техникой Check-in
Начните встречу с сонастройки. Попросите каждого участника рассказать что-то о себе и ответить на вопросы: «Что для меня самое важное на встрече?» и «Что должно произойти на встрече, чтобы она была максимально полезной?»
Это поможет включить каждого участника на смысловом, физическом и эмоциональном уровне. Они смогут высказаться, озвучить свою точку зрения, услышать и почувствовать других в самом начале встречи.
2. Объясняйте цель и план встречи
Объясните участникам встречи: что будет происходить и зачем всех собрали. Для этого четко представьте цель и план собрания. Подготовьте отдельный слайд в презентации, проговорите повестку дня вслух и соберите обратную связь от участников — что и как они поняли.
Если вы проводите онлайн-встречи постоянно, разделите их на несколько типов. Например, еженедельные планерки, проблемные совещания между отделами, мозговые штурмы и подведение итогов. Для каждого типа определите повестку встречи, регламент, формат и высылайте участникам заранее. Тогда, присоединяясь к совещанию, люди будут сразу понимать суть происходящего и встреча пройдет продуктивнее.
3. Фасилитируйте
Назначайте или приглашайте фасилитатора встречи — ведущего, который проследит за структурой совещания и сделает его продуктивным.
Что делает фасилитатор:
- управляет процессом встречи;
- задает формат и вопросы для обсуждения;
- фокусирует участников на цели;
- возвращает людей в дискуссию, если они отвлекались;
- формирует единое понимание — что вы делаете, чего уже достигли и что будет дальше;
- держит темп обсуждения и следит за временем.
Если у вас нет фасилитатора, просто придерживайтесь правил совместной работы. Вот восемь основных:
- «30 секунд на высказывание» — каждому участнику дают 30 секунд на представление идеи. Это поможет услышать всех и ограничит самых разговорчивых.
- «Три контрастных мнения» — попросите группу привести разные аргументы и мнения, чтобы понять полный контекст дискуссии.
- «Предложите слово тем, чье мнение хотите услышать» — участник сам выбирает коллегу, который будет говорить следующим.
- «Без галстуков» — оставляем должности и статусы вне встречи. Здесь все голоса равны.
- «Включите камеру» — всегда просите включить камеру на онлайн-встречах, чтобы видеть собеседников и их эмоции.
- «Выключайте микрофон, когда не говорите» — так в разговоре будет меньше помех и шумов.
- «Пишите в чат» — если возникают вопросы или комментарии. Это поможет вовлечь участников и получить обратную связь.
- «Поднимайте руки» — из-за ограничений экрана мы видим не всех, поэтому просите участников нажать иконку с поднятой рукой, чтобы их заметили.
4. Организуйте активность участников
Чем больше люди делают что-то самостоятельно, тем больше они чувствуют интерес к процессу и удовлетворенность, поэтому планируйте больше вовлекающих действий и активностей.
Самый простой способ включить участников — задать несколько вопросов и попросить ответить в чате или голосом. Для ответа можно использовать баллы. Например, попросите каждого оценить: на сколько баллов они согласны с предложенным решением.
Просите участников задавать вам и коллегам вопросы в чате. Чаще делите участников на группы, чтобы обсуждать сложные вопросы и придумывать новые решения. Например, распределяйте людей по разным залам в Zoom. В малых группах участники чувствуют себя безопаснее и не боятся предлагать, потому что на общую встречу приносят общее решение группы.
Меняйте активности и форматы обсуждений, чтобы участники сохраняли внимание и интерес.
5. Цените вклад каждого
Каждый человек хочет быть полезным, значимым и влиять на ситуацию. Создайте условия, в которых всех участников услышат. Помогайте людям высказаться, устанавливайте очередность и обращайтесь персонально.
Организуйте передачу слова: в конце своей речи говорящий называет участника, которому передаст слово. Благодарите говорящего и группу, используйте аплодисменты. Важно, чтобы говорили участники, а не только ведущий или руководитель. Будьте нейтральны к любому человеку и помните: самый тихий голос может предложить самое сильное решение.
6. Изучите онлайн-платформы
Онлайн-платформы для совместной работы помогут команде визуализировать и зафиксировать идеи. Используйте доски для рисования и голосования, применяйте шаблоны для обсуждений.
Например, перед началом встречи обменяйтесь ожиданиями на виртуальных стикерах в Padlet, а во время мозгового штурма записывайте идеи на досках в Miro. Такое разнообразие форматов сделает встречу гораздо интереснее и продуктивнее. Главное — сначала попробуйте инструменты сами, а потом предлагайте их участникам.
Основные онлайн-платформы для удаленных встреч:
- Zoom — простой и удобный сервис для групповых видеоконференций. В нем высокое качество видеосвязи, есть чат и доска, можно легко разделить участников на команды.
- Stormz — инструмент для фасилитации, генерации идей на стикерах, оценки решений и прототипирования. Есть готовые шаблоны сессий.
- Miro — онлайн-доски для регулярной работы команды, визуализации обсуждения на стикерах и в шаблонах, комплексных сессий, сбора библиотеки материалов.
- Padlet — онлайн-стикеры для визиток знакомств, сбора идей и составления планов.
- Mentimeter — сервис, на котором удобно собирать вопросы участников, голосовать и делать викторины.
7. Создайте безопасную и открытую среду
В онлайне любое едкое замечание звучит громче и воспринимается более чувствительно. Ваша задача как организатора и ведущего — создать безопасную среду для конструктивного общения.
Вводите правила уважения друг друга: не критиковать и не переходить на личности. Сразу пресекайте «троллинг», фокусируйте и возвращайте участников к цели встречи. Например, вместо критики предложите высказываться по формуле добавления идей «Да и…».
8. Делитесь мыслями, совместно создавайте решения
Разговаривайте с людьми: спрашивайте их мнения, обменивайтесь опытом и видением. Вместе анализируйте ситуации и ищите решения проблем, договаривайтесь о планах. Активно пользуйтесь онлайн-голосованиями на встречах и в общих чатах.
Чем больше люди участвуют в выработке идей и решений, тем больше ответственность за принятые решения и выше готовность их реализовывать.
9. Следите за энергией группы
Ведущий онлайн-совещания задает темп и ритм, с которым будут двигаться участники. В онлайне особенно важны динамика и скорость, ведь физически мы устаем быстрее, а длительность встреч — короче. Делайте перерывы и разминки — помогайте группе быть в ресурсном состоянии.
Ведущему важно играть роль тамады, комментатора и коуча, работающего больше вопросами, чем ответами. Помните, что в онлайне от ведущего требуется больше энергии, поэтому учитесь настраиваться перед онлайн-мероприятиями и управлять собой по ходу.
10. Управляйте психо-эмоциональным фоном встречи
Поддерживайте дружескую атмосферу и проявляйте живой интерес к другим людям. Говорите на около рабочие и личные темы. Демонстрируйте общий контакт аудитории, несмотря на физическую удаленность друг от друга. Например, попробуйте организовать «микропозитив» на каждой встрече: расскажите хорошие новости или узнайте о делах коллег.
Идеальных встреч не бывает. Если у кого-то отключился интернет или презентация, разрядите обстановку и призовите участников относится к ситуации проще. Экспериментируйте и вовлекайте участников всеми доступными способами.
Больше информации и новостей о трендах образования в нашем Telegram-канале. Подписывайтесь.